Manuel Neoffice

Ce manuel décrit Neoffice tel que vous le voyez à l'écran. Il suit le menu de gauche : un chapitre par espace, et dans chaque chapitre une page par tâche.

Chaque page commence par dire à quoi sert la fonction, montre les écrans pas à pas, puis se termine par deux rubriques : Pour l'employeur (ce qu'il faut régler, qui a accès, ce qu'il faut surveiller) et Pour l'employé (le geste du quotidien et les erreurs fréquentes). Les captures montrent des données de démonstration.

Bienvenue

• Bienvenue dans Neoffice — Neoffice réunit sur un même écran la gestion de votre entreprise : les clients et les ventes, les achats et le stock, la comptabilité, les ressources humaines, la caisse, le site web et…
• Se repérer : le menu, les espaces et les onglets — Tout Neoffice tient dans trois zones : le menu de gauche, qui liste les espaces de travail, le titre de la page avec sa barre d'onglets, et le contenu.
• L'Aperçu d'un espace : chiffres, attention, raccourcis, tout le module — L'Aperçu est la première page de chaque espace : celle que la maison, tout à gauche de la barre d'onglets, ouvre.
• Les listes : vues, filtres, recherche et panneau de droite — Chaque onglet d'un espace (Devis, Factures, Clients, Articles…) ouvre une liste de documents.
• Les rapports et les graphiques — Neoffice montre ses chiffres de deux façons : des graphiques, qui se lisent d'un coup d'œil, et des rapports, qui détaillent.
• Mon espace : votre journée par NORA — Mon espace est votre page d'accueil : la première entrée du menu de gauche, et la page sur laquelle Neoffice s'ouvre.
• Rechercher, mettre en favori, créer — Trois gestes reviennent tout le temps dans Neoffice : retrouver quelque chose, garder à portée de clic ce que l'on utilise souvent, et créer un document.
• La barre du haut : messages, notifications, remarques et aide — En haut du menu de gauche, sous le logo, la barre du haut réunit la date et six icônes.

Commercial

• Créer un client — Un client est une personne ou une entreprise à qui vous vendez.
• La fiche d'un client : adresses, contacts, conditions — La fiche d'un client rassemble tout ce que Neoffice sait de lui : son identité, ses adresses et ses contacts, ses conditions de paiement et les documents que vous avez établis pour lui.
• Créer un devis — Un devis est l'offre chiffrée que vous remettez à un client, ou à un futur client, avant qu'il ne commande.
• Envoyer un devis et le faire accepter — Un devis validé s'envoie à votre client avec un lien public : le client ouvre l'offre dans son navigateur, sans compte, pose ses questions, puis l'accepte en la signant du doigt ou de la…
• Du devis à la commande : les commandes clients — Une commande client enregistre ce que votre client a commandé, pour quelle date, et suit la suite : la livraison, puis la facturation.
• Livraisons, expéditions et tournées — Une livraison est ce qui sort de chez vous pour un client.
• Créer une facture de vente — Une facture de vente est le document comptable qui réclame à un client le paiement de ce que vous lui avez vendu.
• Valider, imprimer (QR) et envoyer une facture — Tant qu'une facture est un brouillon, rien n'est comptabilisé et rien n'est envoyé.
• Corriger une facture : la note de crédit — Une facture validée ne se modifie plus.
• Encaisser un paiement client — Encaisser, c'est enregistrer qu'un client a payé une facture : virement reçu sur le compte, paiement par carte ou par TWINT.
• Relancer un client en retard — Une relance est le courrier qui rappelle à un client que des factures sont échues et toujours impayées.
• Abonnements et facturation récurrente — Un abonnement facture un client à intervalles réguliers : chaque mois, chaque trimestre ou chaque année, pour une location, un forfait ou un service qui se renouvelle.
• Listes de prix, règles de tarification et remises — Une liste de prix est un tarif : pour chaque article, le prix auquel vous le vendez (ou l'achetez), dans une devise.
• L'objet et son compteur sur les documents de vente — Quand vous travaillez sur une chose précise de votre client (un véhicule, une machine, une installation), vous pouvez la nommer sur le devis, la commande, le bon de livraison et la…

Opérations

• Créer un article — Un article est ce que vous vendez, achetez ou gardez en stock : un produit de votre catalogue, un service que vous facturez, une pièce de location.
• Groupes d'articles et marques — Un groupe d'articles range votre catalogue : Mobilier, Vaisselle et service, Services… Une marque indique sous quel nom un article est vendu.
• Articles et Excel : exporter, modifier, réimporter — Vos articles vivent dans Neoffice, mais il est souvent plus rapide de les retravailler dans Excel : compléter des codes-barres sur trois cents références, corriger une liste de prix,…
• Le catalogue fournisseur : créer un catalogue avec l'assistant — Le fichier de votre fournisseur (Excel, CSV, XML, JSON, API ou FTP) est lu par un assistant en six étapes, puis gardé de côté comme catalogue.
• Le catalogue fournisseur : choisir les produits et les importer — Parcourir le catalogue, cocher les produits, faire un essai à blanc, puis créer les articles ou les variantes.
• Articles parents et enfants : à quoi servent les variantes — Un article avec des variantes se compose d'un parent, qui décrit le produit et n'est pas en vente, et de ses enfants, les variantes, qui sont vendues : ce que ça change dans la boutique, dans une facture et à l'impression.
• Voir le stock de vos articles — Combien en ai-je, et combien puis-je encore promettre ?
• Mouvements de stock et inventaire — Le stock bouge pour deux raisons : une marchandise entre ou sort (une réception, une casse, un transfert), ou vous comptez et la réalité ne correspond pas à ce que Neoffice affichait (un…
• Numéros de série et lots — Certains articles se suivent pièce par pièce, d'autres par paquet.
• Créer un fournisseur — Un fournisseur est une entreprise ou une personne qui vous vend des produits ou des services : le menuisier qui livre vos tables, l'imprimeur, le transporteur.
• Commander chez un fournisseur et réceptionner — Une commande fournisseur est ce que vous demandez à un fournisseur : tels articles, en telle quantité, à tel prix, pour telle date.

Activités

• Les activités : chantiers, interventions, heures — Une activité est un rendez-vous de travail pour un client : une intervention chez lui, une réparation à l'atelier, une visite d'entretien, une étape de chantier.
• Qui voit quelles activités et quels chantiers — Dans l'espace Activités, ce que vous voyez dépend de votre place dans le travail : une activité est à vous quand vous y participez, un chantier est à vous quand vous en répondez.

Finance

• Saisir une facture d'achat — Une facture d'achat est la facture que vous recevez d'un fournisseur.
• Scanner une facture ou un document — Un scan est la copie numérique d'un document de la comptabilité : une facture fournisseur, un ticket, un relevé bancaire.
• Payer les fournisseurs : propositions de paiement — Une proposition de paiement rassemble les factures d'achat à régler jusqu'à une date, vous laisse les contrôler, puis produit le fichier de virements que vous remettez à votre banque.
• L'écriture de paiement — Une écriture de paiement enregistre qu'un paiement a eu lieu : de l'argent est sorti de votre compte pour régler une facture d'achat, ou y est entré pour une facture de vente.
• Le rapprochement bancaire — Rapprocher votre banque, c'est vérifier que chaque ligne de votre relevé bancaire correspond à une écriture de votre comptabilité, et créer celles qui manquent.
• Les écritures de journal et leurs modèles — Une écriture de journal est une écriture comptable que vous saisissez vous-même, avec les comptes à débiter et à créditer.
• Corriger le compte comptable d'une facture — Une facture validée ne se modifie plus, sauf quelques champs.
• Les rapports comptables — Les rapports comptables disent où en est votre entreprise : ce que vous avez gagné, ce que vous devez, ce que les clients vous doivent, ce qui reste à déclarer à la TVA.

Point de vente

• Utiliser la caisse : ouvrir, vendre, encaisser, clôturer — La caisse est l'écran qui sert à vendre au comptoir : vous ouvrez une session, vous ajoutez des articles, vous encaissez, puis vous clôturez la journée en comptant l'argent.
• Le mode restaurant — Le mode restaurant remplace la liste d'articles de la caisse par un plan de salle : vous ouvrez une table, vous prenez la commande, vous l'envoyez à la cuisine ou au bar, puis vous…
• Les modes de paiement et les terminaux — À la caisse, chaque encaissement passe par un mode de paiement : espèces, carte, TWINT, coupon, points de fidélité.
• Configurer la caisse (profil, imprimante, options) — La caisse se règle à trois endroits : le profil de caisse (le lien avec la comptabilité, le stock et les prix, les modes de paiement, l'impression), les paramètres POS (le comportement…
• Configurer TWINT : caisse et boutique — TWINT fonctionne par un code QR : le client le scanne avec son application TWINT et confirme, à la caisse comme sur la boutique en ligne. La partie commune se fait une fois ; la caisse et la boutique ont ensuite leur raccord.
• Configurer les cartes (Stripe, Wallee) : caisse et boutique — Pour encaisser par carte de crédit ou de débit, il faut un compte chez un prestataire de paiement, puis un raccord par canal : un terminal à la caisse, une passerelle en ligne sur la boutique.
• Les rapports de caisse — Les rapports de caisse répondent à trois questions : combien la caisse a vendu, comment les clients ont payé, et si l'argent compté à la clôture correspond aux ventes.

Site web et e-commerce

• Ce que le site propose — Votre site peut proposer trois choses : une boutique, des réservations et un catalogue de formations.
• Configurer les paiements du site web — Proposer le paiement en ligne sur votre boutique : le client règle depuis son navigateur, au moment de la commande, par carte, par TWINT, sur facture ou par virement.

Modules métiers

Réservations

• Les réservations : vue d'ensemble — Le module Réservations répond à une question que la facturation ne pose pas : est-ce libre ?
• Rendre un article réservable — Un article devient réservable le jour où on lui crée une Prestation réservable.
• Rendez-vous, cours et salle à l'heure — Une prestation en mode Créneau se réserve à l'heure : le client choisit une heure de début, et le module ne lui propose que ce qu'il peut vraiment tenir.
• Location de matériel et de logement — Une prestation en mode Période se loue sur deux dates : le client choisit un jour de début et un jour de fin.
• Ce qui vient avec : options, pension et consommables — Le gaz qui part avec le barbecue, le sac de charbon, la taxe de séjour d'une chambre, le petit-déjeuner, le café d'une machine : ce sont des options.
• Les tarifs : au jour, par personne, au forfait — Le tarif d'une réservation répond à une question simple : combien ça coûte pour cette durée, pour ces personnes ?
• Prendre une réservation — Une réservation peut naître à trois endroits : au comptoir, depuis le planning, ou chez le client, sur le site.
• Suivre la journée : planning, arrivées, sorties — Chaque écran du suivi répond à une question précise : qu'est-ce qui est occupé et quand, que se passe-t-il aujourd'hui, qui arrive et qui part, qu'est-ce qui est dehors ou à préparer.
• Le matériel : exemplaires, étiquettes, sortie et retour — Pour une tente à 400 francs, compter ne suffit pas : « une tente sur deux » ne dit pas laquelle est sortie, à qui attribuer une déchirure, ni quand elle est due pour une révision.
• L'espace client et le libre-service — Vos clients n'ont pas besoin d'accès au bureau pour réserver : ils choisissent leurs dates sur le site, et retrouvent ensuite tout ce que le module fait pour eux dans leur espace, sous…
• Annulation, absences et liste d'attente — Annuler la veille d'une chambre se facture partout, et une maison qui note l'absence sans jamais réclamer l'argent laisse son équipe courir après à la main.
• Questions au client et intervenants — Un institut a besoin de savoir si vous êtes enceinte, un club de plongée veut votre pointure, un gîte demande si vous venez avec un chien.
• Réglages des réservations — Les réglages des réservations sont les règles qui valent pour tout le site : le pas des créneaux, le délai pendant lequel un panier tient une place, la durée des propositions de la liste…

Formations en ligne

• Vendre un cours en ligne — Un cours en ligne se vend comme un article ordinaire de la boutique : il passe par le panier, la TVA, les moyens de paiement et la facture que vous utilisez déjà, et il laisse une vraie…
• Les vidéos : hébergement et accès — Les vidéos d'un cours ne sont pas déposées sur le site : elles vivent chez Infomaniak, dans un espace de diffusion vidéo (VOD), et la leçon ne reçoit qu'un lien signé, valable quelques…
• Vendre le cours et la séance — Un atelier ou un studio vend souvent deux choses autour du même sujet : le programme filmé, qu'on regarde chez soi, et la séance en salle, qu'on réserve.
• Les catégories de formations — La page Nos formations de votre site range les cours par catégorie, et le visiteur peut filtrer.
• Les réglages des formations — L'écran Paramètres des formations règle l'ouverture du catalogue sur votre site, l'espace vidéo, la vente et l'inscription.

Configuration

• Modifier les informations de votre entreprise — Le nom de votre entreprise, son logo, son adresse, son téléphone, son e-mail, son numéro de TVA, ses comptes bancaires et plusieurs réglages comptables se saisissent à un seul endroit :…
• Champs grisés : les données gérées par la Configuration de la société — Sur la fiche de votre société, sur l'adresse de votre entreprise, sur un compte bancaire ou sur certains réglages, des champs apparaissent en grisé et refusent la saisie.
• Créer et gérer les comptes utilisateurs — Chaque personne qui travaille dans Neoffice a son propre compte : c'est lui qui décide de ce qu'elle voit dans le menu et de ce qu'elle peut faire.
• Modèles d'accès : donner les bons droits — Un modèle d'accès prépare en quelques clics les droits d'un poste.
• Adapter un modèle d'accès à votre entreprise — Les modèles d'accès fournis par Neoffice sont un point de départ.
• La Poste : commander des timbres avec WebStamp — Les identifiants que donne La Poste, la fiche de réglage, la commande d'un timbre depuis un devis, une facture, un bon de livraison ou une relance, et que faire quand La Poste refuse.
• La Poste : les étiquettes de colis — Le réglage des codes-barres SwissPost, l'expédition créée depuis le bon de livraison et l'étiquette avec son numéro de suivi.
• Quand un accès n'est pas disponible — Quand vous essayez d'ouvrir un document, un rapport ou une page que votre modèle d'accès ne vous donne pas, Neoffice ne se contente pas d'un « pas d'autorisation ».
• Les modèles d'impression — Les factures, les devis, les commandes et les bons de livraison que vous imprimez ou envoyez en PDF ont tous le même habillage : le thème d'impression.
• Les e-mails : comptes, modèles et envoi — Quand vous envoyez un devis, une facture ou un rappel par e-mail, trois choses entrent en jeu : le compte qui envoie le message, le modèle qui prépare son texte, et la fenêtre d'envoi où…

Applications

• La messagerie — La messagerie est la boîte e-mail de Neoffice : vous lisez, écrivez et classez vos e-mails sans quitter votre environnement de travail.
• Le service d'assistance (Helpdesk) — Le service d'assistance (Helpdesk) est l'application où l'on suit les demandes d'aide : chaque demande devient un ticket, avec son auteur, son état, ses délais de réponse et l'historique…