Les rapports et les graphiques

Neoffice montre ses chiffres de deux façons : des graphiques, c'est-à-dire des dessins qui se lisent d'un coup d'œil, et des rapports, c'est-à-dire des tableaux détaillés. Chaque espace les réunit dans son onglet Rapports. Un onglet est une étiquette cliquable, en haut de la page d'un espace (voir Se repérer : le menu, les espaces et les onglets). Cette page explique comment choisir la période d'un graphique, ce que veulent dire Solde et Période, ce que fait un clic sur une barre ou sur Ouvrir le rapport, et comment ouvrir un rapport. Les noms et les montants des captures de cette page sont des exemples, pas ceux de votre entreprise.

L'onglet Rapports

Rapports est le dernier onglet de la plupart des espaces (l'espace Paramètres n'en a pas). Il montre d'abord les Graphiques de l'espace, puis tous ses rapports, rangés par groupe. L'espace Fiduciaire n'a pas de graphiques : il ne montre que des rapports. Dans Finance, il y a six graphiques : Encaissements et paiements, Ce que les clients nous doivent, selon le retard, Produits et charges, Soldes de banque et de caisse, Ce que nous devons aux fournisseurs, selon le retard et Principaux débiteurs.

1. L'onglet Rapports, dernier de la barre dans la plupart des espaces.
2. Les six boutons de période. Ils règlent la période de tous les graphiques.
3. Un graphique. Chaque graphique porte un titre et sa légende.
4. Solde et Période, sous le titre de certains graphiques.
5. Ouvrir le rapport. Un lien qui ouvre le rapport détaillé réglé comme le graphique : même date, même période, même société.

Si votre entreprise tient plusieurs sociétés dans Neoffice, les graphiques parlent d'une seule : celle que vous utilisez par défaut, dont le nom s'affiche à côté du titre Graphiques. Les rapports sont faits par société, et additionner plusieurs sociétés mélangerait leurs monnaies.

Un graphique qui n'a rien à montrer sur la période n'est pas affiché : avec L'année dernière, par exemple, l'espace RH ne garde que Employés par département.

Deux de ces graphiques, Encaissements et paiements et Ce que les clients nous doivent, selon le retard, figurent aussi plus bas dans l'Aperçu de Finance, avec leur lien Ouvrir le rapport. Ils y montrent toujours les 12 derniers mois, quelle que soit la période choisie dans l'onglet Rapports.

Choisir la période

Au-dessus des graphiques, six boutons choisissent la période : 30 jours, 3 mois, 12 mois (choisi par défaut), Cette année, L'année dernière et Dates…. Pour une période libre, Dates… ouvre deux champs (jour, mois, année) : saisissez le début et la fin, puis cliquez sur Appliquer.

1. Dates…, le dernier bouton de la rangée.
2. Les deux champs. Le premier pour le début de la période, le second pour sa fin.
3. Appliquer. Tant que vous n'avez pas cliqué dessus, la période précédente reste en vigueur.

Chaque bouton couvre une période précise :

• 30 jours : les trente derniers jours, aujourd'hui compris.
• 3 mois : treize semaines, du lundi au dimanche, c'est-à-dire la semaine en cours et les douze précédentes.
• 12 mois : les onze derniers mois et le mois en cours.
• Cette année : du 1er janvier à la fin du mois en cours.
• L'année dernière : du 1er janvier au 31 décembre de l'année précédente.

Voici ce que la période change dans les graphiques :

• Les graphiques dans le temps (encaissements, ventes, achats…) comptent jour par jour avec 30 jours (« Par jour · 30 jours »), semaine par semaine avec 3 mois (« Par semaine · 3 mois ») et mois par mois avec les autres (« Par mois · 12 mois »). Avec Dates…, la durée décide : jusqu'à 31 jours, jour par jour ; de 32 à 120 jours, semaine par semaine ; au-delà, mois par mois.
• Les graphiques de solde (ce que les clients nous doivent, ce que nous devons aux fournisseurs, les soldes de banque et de caisse) sont arrêtés à la fin de la période, sans dépasser aujourd'hui. Leur légende donne la date : « Tout ce qui est dû au 12-10-2026 », « Solde au 12-10-2026 ». Avec L'année dernière, la date devient « 31-12-2025 » ; avec Dates…, c'est votre date de fin.
• Principaux débiteurs additionne la période : voir plus bas.
• Votre choix de période est gardé d'un espace à l'autre : si vous passez à 30 jours dans Finance, Commercial s'ouvre aussi sur 30 jours. Il est retenu par le navigateur que vous utilisez : un autre navigateur, ou un autre poste, repart de 12 mois.

Solde ou Période

Sous leur titre, la plupart des graphiques de solde ont deux boutons, Solde et Période.

• Solde : tout ce qui est dû, ou tout ce qui se trouve sur le compte, au dernier jour de la période.
• Période : ce que la période elle-même a fait. Pour « Ce que les clients nous doivent » : les factures émises pendant la période et qui restent dues, la légende devient « Factures de la période, dues au… ». Pour « Soldes de banque et de caisse » : la légende devient « Variation sur la période ».
• Dans l'espace Opérations, deux graphiques ont aussi ces boutons : « Valeur du stock par entrepôt » (Solde : « Valeur au… » ; Période : « Variation sur la période ») et « Commandes fournisseur à recevoir » (Solde : « Reste à recevoir au… » ; Période : « Commandes de la période, à recevoir au… »).

1. Solde et Période. Le bouton noir est la vue en cours : ici Période.
2. La légende. Elle change avec la vue : « Factures de la période, dues au… » suivi de la période.
3. Une barre. Un clic ouvre les factures qu'elle additionne (voir plus bas).
4. Ouvrir le rapport. Il suit la vue choisie.

Par exemple, avec 30 jours, la vue Période de « Ce que les clients nous doivent » montre seulement ce qui reste dû sur les factures du mois ; la vue Solde montre tout ce qui est dû, factures anciennes comprises. Votre choix est gardé pour chaque graphique, y compris après un rechargement de la page, dans le même navigateur.

Les principaux débiteurs

Principaux débiteurs montre les huit clients au plus grand montant. Il s'ouvre sur Période : ce que chaque client a été facturé pendant la période, TVA comprise, avoirs déduits, que la facture soit payée ou non. Sa légende le dit : « Facturé sur la période, TTC · Cette année ». Avec Cette année, vous voyez donc les clients que vous avez le plus facturés depuis le 1er janvier.

Sa vue Solde montre qui vous doit encore de l'argent à la date du graphique, avec la légende « Tout ce qui est dû au… ». Un client qui a payé d'avance y apparaît avec une barre négative, en rouge.

1. La légende. « Facturé sur la période, TTC » et la période choisie.
2. Solde et Période. Ce graphique s'ouvre sur Période.
3. Un client. Un clic ouvre ses factures de la période.
4. Ouvrir le rapport. Le Récapitulatif client, sur la même période.

Voir le détail d'un graphique

Un graphique n'est pas qu'un dessin : chaque barre mène aux documents qui la composent. Ils s'ouvrent dans un nouvel onglet du navigateur, déjà filtrés : l'espace où vous étiez reste ouvert dans l'onglet d'origine.

• Dans « Ce que les clients nous doivent » (et « Ce que nous devons aux fournisseurs »), la barre 1 à 30 jours de retard ouvre les factures concernées, celles qui restent à payer et dont l'échéance tombe dans ces trente jours. Si le graphique est arrêté à une date passée (avec L'année dernière, par exemple), la barre ouvre le rapport Débiteurs (ou Créanciers) à cette date, qui est le seul à dire la situation de ce jour-là.
• Dans « Principaux débiteurs », un client ouvre ses factures de la période (vue Période) ou ses factures encore ouvertes (vue Solde) ; si la date du graphique est passée, la vue Solde ouvre le Récapitulatif client.
• Dans « Soldes de banque et de caisse », un compte ouvre son Grand livre, du début de la période à la date du graphique.
• Dans un graphique dans le temps, cliquez sur une barre pour ouvrir les documents de son mois (de sa semaine, de son jour). Quand le graphique a deux séries, comme Reçu et Payé, un petit choix s'affiche avec le montant de chacune : cliquez sur celle que vous voulez voir. Si une seule série a un montant ce mois-là, sa liste s'ouvre directement.

1. La barre cliquée. Ici celle d'un mois.
2. Le petit choix. Le mois, puis chaque série avec son montant ; un clic sur l'une ouvre ses documents.

La dernière barre des deux graphiques de retard, Paiements et avoirs non affectés, compte en négatif ce qui a été payé d'avance ou crédité sans être encore rattaché à une facture. Un clic dessus ouvre le rapport Débiteurs (ou Créanciers), qui les liste. Le total des barres est ainsi celui du rapport à la même date.

Ouvrir le rapport ouvre le rapport détaillé du graphique, réglé comme lui : la même date d'arrêt, la même période, la même société, et la vue que vous avez choisie (Solde ou Période). En passant la souris sur le lien, une info-bulle donne le nom du rapport. Voici ce qu'il ouvre dans Finance :

Quand aucun rapport ne montre exactement la même chose que le graphique (Encaissements et paiements, par exemple), le lien ouvre la Vue rapport des documents du graphique : un tableau déjà filtré. Les filtres du graphique sont rappelés en pastilles sous la barre d'outils, par exemple Validé, la période et Société. Le bouton Σ (info-bulle Afficher les Totaux) ajoute une ligne Totaux : elle additionne les lignes déjà chargées, donc faites défiler le tableau jusqu'au bout (le compteur affiche alors, par exemple, « 182 sur 182 ») pour avoir le total complet. Pour Encaissements et paiements, le tableau mêle les encaissements et les paiements : filtrez la colonne Type de paiement pour additionner l'un sans l'autre.

Certains graphiques n'ont pas de lien Ouvrir le rapport : ceux de l'espace Fitness et Arrivées et départs dans RH. Leurs barres, elles, s'ouvrent aussi.

Les totaux concordent avec le rapport quand le rapport compte la même chose : pour les deux graphiques de retard, avec Débiteurs et Créanciers à la même date ; pour Produits et charges, avec les totaux du Compte de Résultat. Pour Principaux débiteurs, le Récapitulatif client peut montrer davantage : il part du compte du client et compte aussi les écritures de journal qui y sont passées, alors que le graphique ne compte que les factures de vente.

Ne confondez pas avec Vue rapport, en haut d'une liste de documents : c'est une présentation de la liste en tableau (voir Les listes).

Ouvrir un rapport

Un rapport s'ouvre dans un nouvel onglet du navigateur, que vous l'ouvriez depuis une case de l'onglet Rapports, depuis le lien Ouvrir le rapport d'un graphique ou depuis la carte Rapports de l'Aperçu. L'espace où vous étiez reste ouvert dans l'onglet d'origine : fermez l'onglet du rapport pour y revenir.

Les rapports, groupe par groupe

Sous les graphiques, la section Rapports range tous les rapports de l'espace par groupe. Chaque case s'ouvre d'un clic, dans un nouvel onglet : le plus souvent un rapport, parfois une liste (Décompte TVA) ou une page (Comptes annuels, Contrôle TVA (pièce par pièce)). Voici les premiers groupes de Finance.

1. États financiers. Les comptes annuels, le bilan, le compte de résultat, la balance générale, le grand livre.
2. Grands livres et registres. Les extraits de compte, le journal des paiements, les registres des ventes et des achats.
3. TVA. Le décompte, les contrôles et le rapport TVA.

Dans Finance, le groupe TVA réunit le Décompte TVA (la liste de vos décomptes), le Contrôle TVA (pièce par pièce), le Rapport TVA, le Contrôle TVA, l'ancien Contrôle TVA (ancien), le Détail de la TVA sur les contre-prestations reçues et les Extraits de comptes avec codes TVA.

Comment lire et régler les rapports de Finance, et à quoi servent les plus utilisés : voir Les rapports comptables.

Les rapports du quotidien sur l'Aperçu

Les rapports dont on se sert tous les jours sont aussi dans la carte Rapports de l'Aperçu de la plupart des espaces (pas dans Site web et e-commerce ni dans Fitness) : dans Finance, Balance Générale, Grand livre, Bilan, Compte de Résultat, puis, avec Afficher les 2 autres, Débiteurs et Contrôle TVA. Un clic ouvre le rapport dans un nouvel onglet. Le lien Tous les rapports, avec leurs graphiques de cette carte ouvre l'onglet Rapports (voir L'Aperçu d'un espace).

Mettre un graphique sur Mon espace

Chacun des graphiques de vos espaces peut aussi se poser sur Mon espace. Sur Mon espace, cliquez sur Personnaliser, puis sur Ajouter un widget : la bibliothèque range les graphiques par espace (Commercial, Opérations, Finance…), parmi ceux des espaces que vous voyez. Cliquez sur un graphique pour le placer.

Il se place après les autres blocs, en taille Moyen, avec le nom de son espace à la suite de son titre (« Ventes facturées · Commercial », par exemple), les réglages Petit, Moyen et Large et le bouton Masquer. Sur Mon espace, un graphique montre toujours les 12 derniers mois et garde son lien Ouvrir le rapport. Un graphique déjà placé n'est plus proposé dans la bibliothèque. Rien n'est gardé tant que vous n'avez pas cliqué sur Terminer : Annuler abandonne le changement. Les autres boutons de la bibliothèque sont décrits dans Mon espace : votre journée par Nora.

Au quotidien

Pour suivre ce qui reste à encaisser sur vos factures récentes, choisissez 30 jours puis la vue Période de « Ce que les clients nous doivent » ; pour le total dû, revenez sur Solde. Pour voir la situation à la fin de l'an dernier, choisissez L'année dernière. Pour savoir quels clients vous avez le plus facturés cette année, choisissez Cette année : « Principaux débiteurs » additionne l'année ; pour savoir lesquels vous doivent encore de l'argent, passez ce graphique sur Solde. Pour voir les documents derrière un chiffre, cliquez sur sa barre : par exemple, la barre Plus de 90 jours de retard vous donne la liste des factures à relancer. Un rapport ou une liste s'ouvre dans un nouvel onglet : vous ne perdez pas la page où vous étiez. Si un graphique ou un rapport vous manque, demandez à l'administrateur de votre entreprise : cela dépend de vos droits.

Les graphiques et les rapports suivent les droits de chaque personne : un collaborateur ne voit que les rapports qu'il a le droit d'ouvrir, et un graphique ne compte que ce qu'il peut lire. L'espace Fiduciaire reprend les groupes de rapports comptables de Finance (et deux groupes de plus) : il est fait pour votre fiduciaire. Les chiffres d'un graphique de solde sont arrêtés à une date. Ouvrir le rapport ouvre le rapport à cette même date et pour la même société : les totaux des deux graphiques de retard sont ceux de Débiteurs et de Créanciers. Un rapport ouvert à la main sur une autre date ou une autre société montrera d'autres chiffres, sans que ce soit une erreur. Un graphique peut aussi différer d'un rapport qui compte autre chose : Principaux débiteurs ne compte que les factures de vente. La période choisie reste dans le navigateur de chaque personne : elle ne change rien pour les autres.

Voir aussi

• L'Aperçu d'un espace : chiffres, attention, raccourcis, tout le module
• Les listes : vues, filtres, recherche et panneau de droite
• Se repérer : le menu, les espaces et les onglets
• Les rapports comptables
• Mon espace : votre journée par Nora