Les entrepôts : où se trouve votre stock

Un entrepôt est un endroit où vous rangez des pièces : un dépôt, une boutique, un camion, un rayon, ou même l'atelier de votre fournisseur si vous voulez suivre ce qu'il garde pour vous. Neoffice compte le stock de chaque article entrepôt par entrepôt, et chaque ligne d'un document de stock dit de quel entrepôt la marchandise sort ou dans lequel elle entre. Cette page explique comment les entrepôts sont rangés, comment en créer un, et ce que Neoffice refuse de faire avec eux.

Une arborescence par société

Les entrepôts sont rangés en arbre, comme les groupes d'articles. Chaque société a son propre arbre : sa racine porte le nom de la société, et un groupe « Tous les entrepôts » contient les entrepôts. Le nom complet d'un entrepôt se termine par l'abréviation de sa société (« Magasins - pri » : l'entrepôt « Magasins » de la société dont l'abréviation est « pri »). C'est ce nom complet que vous voyez sur les documents.

1. La société. Le sélecteur au-dessus de l'arbre choisit la société dont on voit les entrepôts. Dans cette capture, les noms ont été remplacés par des exemples.
2. Un entrepôt de groupe (« Tous les entrepôts »). Il ne contient pas de marchandise : il regroupe d'autres entrepôts.
3. Un entrepôt « feuille » (« Magasins »). C'est lui qui contient les pièces et que l'on choisit sur les documents.
4. Nouveau. Crée un entrepôt.

Les boutons Tout réduire et Tout développer ouvrent et ferment l'arbre. La liste Entrepôt (fil d'Ariane « Opérations › Entrepôt ») montre les mêmes entrepôts à plat, avec leur Statut (Activé ou Désactivé), la case Est un entrepôt de groupe et la Société.

Tous les entrepôts ne sont pas rangés sous « Tous les entrepôts ». Un entrepôt créé sans Entrepôt Parent reste au niveau de la société, à côté du groupe : dans l'instance qui a servi à cette page, trois entrepôts sont dans ce cas. Cela n'empêche rien de fonctionner, mais l'arbre est plus lisible, et le stock d'un groupe plus facile à lire, quand chaque entrepôt a son parent.

Créer un entrepôt

1. Nom de l'Entrepôt. Le seul champ à remplir. Neoffice y ajoute lui-même l'abréviation de la société.
2. Est un entrepôt de groupe et Entrepôt Parent. Laissez l'interrupteur éteint pour un entrepôt qui contient des pièces. Choisissez en parent « Tous les entrepôts » pour le ranger dans l'arbre. Le champ est vide à l'ouverture.
3. Société. Remplie d'office avec votre société.
4. Enregistrer.

Le reste du formulaire :

• Est un entrepôt de rejet. Le texte d'aide dit : « Si oui, cet entrepôt sera utilisé pour stocker les matériaux rejetés ». À allumer pour un entrepôt où l'on range la marchandise refusée à la réception.
• Compte. Le texte d'aide dit : « Si ce champ est vide, le compte d'entrepôt parent ou la valeur par défaut de la société sera pris en compte dans les transactions ». Ce champ ne sert que si votre société fait passer le stock en comptabilité, ce qui n'est pas le cas de celle de cette page (voir « Gestion de stock »).
• Adresse et contact, Info de contact de l'entrepôt : l'adresse et les coordonnées de l'endroit (téléphone, mobile, deux lignes d'adresse, ville, canton, code).
• Transit : Type d'entrepôt et Entrepôt en transit par défaut, pour les marchandises « en route » entre deux entrepôts.

1. Info de contact de l'entrepôt. Téléphone, mobile, adresse, ville, canton et code postal (le champ s'appelle PIN).
2. Transit. Type d'entrepôt et Entrepôt en transit par défaut ; les deux sont vides sur un entrepôt ordinaire.

Ce que montre un entrepôt enregistré

1. Les trois boutons. Désactiver (l'entrepôt reste, mais on ne peut plus l'utiliser), Convertir en groupe et Solde du Stock (le rapport du stock de cet entrepôt).
2. Groupe et parent. L'entrepôt est une feuille, rangée dans « Tous les entrepôts ».
3. Compte, avec son texte d'aide.
4. Société.

Ce que Neoffice refuse

Neoffice protège la cohérence du stock. Ces refus sont des protections, pas des pannes :

• Choisir un entrepôt de groupe sur un document. Message : « Un noeud de groupe d'entrepôt ne peut pas être sélectionné pour les transactions ». Choisissez un entrepôt feuille.
• Utiliser un entrepôt désactivé. Message : « L'entrepôt désactivé … ne peut pas être utilisé pour cette transaction ».
• Convertir en groupe un entrepôt qui a déjà servi. Nous l'avons essayé sur l'entrepôt d'essai qui contenait des pièces : Neoffice répond « Les entrepôts avec des transactions existantes ne peuvent pas être convertis en groupe. »
• Convertir en entrepôt simple un groupe qui contient des entrepôts, ou un entrepôt qui a déjà servi.
• Supprimer un entrepôt qui a un historique ou des enfants. Message : « L'entrepôt ne peut pas être supprimé car une écriture existe dans le Livre d'Inventaire pour cet entrepôt », ou « Un entrepôt enfant existe pour cet entrepôt ». Pour cesser de l'utiliser, désactivez-le : il garde son historique.

1. Le message de refus. Il apparaît dès que vous cliquez sur Convertir en groupe, avant tout enregistrement.
2. Le bouton cliqué.

Le stock d'un entrepôt de groupe est la somme de celui de ses entrepôts feuilles : c'est ce que fait Neoffice quand on lui demande le stock d'un article « dans le groupe ».

D'où vient l'entrepôt proposé sur un document

L'entrepôt n'est pas choisi au hasard sur une ligne : il vient de l'en-tête du document, de la fiche de l'article, de son groupe, de sa marque ou des Paramètres du Stock. L'ordre exact est dans « Gestion de stock », section « Dans quel entrepôt va une ligne ? ». Pour déplacer des pièces d'un entrepôt à l'autre, voir « Mouvements de stock et inventaire » (le lien Déplacer).

Exemple. Une boutique avec deux entrepôts feuilles, « Boutique » et « Réserve », rangés sous « Tous les entrepôts ». Les articles vendus au comptoir ont « Boutique » comme entrepôt par défaut ; la marchandise qui arrive est reçue à « Réserve », puis déplacée vers « Boutique » quand le rayon se vide. Le stock du groupe « Tous les entrepôts » donne la somme des deux.

À régler une fois

• Créez peu d'entrepôts : chaque entrepôt est un endroit où quelqu'un doit compter. Un par lieu physique que vous inventoriez séparément suffit.
• Rangez chaque entrepôt sous « Tous les entrepôts » : l'arbre et les totaux restent lisibles.
• Désactivez, ne supprimez pas : un entrepôt qui a servi garde son historique.
• Les noms des entrepôts s'affichent sur vos documents et sur les captures de vos clients : choisissez des noms que vous voulez voir imprimés.

Au quotidien

• Sur un document, ne choisissez pas « Tous les entrepôts » : choisissez le lieu réel d'où part la marchandise.
• Si un entrepôt n'apparaît pas dans la liste, il est peut-être désactivé : demandez à la personne qui tient le stock.
• Un entrepôt qui affiche 0 pour un article n'est pas forcément faux : l'article est peut-être dans un autre. Regardez la ligne Stock de la fiche de l'article.

Voir aussi

• Voir le stock de vos articles
• Mouvements de stock et inventaire
• Livraisons, expéditions et tournées
• Commander chez un fournisseur et réceptionner

Ce qui n'a pas été vu à l'écran

• Le bouton Désactiver : il n'a pas été cliqué ; l'état « Désactivé » a été vu dans la liste (un entrepôt désactivé existe sur l'instance de travail), et le message du refus d'un entrepôt désactivé est lu dans le code. Même chose pour les refus de conversion en entrepôt simple, de suppression et pour le choix d'un entrepôt de groupe sur un document : leur texte français est celui du catalogue de traduction, jamais affiché.
• Le bouton Solde du Stock : non cliqué.
• La somme des entrepôts feuilles dans un groupe : lue dans le code (la fonction qui calcule le stock d'un article dans un entrepôt de groupe), jamais affichée à l'écran.
• Le rôle de Type d'entrepôt, de Entrepôt en transit par défaut et de Est un entrepôt de rejet : les textes viennent du formulaire ; aucun transfert en transit ni réception rejetée n'a été essayé.
• Aucune création réelle d'un entrepôt (le formulaire neuf a été ouvert, puis quitté sans enregistrer), et l'abréviation de la société est lue dans les noms des entrepôts existants.
• Le chemin de menu qui mène à la liste des entrepôts (seul le fil d'Ariane « Opérations › Entrepôt » a été vu), et l'écran avec un compte sans droit sur les entrepôts.