EBICS : recevoir vos relevés chaque matin

Quand la connexion EBICS de votre société est activée et que sa synchronisation est active, Neoffice va chercher chaque matin les nouveaux relevés de votre banque, en fait des transactions bancaires et rapproche tout seul celles qu'il reconnaît. Un relevé est la liste de ce qui s'est passé sur votre compte : chaque encaissement, chaque paiement, chaque frais, avec sa date, son montant, sa référence et le nom de l'autre personne. Cette page décrit ce circuit de bout en bout : ce qui se passe à 07:00, ce que chaque relevé devient dans Neoffice, ce que cela écrit en comptabilité, comment les lignes arrivent dans le rapprochement bancaire, et quoi faire quand la synchronisation du matin n'apporte rien. Elle ne réécrit pas les pages sur l'import d'un relevé et sur le rapprochement bancaire : elle y renvoie.

Toutes les voies pour recevoir un relevé

Choisissez une seule voie par compte. Mélanger l'EBICS et un import à la main sur le même compte peut créer des doublons ; en cas de doute, demandez à la personne qui tient la comptabilité.

Le circuit, du matin à la comptabilité

Chaque matin, voici ce qui se passe, dans l'ordre.

1. 07:00, chaque jour. Neoffice repère les connexions EBICS activées dont l'interrupteur Activer la synchronisation est actif.
2. Il demande à la banque les relevés des sept derniers jours, et non seulement ceux d'hier : une banque ajoute parfois un relevé après coup. La demande passe par la liaison de Neoffice, qui parle à la banque. Ce sont les relevés de fin de journée au format camt.053, version 08. Certaines banques rendent le même format quelle que soit la version demandée.
3. Il écarte ce qu'il a déjà. Un relevé déjà reçu est reconnu à son contenu et ignoré.
4. Pour chaque nouveau relevé, il crée un Import de relevé bancaire, y joint le fichier et le lit. Le compte bancaire est retrouvé grâce à l'IBAN écrit dans le relevé.
5. Il valide l'import s'il contient des transactions. Un relevé sans nouvelle transaction est quand même enregistré, avec un résumé qui dit qu'il n'y avait aucune transaction à importer.
6. Il crée une transaction bancaire par ligne. Une ligne déjà connue (même compte, même date, même référence, même montant) n'est pas recréée.
7. Il essaie de rapprocher chaque ligne. Voir « Ce que Neoffice fait de chaque ligne ».
8. Il évalue les règles de correspondance sur les transactions nouvelles (voir la page sur le rapprochement bancaire).
9. Il avance la date « Synchronisé jusqu'au » si au moins un nouveau relevé est arrivé.
10. Il note comment l'essai s'est terminé sur la connexion : Dernier essai de synchronisation, Note du dernier essai et, quand il a réussi, Dernier essai réussi.
11. Vous traitez le reste, dans l'écran de rapprochement.

Où voir le résultat

• La carte de la page Connexion bancaire, panneau Relevés : « Dernière synchro réussie », « Relevés reçus jusqu'au » et « Prochaine : Chaque jour à 07:00 ».
• L'espace EBICS (Paramètres › EBICS), onglet Relevés : tous les imports de relevé, ceux que la banque a envoyés par EBICS comme ceux que vous avez déposés à la main, avec les vues « À contrôler », « Importés », « Ce mois » et « Tous ». Le bouton Ajouter Import de relevé bancaire reste affiché : il ouvre la fenêtre Un relevé bancaire (voir Importer un relevé CAMT ou PDF). Une société qui a deux banques peut ainsi recevoir les relevés de l'une par EBICS et importer ceux de l'autre.
• L'onglet Rapprochement du même espace : deux chiffres, « à rapprocher » et « venus ce mois », et le chemin vers l'écran de rapprochement.
• La liste Import de relevé bancaire : un document par relevé reçu.

Sur la capture : 1 les vues À contrôler, Importés, Ce mois et Tous, chacune avec son nombre ; 2 le bouton Ajouter Import de relevé bancaire. Un relevé, reçu par EBICS ou déposé à la main, est un Import de relevé bancaire ; la vue À contrôler montre ceux qui n'ont pas abouti (statut Non commencé ou Erreur).

Sur la capture : 1 les vues À rapprocher, Ce mois, Rapproché et Tous. À droite, le montant À rapprocher et ce qui est entré ce mois, et le lien Rapprocher la banque, qui ouvre l'écran de rapprochement.

La section Synchronisation de la connexion

Le formulaire de la connexion dit où en est la synchronisation.

Sur la capture : 1 Synchronisé jusqu'au ; 2 Dernier essai de synchronisation ; 3 Note du dernier essai ; 4 Activer la synchronisation ; 5 Dernier essai réussi.

1. Synchronisé jusqu'au : la date du dernier matin où au moins un nouveau relevé est arrivé. Elle est en lecture seule.
2. Dernier essai de synchronisation : la date et l'heure du dernier essai, réussi ou non. En lecture seule.
3. Note du dernier essai : ce que ce dernier essai a donné. En lecture seule.
4. Activer la synchronisation : l'interrupteur du travail de 07:00. Inactif, rien n'est récupéré.
5. Dernier essai réussi : la date du dernier essai qui s'est bien terminé. En lecture seule.

La date Synchronisé jusqu'au n'avance pas un matin sans relevé (dimanche, jour férié, pas de mouvement) : c'est voulu, la synchronisation réessaie le lendemain. Elle n'avance pas non plus quand la synchronisation échoue : dans ce cas, Dernier essai de synchronisation et Note du dernier essai disent ce qui s'est passé, et la carte de la page Connexion bancaire passe à Interrompue.

Ce que contient un import créé par EBICS

Chaque relevé reçu devient un document Import de relevé bancaire. Il est rattaché au Compte bancaire retrouvé par l'IBAN du relevé (s'il n'existe pas, l'import reste en Erreur, avec le message IBAN manquant), il garde le fichier du relevé en pièce jointe privée, les soldes d'ouverture et de clôture que la banque annonce (comparez-les avec le solde de votre comptabilité), et un résumé de ce qui a été fait : nombre de transactions traitées, créées, rapprochées automatiquement et restant à traiter. En cas d'échec, la raison est écrite sur la fiche. L'écran lui-même est décrit dans la page Importer un relevé CAMT ou PDF.

Ce que Neoffice fait de chaque ligne

C'est le cœur du circuit. Pour chaque ligne, Neoffice applique la première règle qui convient.

Trois exemples chiffrés

• Un client paie sa facture. La facture de vente est de 583.75, le client la règle par virement avec la référence QR de la facture. Le matin suivant, la ligne du relevé est de 583.75. Neoffice retrouve la facture, crée l'écriture de paiement, la valide : la facture est soldée et la ligne rapprochée. À quoi l'on voit que c'est juste : le montant non alloué de la transaction bancaire est à zéro et la facture n'a plus de solde.
• Vous payez un fournisseur par EBICS. La proposition de paiement contient une facture de 864.80, transmise la veille. Le relevé montre un débit de 864.80. Neoffice crée l'écriture de paiement fournisseur de 864.80, la lie à la transaction et solde la facture d'achat.
• Un client paie 120.00 pour une facture de 129.00. Le montant diffère : la ligne reste à traiter. Vous ouvrez l'écran de rapprochement, enregistrez le paiement, choisissez la facture et passez l'écart de 9.00 en déduction ou en perte.

Ce que cela écrit en comptabilité

L'arrivée d'un relevé ne crée aucune écriture comptable par elle-même : l'Import de relevé bancaire et la transaction bancaire sont le registre de ce que la banque a fait, pas des écritures. Les écritures naissent de l'écriture de paiement, qu'elle soit créée par Neoffice au rapprochement automatique ou par vous. Voici ce que la comptabilité reçoit, relevé au Grand livre.

Les numéros de compte dépendent de votre plan comptable : ceux des exemples sont ceux de la société de démonstration.

Synchroniser à la demande

Pour rattraper une période, le bouton Synchroniser maintenant du formulaire de la connexion (ou de la carte) ouvre la fenêtre Synchroniser les relevés bancaires : vous choisissez une date de début (par défaut, le lendemain de la date Synchronisé jusqu'au) et une date de fin, puis vous cliquez sur Synchroniser. La carte propose aussi Importer une période, dans le panneau Relevés. Neoffice contrôle la période avant d'interroger la banque : une date de fin dans le futur est refusée (« La période ne peut pas aller dans le futur… »), comme un début postérieur à la fin (« Le début de la période est postérieur à sa fin. »).

Servez-vous-en pour rattraper une période après une interruption, ou quand la banque vous dit qu'un relevé est disponible alors qu'il n'est pas encore arrivé. Vous pouvez demander une période plus ancienne que sept jours ; la banque ne livre que ce qu'elle conserve, et ce délai dépend d'elle.

Les relevés de rattrapage après l'assistant ou un renouvellement

À la fin de l'assistant d'une première connexion, Neoffice récupère en arrière-plan les relevés des 30 derniers jours : vous n'avez pas à attendre le lendemain matin. Après un renouvellement, c'est la période manquée qu'il récupère (62 jours au plus). Dans les deux cas, la synchronisation régulière de 07:00 prend ensuite le relais.

Le rythme des relevés

C'est la banque qui décide du moment où un relevé existe : en général un par jour ouvrable, daté de la veille, rien le dimanche, et parfois plusieurs d'un coup après un week-end ou un jour férié. Un matin sans relevé n'est donc pas forcément une panne. Pour juger, comparez avec l'e-banking : si le relevé de la veille y est disponible et n'est pas dans Neoffice, cherchez la cause (voir la page sur le dépannage).

Les cas particuliers

• Le premier matin. À la fin de l'assistant, les relevés des 30 derniers jours sont récupérés en arrière-plan ; le lendemain à 07:00, la synchronisation régulière redemande les sept derniers jours.
• Un compte absent de Neoffice. Le relevé porte un IBAN qu'aucun Compte bancaire ne connaît : l'import reste en Erreur (message IBAN manquant). Créez la fiche Compte bancaire, puis lancez Synchroniser maintenant sur la période concernée.
• Un import manuel du même relevé. Neoffice reconnaît les lignes déjà reçues, mais le plus sûr est de n'utiliser qu'une voie.
• Plusieurs sociétés. Chaque connexion est rattachée à une société ; ses relevés arrivent sur les comptes bancaires de cette société.
• Un relevé sans transaction. Il est créé quand même, sans effet sur la comptabilité.
• Pendant un renouvellement des clés. Dès que la banque a remis l'accès à zéro, plus aucun relevé n'arrive jusqu'à la fin du renouvellement : importez-les à la main si vous en avez besoin (La banque sans EBICS).

Si la synchronisation du matin n'apporte rien

Aucun e-mail ne vous prévient d'une synchronisation qui échoue. En revanche, la carte de la page Connexion bancaire passe à Interrompue et donne la cause (la banque refuse vos identifiants, la banque est injoignable, le service de Neoffice est indisponible, la banque ne fournit pas ces relevés à cette connexion, ou des relevés reçus n'ont pas pu être importés). Dernier essai de synchronisation et Note du dernier essai disent la même chose sur le formulaire. Le Journal des travaux planifiés, lui, peut indiquer Complet même quand rien n'a été récupéré : ne vous y fiez pas.

Neoffice surveille aussi, de son côté, l'arrivée des relevés : son équipe est prévenue quand aucun import n'a réussi depuis 36 heures. Ne vous reposez pas là-dessus : regardez la carte. Les causes et ce qu'il faut faire sont dans la page EBICS : si quelque chose se passe mal.

Ce qui n'a pas été vu à l'écran

Ont été vus à l'écran le 10 octobre 2026, sur une copie de développement branchée à la plateforme de test d'une banque : les onglets Relevés et Rapprochement de l'espace EBICS (vides, sans relevé) et la section Synchronisation d'une connexion activée. N'ont pas été vus : la fenêtre Synchroniser les relevés bancaires et les panneaux de la carte autour de Importer une période. Le reste est écrit d'après le fonctionnement du programme, ses textes et leur traduction. La partie sur l'import, le rapprochement automatique et les écritures (l'écran de rapprochement) a été vérifiée le 10 octobre 2026 par un essai sur une copie, avec des fichiers de banque fabriqués, pas à l'écran ; elle reste à revérifier à l'écran. Cette page décrit la version de Neoffice du 7 octobre 2026, qui n'est pas encore installée chez tous les clients : elle reste un brouillon tant que ce n'est pas le cas.

À régler une fois

• Séparez les rôles. Celui qui rapproche n'est pas celui qui prépare les paiements.

Au quotidien

• Suivez un chiffre. Le nombre de transactions bancaires à rapprocher doit baisser d'une semaine à l'autre. S'il monte alors que vos clients paient, les relevés n'arrivent plus ou ne se rapprochent plus.
• Faites regarder la carte de la page Connexion bancaire chaque semaine par une personne désignée : c'est le voyant de la connexion, puisqu'aucun e-mail ne prévient d'un échec de synchronisation. La date Synchronisé jusqu'au donne la même information.
• Vous n'avez rien à lancer : les relevés sont déjà là le matin. Ouvrez l'écran de rapprochement et traitez les transactions non rapprochées.
• Commencez par les lignes que Neoffice a laissées à traiter : ce sont les frais, les débits sans facture et les montants qui diffèrent.
• Un relevé manquant n'est pas à saisir à la main : prévenez la comptabilité avant de créer quoi que ce soit.
• Ne créez pas à la main l'écriture d'un paiement qui est déjà dans le relevé : Neoffice la crée ou la retrouve.

Ce que la fiduciaire contrôle

• Faites comparer les soldes. Le solde de clôture du relevé doit être celui du compte bancaire de la comptabilité une fois tout rapproché.

Voir aussi

• EBICS : la liaison sécurisée entre Neoffice et votre banque
• Comment fonctionne EBICS, en clair
• EBICS : mettre en place la connexion avec votre banque
• EBICS : envoyer vos paiements à la banque
• EBICS : si quelque chose se passe mal
• Importer un relevé CAMT ou PDF
• Le rapprochement bancaire
• La banque dans Neoffice : d'où viennent vos transactions