Gestion de stock : ce qui décide du stock, et où le régler

Quand vous remplissez une ligne d'un devis, d'un bon de livraison ou d'une facture, plusieurs choses se passent sans que vous les voyiez : Neoffice propose un entrepôt, vérifie qu'il reste assez de pièces, valorise le stock, et peut même commander à votre place quand il en manque. Chacune de ces décisions vient d'un réglage. Cette page est la carte de ces réglages : ce que chacun change sur vos documents, où il se règle, et d'où vient la valeur proposée par défaut.
Les gestes du quotidien (corriger une quantité, faire un inventaire) et la lecture des chiffres ont leurs propres pages : voir « Mouvements de stock et inventaire » et « Voir le stock de vos articles ». Ici, on s'intéresse à ce qu'il y a derrière.
Un mot de vocabulaire. Un article « suivi en stock » est un article dont Neoffice compte les pièces, entrepôt par entrepôt. Un service, lui, n'a pas de stock : il n'a ni quantité, ni entrepôt.

Les décisions du stock, en un tableau

Dans quel entrepôt va une ligne ?

Chaque ligne d'un document de stock porte un entrepôt. Neoffice le propose dans cet ordre, la première réponse qui existe l'emporte :

1. L'entrepôt de l'en-tête du document : Entrepôt d'origine sur un bon de livraison. S'il est rempli, toutes les lignes l'adoptent.
2. L'entrepôt par défaut de l'article, dans l'onglet Comptabilité de sa fiche, tableau Paramètres par défaut de l'article (une ligne par société, colonne Entrepôt par Défaut).
3. À défaut, celui du groupe d'articles de l'article, puis celui de sa marque.
4. Enfin l'Entrepôt par Défaut des Paramètres du Stock, à condition qu'il appartienne à la même société que le document.

1. Entrepôt d'origine. Ici « Dépôt principal ». Tant que ce champ est rempli, il décide de l'entrepôt de chaque ligne.
2. Les lignes. Dans l'exemple, les deux articles ont pris « Dépôt principal » et ont affiché le stock qu'il contient (4 et 6). Si le champ de l'en-tête est vide, l'article prend l'entrepôt de sa propre fiche : dans notre essai, « Magasins », où il n'y avait aucune pièce.
3. Sélectionner des articles. La fenêtre de sélection reprend elle aussi l'entrepôt de l'en-tête pour afficher la colonne Stock. Sans entrepôt d'en-tête, elle prend celui de la fiche de la personne connectée (champ Entrepôt par Défaut de son compte), puis celui des Paramètres du Stock, puis l'entrepôt qui contient le plus de pièces.

D'où vient la ligne « Paramètres par défaut de l'article » ? À la création d'un article, Neoffice la recopie à partir de son groupe d'articles ; sur les articles de test créés pour cette page, elle portait l'entrepôt par défaut des Paramètres du Stock. Modifier ensuite le groupe ne change pas l'entrepôt de l'article déjà créé : voir « Les groupes d'articles » et « Les entrepôts ».

Exemple. Votre boutique garde ses pièces à « Boutique » et son gros stock à « Dépôt ». Vous remplissez Entrepôt d'origine avec « Boutique » sur un bon de livraison : toutes les lignes sortent de la boutique, quelle que soit la valeur de la fiche de chaque article. Si vous laissez le champ vide, chaque article sort de son entrepôt par défaut.

Livrer sans stock : le stock négatif

Par défaut, Neoffice refuse de faire passer un stock sous zéro. Quand un bon de livraison sort plus de pièces qu'il n'y en a, la fenêtre Stock insuffisant s'ouvre et le document reste en brouillon.

1. La phrase d'en-tête dit combien d'unités manquent (ici 1) et dans quel entrepôt.
2. Le tableau donne cinq chiffres : En stock, Réservé, Disponible, À réceptionner et Projeté. Ils sont expliqués dans « Voir le stock de vos articles ». Dans l'exemple : 6 en stock, 2 réservés, donc 4 disponibles.
3. Réservé pour nomme la commande client qui a réservé les pièces manquantes, avec la date de livraison promise.
4. Ouvrir l'article ouvre la fiche de l'article dans un nouvel onglet : votre document reste ouvert.

Deux interrupteurs permettent de passer outre. Il suffit qu'un seul soit allumé pour que la livraison passe :

• Autoriser le stock négatif dans la Configuration de la société (onglet Valeurs par défaut, section Stock & ventes) : c'est le réglage pour toute la société. Il se reporte, en grisé, dans les Paramètres du Stock (onglet Validations de stock), qui renvoient vers la Configuration de la société.
• Autoriser le stock négatif sur la fiche d'un article (onglet Inventaire) : le réglage s'applique à cet article seulement.

1. Autoriser le stock négatif. Le texte d'aide dit : « Autorise la livraison/facturation d'articles même si la quantité en stock est insuffisante (le stock peut devenir négatif) ».

Nous l'avons vérifié : un bon de livraison de 4 pièces sur un article qui n'en avait que 3 a été validé quand l'article avait ce réglage allumé, et le Livre d'Inventaire a affiché un solde de moins 1. Un stock négatif est un stock faux : il faut le corriger par un inventaire dès que la marchandise arrive.

Le réapprovisionnement automatique

Sur la fiche d'un article, l'onglet Inventaire contient le tableau Re-commande auto (« Niveau de réapprovisionnement basé sur l'Entrepôt »). Chaque ligne dit : pour tel entrepôt, quand le stock projeté tombe à tel niveau, demander telle quantité.

1. Méthode de Valorisation. Vide, l'article suit la méthode des Paramètres du Stock. Voir « La valorisation du stock ».
2. Autoriser le stock négatif, pour cet article seulement.
3. Le tableau Re-commande auto. Colonnes : Enregistrement (groupe), Demander pour, Niveau de réapprovisionnement, Qté de réapprovisionnement et Type de demande de matériel.
4. Une ligne. Ici : pour « Dépôt principal », quand le stock projeté tombe à 5 ou moins, demander 20 pièces, par un achat.

Ce qui se passe ensuite, d'après le code de Neoffice (nous n'avons pas attendu le passage de la nuit) : chaque jour à 00 h 45, Neoffice regarde chaque ligne. Si le stock projeté de l'entrepôt est au niveau ou en dessous, il crée une Demande de matériel du type de la ligne, pour la quantité de la ligne, ou pour ce qui manque pour remonter au niveau si c'est plus. Le travail est fait seulement si Augmenter la demande d'article lorsque le stock atteint le niveau de commande est allumé dans les Paramètres du Stock (onglet Planification des stocks) : c'est le cas ici. Notifier par e-mail y est éteint : personne n'est averti par e-mail, la demande attend dans la liste des demandes de matériel.

Quand c'est la facture qui fait sortir les pièces

Sur une facture de vente, l'interrupteur Mettre à jour le stock décide qui fait sortir les pièces. Éteint (c'est son état à l'ouverture d'une facture neuve), la facture ne touche pas au stock : c'est le bon de livraison qui le fait. Allumé, c'est la facture elle-même qui fait sortir les pièces quand vous la validez : on n'a alors pas besoin d'un bon de livraison. Évitez de livrer par un bon de livraison et de laisser la facture mettre le stock à jour : les pièces sortiraient deux fois.

1. Mettre à jour le stock. Éteint ici.
2. Ignorez Règle de Prix. Sans rapport avec le stock : il neutralise les règles de remise (voir « Prix et remises »).

Le stock et la comptabilité

Sur la société utilisée pour cette page, un mouvement de stock ne crée aucune écriture comptable. Nous l'avons vérifié sur une entrée de marchandises, un inventaire et un bon de livraison : aucune ligne n'est apparue au journal. L'option qui ferait passer le stock en comptabilité, l'inventaire permanent, est éteinte sur cette société et n'est pas affichée dans la fiche de la société. Deux conséquences visibles :

• La valeur du stock se lit dans les rapports (Solde du Stock, Livre d'Inventaire), pas dans les comptes. C'est votre fiduciaire qui passe l'écriture de stock à la clôture, d'après ces rapports. Posez-lui la question avant d'utiliser la valeur du stock dans votre bilan.
• Dans un inventaire, les champs Compte d'Écart et Centre de coûts ne sont pas affichés : ils ne servent qu'avec l'inventaire permanent.

La fiche de la société porte tout de même une section Paramètres du stock : un compte d'inventaire par défaut, un compte d'ajustement du stock et un entrepôt en transit par défaut. Voir « Les Paramètres du stock ».

Lire l'historique : le Livre d'Inventaire

Le menu Afficher de la fiche d'un article ouvre le Livre d'Inventaire : une ligne par mouvement, avec sa pièce d'origine. C'est le document de référence quand un chiffre vous étonne. Le menu Afficher (Solde du Stock, Livre d'Inventaire, Qté de Stock Projeté) n'existe que pour un article suivi en stock. Quand la barre du haut de la fiche manque de place (un titre d'article long, par exemple), elle le range dans le menu ⋯ : vous y lisez alors Afficher > Livre d'Inventaire. Le rapport s'ouvre déjà filtré sur l'article, sur le dernier mois : élargissez la période pour remonter plus loin.

1. Date et Article. Quand, et pour quel article.
2. En Qté et Qté Sortante. Ce qui est entré (en vert) et ce qui est sorti (en rouge). Une ligne d'inventaire a 0 dans les deux colonnes.
3. Solde de la Qté. Le stock restant après le mouvement.
4. Taux d'évaluation, Valeur du solde et Changement de valeur. Voir « La valorisation du stock ».
5. Type de pièce et Référence #. Le document qui a fait bouger le stock : une écriture de stock, un bon de livraison, une réconciliation.

À régler une fois

• Décidez une fois, pour toute la société, si l'on peut livrer à stock négatif, puis laissez l'interrupteur de la Configuration de la société tel quel : un article qui doit faire exception a son propre interrupteur. Si vous l'allumez, prévoyez qui corrige les stocks négatifs, et à quel rythme.
• Donnez à chaque article l'entrepôt par défaut qu'il aura le plus souvent : c'est lui que verront vos employés sur les lignes. Un entrepôt par défaut faux est la première cause d'un « stock insuffisant » alors que la marchandise existe, ailleurs.
• Pour les droits (qui peut passer un inventaire, modifier un réglage), voir « Modèles d'accès : donner les bons droits ».

Au quotidien

• Si une ligne s'affiche avec un entrepôt qui n'est pas le bon, changez Entrepôt d'origine dans l'en-tête avant de choisir vos articles : toutes les lignes suivront.
• Quand la fenêtre Stock insuffisant s'ouvre, lisez-la jusqu'au bout : elle dit si les pièces sont réservées pour un autre client. Ne cherchez pas à contourner : prévenez la personne qui tient le stock.
• N'allumez Mettre à jour le stock sur une facture que si on vous l'a demandé.

Ce que la fiduciaire contrôle

• Ne comptez pas sur Neoffice pour avoir une valeur de stock dans la comptabilité : voir « Le stock et la comptabilité ».

Voir aussi

• Voir le stock de vos articles
• Mouvements de stock et inventaire
• Numéros de série et lots
• Créer un article
• Modifier les informations de votre entreprise
• Champs grisés : les données gérées par la Configuration de la société
• Livraisons, expéditions et tournées

Ce qui n'a pas été vu à l'écran

• Le passage de la nuit du réapprovisionnement automatique : la règle (stock projeté inférieur ou égal au niveau, quantité de la ligne ou manque si plus grand) est lue dans le code de Neoffice, et l'heure (00 h 45, tous les jours) dans la liste des tâches planifiées. Aucune demande de matériel n'a été créée pour l'essai.
• L'effet de Mettre à jour le stock allumé : la phrase vient du code (une facture validée avec cet interrupteur allumé écrit au livre d'inventaire) et du texte de l'interrupteur, pas d'une facture validée pour l'essai.
• La règle « première réponse qui existe » des entrepôts : vérifiée à l'écran pour les deux premiers niveaux (entrepôt d'en-tête, entrepôt de l'article) ; le groupe, la marque et les Paramètres du Stock sont lus dans le code. L'entrepôt de la fiche utilisateur est lu dans le code de la fenêtre de sélection.
• Que le champ d'entrepôt de chaque ligne reste modifiable à la main, et ce que signifie la pastille verte ou rouge à gauche du code d'article sur une ligne.
• L'inventaire permanent n'a été vu que dans son état éteint : ce que ferait la comptabilité avec lui allumé n'a pas été essayé. Sur les quatre sociétés de l'instance de travail, deux l'ont allumé et deux éteint (dont celle de cette page).
• Le chemin de menu qui mène aux Paramètres du Stock et à la liste des entrepôts : le fil d'Ariane de chaque écran est « Opérations › … », mais le bouton de menu exact n'a pas été suivi.
• Aucun essai avec un compte sans accès à l'espace Opérations (employé ou client du portail).