Les rapports comptables

Les rapports comptables disent où en est votre entreprise : ce que vous avez gagné, ce que vous devez, ce que les clients vous doivent, ce qui reste à déclarer à la TVA. Ils partent de vos écritures et de vos factures, avec des filtres pour choisir la période, la société, le compte. Cette page présente la liste des rapports de l'espace Finance, la façon dont un rapport se lit et se règle, la question à laquelle répond chacun des plus utilisés et leurs filtres. Les chiffres des rapports sont ceux de votre comptabilité : en cas de doute sur ce qu'ils signifient, votre fiduciaire est la bonne personne à qui demander.

Où trouver les rapports

Dans l'espace Finance, l'onglet Rapports montre d'abord les graphiques (le titre Graphiques est suivi du nom de votre société), puis tous les rapports rangés par groupe, un bouton par rapport (voir Les rapports et les graphiques). Un rapport s'ouvre dans un nouvel onglet du navigateur.

Les graphiques se règlent par les pastilles du haut : 30 jours, 3 mois, 12 mois (choisie au départ), Cette année, L'année dernière et Dates…, qui ouvre deux champs de date et le bouton Appliquer. Chaque carte a un lien Ouvrir le rapport :

• Encaissements et paiements ouvre la liste Écriture de paiement, limitée aux paiements validés de la période.
• Ce que les clients nous doivent, selon le retard ouvre Débiteurs.
• Produits et charges ouvre Compte de Résultat, mois par mois.
• Soldes de banque et de caisse ouvre le Grand livre sur les comptes de banque et de caisse de la carte, classé par compte.
• Ce que nous devons aux fournisseurs, selon le retard ouvre Créanciers.
• Principaux débiteurs ouvre Récapitulatif client.

Quatre cartes ont un choix Solde / Période. Ce que les clients nous doivent, Soldes de banque et de caisse et Ce que nous devons aux fournisseurs s'ouvrent sur Solde (la situation à la date du jour) ; Principaux débiteurs s'ouvre sur Période (ce qui a été facturé sur la période). Sur la carte des soldes, Période donne la variation sur la période. Ces cartes montrent vos vrais chiffres, et Principaux débiteurs nomme vos clients : tenez-en compte avant de partager votre écran.

Les rapports dont on se sert tous les jours sont aussi dans la carte Rapports de l'Aperçu (section Tout le module) : Balance Générale, Grand livre, Bilan, Compte de Résultat et, après Afficher les 2 autres, Débiteurs et Contrôle TVA. Le lien Tous les rapports, avec leurs graphiques ouvre l'onglet Rapports.

L'espace Fiduciaire a lui aussi un onglet Rapports, sans graphiques, pour votre fiduciaire : mêmes groupes, avec en plus Balance Auxiliaire parmi les états financiers et deux groupes, Rentabilité et Partenaires de vente.

1. États financiers : Comptes annuels (la page qui réunit les comptes de l'exercice en cours, voir plus bas), Bilan, Compte de Résultat, Flux de Trésorerie, Balance Générale, Grand livre, Analyse de Profitabilité, État financier consolidé, Ratios financiers, Rapport de bénéfice brut et net.
2. Grands livres et registres : Extraits de compte, Journal des paiements, Solde par pièce, Rapport de solde des comptes par dimension, Registre des Ventes, Registre des Ventes par Article, Registre des Achats, Registre des Achats par Article et Produits et charges différés.
3. TVA : Décompte TVA (la liste des décomptes, c'est-à-dire la déclaration elle-même), Contrôle TVA (pièce par pièce), Rapport TVA, Contrôle TVA, Contrôle TVA (ancien), Détail de la TVA sur les contre-prestations reçues et Extraits de comptes avec codes TVA.
4. Clients et fournisseurs : Débiteurs (ce que les clients doivent), Résumé des Comptes Débiteurs, Récapitulatif client, Articles Livrés à Facturer, Créanciers (ce que vous devez), Résumé des Comptes Créditeurs, Récapitulatif du grand livre des fournisseurs, Articles Reçus à Facturer et Période de Paiement basée sur la Date de la Facture.

5. Banque : État de rapprochement bancaire et Résumé de compensation bancaire (voir Le rapprochement bancaire).
6. Immobilisations : Registre des immobilisations, Livre d'Amortissements d'Actifs, Amortissements et Soldes d'Actif, Maintenance des actifs et Activité d'actif.
7. Budget : Rapport d’Écarts de Budget et Contrôle budgétaire.
8. Archives comptables : Balance de vérification (archive), Bilan (archive), Compte de résultat (archive), Grand livre (archive), Extraits de compte (archive) et Comptes annuels (archive), pour une comptabilité passée.

Tout en bas de l'onglet, une ligne dit « Un tableau de bord Créances, dettes et trésorerie prédéfini est disponible dans Insights » et propose Ouvrir. Le bouton ouvre ce tableau de bord dans Insights, réservé aux administrateurs d'Insights : la première fois, Insights en prépare une copie partagée avec les autres utilisateurs ; les fois suivantes, il rouvre la même copie.

Lire et régler un rapport

Un rapport présenté en tableau a toujours la même forme : en haut le titre et les commandes, puis les filtres, puis le tableau.

1. Le titre. Le fil d'Ariane (Finance puis le nom du rapport) ramène à l'onglet Rapports ; l'étoile ajoute le rapport à vos favoris.
2. Les commandes. Le menu Actions, l'icône de rechargement (Recharger le rapport) et le menu ... (infobulle Menu).
3. Les filtres. Ils se règlent sans bouton de validation.
4. L'en-tête du tableau. Une case de filtre se trouve sous chaque titre de colonne.

• Les filtres se trouvent sous le titre. La société est le premier filtre de la plupart des rapports (les registres commencent par les dates, les rapports d'archives demandent une archive comptable). Selon le rapport, on trouve aussi une période (deux dates, ou un exercice fiscal), un centre de coûts, un projet, un livre comptable et une devise. La période de départ change d'un rapport à l'autre : l'exercice entier pour la Balance Générale et le Bilan, le dernier mois pour le Grand livre et les registres, du 1er janvier à aujourd'hui pour les Extraits de compte et le Rapport TVA. Quand vous changez un filtre, le rapport se recalcule tout seul.
• L'icône de rechargement relance le calcul.
• Le tableau se règle colonne par colonne : une case de filtre sous chaque titre permet de ne garder que ce qui contient un texte ou un nombre. Pour les nombres, le pied de page donne la règle : « Pour comparaison, utilisez> 5, <10 ou = 324. Pour les plages, utilisez 5:10 (pour les valeurs comprises entre 5 et 10). » Sur un tableau en arbre (la Balance Générale, le Bilan), Tout réduire replie les comptes et devient Tout développer. Le pied de page donne aussi le Temps d'exécution.
• Un clic sur un compte de la Balance Générale, du Bilan ou du Compte de Résultat ouvre le Grand livre, filtré sur ce compte et sur la période du rapport.
• Le menu Actions propose Définir le graphique et Créer une carte ; sur un rapport qui a un graphique, comme le Bilan, il propose aussi Ajouter un graphique au tableau de bord.

Le menu ... (à droite de l'icône de rechargement) rassemble le reste.

1. Modifier ouvre la fiche du rapport.
2. Imprimer, PDF et Exporter sortent le rapport en version imprimable, en PDF ou dans un fichier.
3. Configuration Auto Email ouvre la liste des envois automatiques de ce rapport.
4. Ajouter une colonne ajoute une colonne au tableau.
5. Autorisations des Utilisateurs ouvre la liste des autorisations de ce rapport.
6. Enregistrer garde le rapport tel que vous l'avez réglé.

• Imprimer et PDF ouvrent d'abord la fenêtre Paramètres d'impression : l'Orientation (Paysage ou Portrait), Avec en-tête de Lettre, Inclure les filtres et Choisir des Colonnes ; le bouton Valider lance l'impression ou produit le PDF.
• Exporter ouvre la fenêtre Rapport d'Export : le format de fichier (Excel ou CSV), les cases Exporter en arrière-plan, Inclure l'indentation et Inclure les filtres, puis le bouton Télécharger.
• Ajouter une colonne ouvre une fenêtre qui demande De type de document, Champ et Insérer Après, c'est-à-dire la colonne après laquelle placer la nouvelle.
• Enregistrer ouvre la fenêtre Enregistrer le rapport et demande un Nom du Rapport. Neoffice crée alors une copie du rapport avec les colonnes affichées et les filtres du moment, et l'ouvre sous ce nom ; si ce nom existe déjà, la copie est mise à jour.
• Modifier, Configuration Auto Email et Autorisations des Utilisateurs servent à adapter le rapport : laissez-les à l'administrateur. Selon vos droits, certaines entrées du menu peuvent manquer (Modifier et Enregistrer demandent le droit de gérer les rapports, Autorisations des Utilisateurs celui d'administrer le système).

Certains rapports ajoutent un bouton dans l'en-tête : Exporter PDF sur le Grand livre ; Exporter PDF et Exporter XLS sur les Extraits de compte, le Rapport TVA et le Contrôle TVA.

Quel rapport pour quelle question

Le bilan, le compte de résultat et les flux de trésorerie

Ces trois rapports vont ensemble. Le menu États financiers, en haut à droite, passe de l'un à l'autre : Bilan, Compte de résultat, États des Flux de Trésorerie.

1. Le menu États financiers passe d'un rapport à l'autre.
2. La société et le livre comptable.
3. La période : une liste qui montre Exercice fiscal (ou Plage de dates, avec deux dates à la place des années) et les deux années, de début et de fin.
4. La périodicité : Mensuel, Trimestriel, Semestriel ou Annuel.
5. La devise, le centre de coûts et le projet.
6. La vue et les options : Vue rapport, Vue de croissance, l'interrupteur Valeurs accumulées (il cumule les périodes) et Inclure les entrées de livre par défaut. Afficher les valeurs nulles se trouve juste dessous.

Le compte de résultat a les mêmes filtres et ajoute une Vue des marges. Les flux de trésorerie n'ont ni devise ni choix de vue ; ils proposent Afficher les soldes d'ouverture et de clôture.

Le bilan s'ouvre sur un résumé (Total des immobilisations, Total du passif, Total des capitaux propres, Gain / Perte (Crédit) Provisoire), un graphique, puis le tableau par compte. Le compte de résultat s'ouvre sur « Revenu total cette année − Dépenses totales cette année = Bénéfice cette année », un graphique (Produits, Frais, Résultat net), puis les produits et les charges par compte. Les flux de trésorerie s'ouvrent sur Trésorerie Nette des Opérations, Trésorerie Nette des Investissements, Trésorerie Nette des Financements et Variation Nette de Trésorerie, puis le tableau en trois blocs : opérations (bénéfice de l'exercice, amortissement, variation des débiteurs, des créanciers et des stocks), investissements et financement.

La Balance Générale liste chaque compte avec Ouverture, Débit, Crédit et Fermeture (en débit et en crédit). Elle a les filtres de la période (exercice fiscal et deux dates), un centre de coûts, un projet, un livre comptable, une devise et des interrupteurs, dont Afficher les valeurs nulles.

Les comptes annuels

Comptes annuels (en tête des États financiers) n'est pas un tableau à filtrer : c'est une page qui réunit le bilan et le compte de résultat de l'exercice et les compare à l'exercice précédent. Pour une comptabilité passée, utilisez Comptes annuels (archive).

1. Société et exercice. Les deux champs sont obligatoires.
2. Sections à inclure. Cinq interrupteurs, tous allumés au départ : Bilan (actif / passif comparatif), Compte de résultat (produits, bénéfice brut, charges), Comparatif exercice précédent (colonne N-1), Pourcentage du chiffre d'affaires (colonne % au compte de résultat) et Détail des charges (chaque compte de charge).
3. Actualiser calcule la page.
4. Exporter Excel et Exporter le PDF, à côté, sortent les comptes annuels.
5. La zone du résultat. Tant que vous n'avez pas cliqué Actualiser, elle dit « Choisissez une société et un exercice, puis cliquez sur Actualiser. » Ensuite, elle affiche un bilan comparé (l'actif à gauche, le passif à droite, une colonne par exercice), puis un compte de résultat comparé (produits, chiffre d'affaires, bénéfice brut, charges, bénéfice net, avec une colonne en pourcentage).

Le grand livre

Le Grand livre liste toutes les écritures, compte par compte ou pièce par pièce. Les captures ci-dessous le montrent ouvert depuis une facture de démonstration (Afficher > Grand livre dans le menu de la facture), donc déjà filtré sur cette pièce et sur sa période.

1. Exporter PDF : le bouton propre au Grand livre.
2. Les deux dates. Au départ, le dernier mois ; ouvert depuis une pièce, la période de la pièce.
3. N° de pièce : le numéro de la pièce cherchée, ici celui de la facture.
4. Les lignes de la pièce : le compte de créances (au débit), la TVA due et le compte de ventes (au crédit).
5. Les totaux : la ligne Total montre que le débit égale le crédit, et la ligne Fermeture (ouverture + total) donne le solde.

Les filtres : société, livre comptable, deux dates, compte, N° de pièce, N° de contrepartie, type de tiers, tiers, le mode de classement (Catégoriser par pièce, Catégoriser par pièce (consolidée) au départ, Catégoriser par compte ou Catégoriser par tiers), devise, centre de coûts et projet. Des interrupteurs ajoutent ce qu'on ne voit pas par défaut : Afficher les entrées d'ouverture, Afficher les écritures annulées, Afficher les remarques, Afficher le crédit / débit en devise de la société et Ajouter des colonnes dans la devise de la transaction. D'autres règlent le calcul : Tenez compte des dimensions comptables et Inclure les entrées de livre par défaut (allumés au départ), Afficher les valeurs nettes dans le compte tiers, Ignorer la réévaluation du taux de change et les journaux de gain / perte et Ignorer les avoirs / notes de débit générés par le système. Dans le tableau, le compte et le numéro de pièce sont des liens vers le compte et vers la pièce.

Ce que les clients vous doivent : Débiteurs

Le rapport Débiteurs liste les factures de vente non soldées, ainsi que les paiements et les avoirs pas encore affectés, avec leur ancienneté. Le Résumé des Comptes Débiteurs, en haut à droite, le présente client par client ; le Récapitulatif client donne, sur une période, le solde d'ouverture, le montant facturé, le montant payé, les avoirs et le solde de clôture de chaque client. Créanciers fait de même pour vos fournisseurs, avec le Résumé des Comptes Créditeurs.

1. Résumé des Comptes Débiteurs : le même rapport, client par client.
2. Type de tiers et Tiers : ici « Client » et le client de démonstration. Sans client choisi, le rapport les liste tous.
3. L'ancienneté. La première liste calcule l'âge d'une facture depuis sa Date d'échéance (ou sa Date de comptabilisation) ; la deuxième prend pour référence la Date du Rapport (ou Date du jour) ; le champ de droite donne les tranches, « 30, 60, 90, 120 » au départ.
4. Regrouper par client : les lignes restent une par pièce, mais chaque client se termine par une ligne de sous-total en gras, avant le total général.
5. Les lignes du rapport : la date, le tiers, le compte débiteur, le type et le numéro de la pièce, puis, plus à droite, la date d'échéance, le montant facturé, le montant payé, l'avoir, le montant restant dû, l'âge en jours et les tranches 0-30, 31-60, 61-90, 91-120 et 121-Au-dessus.

Les autres filtres : société, date de comptabilisation (la date du rapport), livre comptable, centre de coûts, compte débiteur, groupe de clients, modèle de conditions de paiement, apporteur d'affaires, vendeur et territoire. Les interrupteurs affichent aussi Basé sur les conditions de paiement, les paiements futurs, les bons de livraison liés, le vendeur ou les remarques. Un graphique en barre répartit le total entre les tranches d'ancienneté. Ce rapport nomme vos clients : tenez-en compte avant de partager votre écran ou de l'envoyer.

Les rapports de TVA

Le groupe TVA réunit les rapports qui servent au décompte (voir La déclaration de TVA).

1. Exporter PDF et Exporter XLS sortent le rapport.
2. La société et les deux dates, du 1er janvier à aujourd'hui au départ.
3. Type de TVA (effective - contre-prestations convenues au départ, effective - contre-prestations reçues, TDFN - contre-prestations convenues ou TDFN - contre-prestations reçues) et Type de document (Tous, Facture de vente, Facture d'achat ou Écriture de journal) : choisissez le type de TVA avec votre fiduciaire.
4. Afficher les anciens taux (avant 2024).
5. L'en-tête du tableau : Type de document, Nom du document, Date de comptabilisation, Client / Fournisseur, Vente nette, TVA 303, TVA 313, TVA 343, puis, plus à droite, Achat net et TVA 400, 405, 410, 415 et 420.

• Rapport TVA : les pièces de la période avec leur vente nette et la TVA par taux, comme ci-dessus.
• Contrôle TVA : attention, ce nom désigne plusieurs écrans. Dans le groupe TVA et dans l'Aperçu, c'est un rapport qui liste les écritures d'un Code de taxe à la fois (303 au départ, puis 200, 313, 343, 400, 405, 410, 415 ou 420), avec Exporter PDF, Exporter XLS et Afficher les anciens taux (avant 2024).
• Contrôle TVA (pièce par pièce) : une page, titrée Contrôle TVA, qui réconcilie le chiffre d'affaires et les charges avec la TVA. Elle montre Chiffre d'affaires (comptes 3000-3999) et Charges (comptes 4000-6999) avec la ligne « dont SANS TVA » (le montant comptabilisé sur une pièce sans aucune écriture de TVA : exonéré, hors champ ou code oublié), les Ventes à l'étranger, les Totaux par code TVA, puis la liste des pièces. Elle a les boutons Exporter en PDF, Télécharger les pièces, Exporter en Excel et Actualiser. L'entrée Contrôle TVA du menu d'un décompte l'ouvre aussi, dans un nouvel onglet.
• Contrôle TVA (ancien) (liste de codes Code), Détail de la TVA sur les contre-prestations reçues (colonnes Nom du document, Date de comptabilisation, Total, Montant restant dû, filtre Statut de paiement) et Extraits de comptes avec codes TVA (les extraits de compte avec une colonne Code de taxe) : les autres rapports du groupe. Utilisez-les sur conseil de votre fiduciaire.

Les archives comptables

Une archive comptable garde une comptabilité passée : sa fiche indique la société, l'Abréviation, le Système source, le nombre d'Exercices, et peut être verrouillée. Les rapports Balance de vérification (archive), Bilan (archive), Compte de résultat (archive), Grand livre (archive), Extraits de compte (archive) et Comptes annuels (archive) se filtrent sur une archive comptable et un exercice fiscal ; selon le rapport, on peut y ajouter un compte, des dates, Masquer les comptes nuls, ou, pour les comptes annuels, le Comparatif exercice précédent. Ils ne se mélangent pas aux rapports de la comptabilité en cours.

À régler une fois

• Donnez à votre fiduciaire l'accès aux rapports : l'espace Fiduciaire les rassemble.

Au quotidien

• Vos chiffres ne valent que ce que vaut la saisie. Avant de lire le bilan, assurez-vous que les écritures sont validées et que le rapprochement bancaire est à jour.
• Pour les comptes de l'exercice en cours, ouvrez Comptes annuels (en tête des États financiers) ; pour une comptabilité passée, Comptes annuels (archive).
• Choisissez toujours la société et la période avant de lire un chiffre.
• Pour retrouver une pièce, ouvrez le Grand livre et filtrez sur le numéro ; pour une facture précise, passez par Afficher > Grand livre dans le menu de la facture.
• Un rapport vide ne veut pas dire qu'il n'y a rien : vérifiez la période et la société.
• Retenez deux rapports mensuels : le Compte de Résultat (ce que vous avez gagné) et Débiteurs (ce qui reste à encaisser).

Ce que la fiduciaire contrôle

• Faites contrôler le bilan avec votre fiduciaire avant de le remettre à une banque ou à un tiers.

Voir aussi

• Les rapports et les graphiques
• La déclaration de TVA
• Les écritures de journal et leurs modèles
• Clôture de période et écriture d'ouverture
• Les immobilisations
• Le rapprochement bancaire