Corriger une facture d'achat : la note de débit

Une facture d'achat validée ne se modifie plus. Quand elle contient une erreur, ou quand vous rendez une partie de ce que vous avez acheté, on émet une note de débit : une facture d'achat en sens inverse, aux montants négatifs, qui réduit ce que vous devez au fournisseur et garde la trace de la correction. Ce que vous appelez note de débit, votre fournisseur l'appelle note de crédit. Du côté des ventes, le même mécanisme s'appelle note de crédit : voir Corriger une facture : la note de crédit, dont cette page reprend les définitions.

Cette page montre l'écran, un cas complet (rendre cinq articles sur dix), ce qu'il écrit en comptabilité et dans le stock, puis comment lier la note de débit à la facture d'origine par le rapprochement (« Rapprochement des paiements », aussi appelé réconciliation de paiements). Ce rapprochement n'a rien à voir avec le rapprochement bancaire, qui compare votre relevé de banque à vos écritures.

Les mots justes

Les numéros de compte sont ceux du plan comptable suisse PME de Neoffice ; l'écran ajoute l'abréviation de la société (« - pri ») que les tableaux omettent.

Toutes les voies pour émettre une note de débit

• Depuis la facture d'achat (le cas courant) : ouvrez la facture validée, cliquez sur Créer, puis sur Retour / Note de Débit. Le même menu propose Référence de Coût au Débarquement, Bloquer la facture, Paiement et Requête de Paiement.
• Sans facture d'origine : dans une nouvelle facture d'achat, activez Est une note de débit et saisissez des quantités négatives. Il n'y a alors pas de contrôle des quantités.
• Pour un montant sans retour d'article (un rabais ou un escompte obtenu du fournisseur) : le plan comptable propose les comptes 4900 Escomptes et 4901 Rabais et réductions de prix. Passez-les par une écriture de journal, comme côté ventes (voir Les écritures de journal et leurs modèles), après accord de votre fiduciaire sur la TVA.

L'écran, zone par zone

Un clic sur Retour / Note de Débit ouvre une nouvelle facture d'achat déjà remplie : le fournisseur, la société, Retour contre Facture d'Achat et les lignes de la facture, en négatif. Rien n'est enregistré avant votre clic sur Enregistrer. Le formulaire est le même que celui d'une facture d'achat (voir Saisir une facture d'achat), avec quelques différences. Ses onglets : Détails, Paiements, Adresse & Contact, Conditions, Plus d'informations et Connexions.

Le tableau Articles a pour colonnes N°., Article, Description, Quantité acceptée (c'est elle qu'on règle : « −5 » rend cinq articles ; Neoffice refuse un nombre positif ou supérieur à ce qui reste), Unité de mesure, Prix (CHF) (le prix de la facture : voir « Si quelque chose se passe mal »), Montant (CHF), Modèle de taxe d'article et Compte de charges. Sous le tableau : Quantité totale et Total (CHF).

Plus bas : Taxes et frais (Catégorie de taxe « TVA Achat », Règle de Livraison, Incoterm, Modèle de Taxe et Frais d'Achat « TVA Achat HT », le tableau Taxes et Frais d'Achats avec Type, Cette taxe est-elle incluse dans le prix de base ?, Compte comptable principal, Taux de taxe, Montant (CHF), Total (CHF), puis Taxes et Frais Additionnels (CHF), Taxes et Frais Déductibles (CHF), Total des Taxes et Frais (CHF)), Totaux (Total général (CHF), Ajustement d'arrondi (CHF), Utiliser le centre de coût d'arrondissement par défaut de la société, Total arrondi (CHF), Total Avance, Montant restant dû, Désactiver le total arrondi) et Remise supplémentaire (Appliquer une Remise Supplémentaire Sur, Pourcentage de remise supplémentaire, Montant de la remise supplémentaire (CHF)).

Les autres onglets. Paiements : Mode de paiement, Compte Caisse/Banque, Affecter les encours au réglement, le tableau Avances et Montant radié (CHF) ; rien à y saisir dans une note de débit. Adresse & Contact : Sélectionner l'Adresse du Fournisseur, Personne à contacter, Sélectionner l'adresse d'expédition, Sélectionner l'Adresse de Livraison et Adresse de livraison, Selectionner l'adresse de facturation et Adresse de facturation ; repris de la facture. Conditions : Conditions et Termes et conditions. Plus d'informations : À Créditer (le compte fournisseur sur lequel la note est passée, « 2000 - Dettes résultant d'achats de matières et de marchandises » ici : ne le changez pas), Écriture d'ouverture (Non), Abonnement avec ses dates, Facture en attente, Est un fournisseur interne, Groupe de fournisseurs et Remarques.

Le cas : rendre cinq articles sur dix

La situation. Vous avez acheté dix T-Shirt blanc à 10.00 CHF hors taxes à un fournisseur (facture FAC-2026-00102 : 100.00 + 8.10 de TVA = 108.10 CHF, Mettre à jour le stock activé). Cinq sont de la mauvaise taille : vous les rendez. La facture n'est pas payée.

1. Ouvrez la facture, Créer, Retour / Note de Débit. Si une fenêtre « Créer une facture d'achat » (Scanner ou Télécharger, Utiliser un Document Scan, Création Simple) s'ouvre par-dessus, fermez-la avec la croix : vous n'en avez pas besoin.
2. Réglez la Quantité acceptée de la ligne à −5. Contrôlez le Prix (CHF) : 10.00.
3. Décochez Mettre à jour le solde restant pour soi-même : la facture n'étant pas payée, elle doit baisser tout de suite.
4. Remplacez le N° de Facture du Fournisseur par celui de la note de crédit reçue.
5. Enregistrer, Valider, Oui. Une fenêtre Mettre à jour les prix d'achat peut s'ouvrir juste après : fermez-la avec la croix, sans rien cocher (voir « Si quelque chose se passe mal »).

À quoi on voit que c'est juste. La note vaut −54.05 (−50.00 et −4.05 de TVA). La facture d'origine passe de 108.10 à 54.05 et à l'état Partiellement payé ; si la note avait couvert toute la facture, elle serait passée à Note de débit émise.

Ce que ça écrit en comptabilité. Sur la note : menu Afficher, Grand livre.

C'est l'écriture de la facture à l'envers : la dette envers le fournisseur baisse de 54.05, la charge d'achat de 50.00 et l'impôt préalable de 4.05.

Le stock. Mouvement −5 au magasin de la facture : les articles rendus sortent du stock. Aucune écriture comptable de stock n'est produite dans la configuration standard (inventaire permanent désactivé).

Lier la note de débit à la facture : le rapprochement

L'interrupteur du repère 12 décide du moment du lien, comme côté ventes :

• désactivé (le cas ci-dessus) : la note réduit tout de suite la facture d'origine ; il n'y a rien d'autre à faire ;
• activé (valeur proposée) : la note garde son propre solde et la facture reste à son montant d'origine, état Impayé, jusqu'au rapprochement. Un message le rappelle à l'enregistrement : « Nous constatons qu'une Note de débit est établie sur FAC-…. Pour mettre à jour le montant restant dû sur FAC-…, décochez la case « Mettre à jour le solde restant pour soi-même ». Vous pourrez utiliser Rapprochement des paiements plus tard pour effectuer le rapprochement avec FAC-…. »

Il faut donc faire le rapprochement pour lier la note et la facture. Les gestes sont ceux des ventes, avec Type de tiers : Fournisseur (le détail de chaque champ est dans Rapprocher des paiements, des notes de crédit ou de débit et des factures) :

1. Ouvrez le Rapprochement des paiements.
2. Type de tiers : Fournisseur ; Tiers : le fournisseur ; le Compte Débiteur / Créditeur se remplit tout seul (« 2000 »).
3. Obtenir les Écritures non Réconcilliées : la facture est dans le tableau Factures, la note de débit dans Paiements.
4. Cochez la facture et la note, Allouer, contrôlez le tableau Imputation, puis Rapprocher.

Avant et après. La facture de 108.10 passe à 54.05 (Partiellement payé) ; la note passe de −54.05 à 0.00.

L'écriture qui en résulte. Le rapprochement crée une écriture de journal de type Note de débit, qui relie les deux pièces sans toucher aux achats ni à la TVA :

Si quelque chose se passe mal

À régler une fois

• Décidez avec votre fiduciaire de la règle pour l'interrupteur Mettre à jour le solde restant pour soi-même et de la TVA des rabais et escomptes obtenus. Écrivez-la pour l'équipe.
• Les droits dépendent du modèle d'accès de chacun (voir Modèles d'accès : donner les bons droits).

Au quotidien

• Une note de débit est une pièce comptable : ne modifiez jamais une facture d'achat validée, émettez une note (Créer, Retour / Note de Débit).
• Réglez la Quantité acceptée de chaque ligne et vérifiez le Prix (CHF) avant d'enregistrer.
• Fermez la fenêtre Mettre à jour les prix d'achat sans rien cocher.
• La facture est-elle payée ? Si non, décochez Mettre à jour le solde restant pour soi-même ; si oui, laissez coché et prévenez la comptabilité : le fournisseur doit vous rembourser ou créditer une prochaine facture.
• Gardez la note de crédit du fournisseur avec la pièce et reportez son numéro dans N° de Facture du Fournisseur.
• Surveillez les notes ouvertes : une note de débit jamais rapprochée laisse la facture à son montant d'origine et fausse la liste des factures à payer, donc les propositions de paiement (voir Payer les fournisseurs : propositions de paiement).

Voir aussi

• Corriger une facture : la note de crédit
• Saisir une facture d'achat
• Rapprocher des paiements, des notes de crédit ou de débit et des factures
• Payer les fournisseurs : propositions de paiement
• L'écriture de paiement
• Les écritures de journal et leurs modèles
• Le rapprochement bancaire