Livraisons, expéditions et tournées

Une livraison est ce qui sort de chez vous pour un client. Dans Neoffice, elle passe par un bon de livraison : on le prépare en comptant ce qui part, on le valide, puis on le fait expédier par un transporteur ou livrer par vos propres chauffeurs, avec une preuve de remise. Cette page suit un bon de livraison de la commande jusqu'à la remise, puis présente les tournées et les réglages.

Où trouver les livraisons

Les livraisons se trouvent dans l'espace Opérations, qui a trois onglets pour la logistique : Livraisons, Expéditions et Tournées de livraison. Le nombre à côté de Livraisons est celui des bons à préparer. La liste a des filtres rapides : Tous, À préparer, Livré ce mois-ci, À facturer et Terminé. Le panneau de droite additionne ce qui est livré et ce qui reste à facturer, et rappelle ce qui vous attend (À préparer).

Créer un bon de livraison

Le plus simple est de partir de la commande : sur une commande validée, ouvrez le menu Créer et choisissez Bon de livraison (voir Du devis à la commande : les commandes clients). Le bon s'ouvre déjà rempli avec le client et les lignes de la commande. On peut aussi cliquer sur Ajouter Bon de livraison, en haut de la liste.

Les champs à connaître : la Série (le préfixe du numéro), la Date et l'Heure de Publication, le Client, la Société, l'interrupteur Est un retour (pour une marchandise qui revient chez vous), l'Entrepôt d'origine, un champ Scan Code Barre et le tableau des articles. Dans le champ Client comme dans la cellule d'un article, la petite flèche ouvre la fiche dans une fenêtre, sans quitter le bon : voir la page « Les champs de choix : voir, modifier, revenir ». Cliquez sur Enregistrer : le bon existe en brouillon.

L'en-tête porte une frise de quatre étapes : Brouillon, Validé, Livré, Facturé. Sous Brouillon, deux boutons : Valider et Préparer. Une ligne Livraison résume l'avancement (« 0 sur 5 comptés ») avec un lien Préparer, et un message bleu rappelle de valider le document pour confirmer.

Préparer le bon

Préparer ouvre une fenêtre faite pour travailler à l'entrepôt, avec une douchette ou au clavier.

• En haut à droite, le repère Ouvert par vous indique qui prépare le bon.
• Où va le bon : l'adresse de livraison, ses instructions (« Livraison par l'arrière, quai 2 » dans l'exemple), le contact avec un lien Appeler, et Changer l'adresse.
• Progression : le nombre d'articles comptés sur le total (« 0 / 5 »), le nombre de lignes complètes, une barre, et le message « Enregistré sur le bon de livraison : l'application voit le même comptage ». Ce qui est compté au bureau apparaît donc aussi dans l'application du livreur.
• Scannez un article ou saisissez son code : un champ qui accepte un code-barres ou un code article, validé avec Entrée.
• La liste des Articles : sur chaque ligne, les boutons − et + pour corriger le compte, un lien Tous qui compte toute la quantité d'un coup, et un repère (« 0/4 ») qui devient Prêt quand la ligne est complète.
• En bas, le total compté, Fermer et Valider le BL. Tant que rien n'est compté, Valider le BL est grisé, avec le message « Comptez au moins un article pour valider ».

Quand une ligne n'est pas complète, le message du bas le dit : « 1 ligne n'est pas complète : à la validation, vous choisissez de créer un reliquat ou de solder le reste. »

Cliquez sur Valider le BL. Si une ligne est incomplète, une fenêtre demande ce que devient le reste.

• Créer un reliquat : un nouveau bon de livraison à préparer garde le reste.
• Solder (sans reliquat) : le reste n'est pas livré ; la commande client l'affiche toujours.

Expédier ou livrer

Une fois le bon validé, la fenêtre devient Livraison préparée : elle confirme Bon de livraison validé, rappelle l'état (Validé), le numéro du reliquat s'il y en a un et son contenu, puis demande Et maintenant ? avec trois boutons.

• Expédier : pour un envoi par un transporteur (pour l'étiquette de colis de La Poste, voir La Poste : les étiquettes de colis). L'onglet Expéditions liste ces envois, avec ses propres filtres : À préparer, En route, Livré et Retournées ou perdues.
• Livrer nous-mêmes : le bon rejoint les bons en attente, et un livreur le prend dans l'application, sous Livraisons, Tournée, En attente. Vous pouvez aussi le confier à un livreur précis ; laissez le champ vide pour que les livreurs le prennent eux-mêmes. Ouvrir les tournées mène à la page des tournées, décrite plus bas.

• Marquer livré : à utiliser quand la marchandise est déjà remise, par exemple un retrait au comptoir. La fenêtre demande à qui elle a été remise (Remis à), la date et l'heure (Livré le), puis la Preuve, obligatoire par défaut : Signature à l'écran ou Photo ou document. Le client signe dans le cadre Signature du client (Nettoyer pour recommencer), puis Marquer livré termine.

Une fois livré, le bon passe à l'état À Facturer, la frise s'arrête sur Livré, et l'en-tête affiche le mode de livraison (Livraison interne) et qui a signé, avec la date. Le PDF signé est joint au bon. Les boutons Créer la facture, Imprimer et Créer prennent le relais : voir Créer une facture de vente.

Les tournées

La page Tournées de livraison (onglet du même nom dans Opérations) sert à répartir les bons entre les chauffeurs pour une journée.

• En haut, la date : Aujourd'hui avec des flèches pour changer de jour, et un bouton Autre jour. Deux compteurs donnent le nombre de bons En attente et de Tournées.
• À gauche, la liste En attente : les bons qui attendent d'entrer dans une tournée. Une recherche (Chercher un bon de livraison) la filtre ; chaque carte donne le client, le poids, le numéro du bon, le code postal et la localité. Choisissez un chauffeur dans la liste Choisir le chauffeur puis cliquez sur Confier à. Un bon déjà pris par un livreur le dit (« Pris par » suivi de son nom) et propose Rendre.
• Au centre, une carte situe les arrêts ; Ouvrir le plan en grand l'agrandit.
• À droite, la liste des Tournées de la journée, ou « Aucune tournée ce jour-là. ».

Suivi du client et réglages

La page Paramètres de logistique (fil d'Ariane Configuration, Paramètres de logistique) règle ce que le client voit et la façon dont les livraisons se prouvent et s'estiment. Elle est groupée en quatre blocs.

• Suivi par le client : Les clients suivent leur livraison (désactivé, aucun lien ne fonctionne et aucun n'est envoyé) ; Envoyer les messages automatiquement (quand la tournée démarre, quand le chauffeur est en route vers un client, quand la livraison est faite ou n'a pas pu l'être ; désactivé, le bureau ou le chauffeur envoie le lien avec un bouton) ; Canal (E-mail, SMS ou Les deux ; les SMS sont facturés au message) ; Durée de vie d'un lien (jours) ; Adresse de la page d'avis ; Afficher le prénom du chauffeur ; Montrer où en est la livraison (une barre qui se remplit à mesure que la livraison approche).
• Preuve de livraison : Requis (une livraison ne se fait jamais sans signature ni photo, une photo seule suffit) ou Facultative (le chauffeur ou le bureau peut marquer une livraison faite sans preuve ; elle est enregistrée comme telle).
• Estimations des tournées : Heure de départ, Minutes par arrêt et Vitesse estimée (km/h), qui servent à calculer les heures d'arrivée prévues.
• Suivi du chauffeur : Durée de conservation des positions (jours), Durée maximale d'une tournée suivie (heures) et Fraîcheur d'une position (minutes).

Les onglets du bon de livraison

Un bon de livraison s'ouvre sur cinq onglets : Détails, Adresse & Contact, Conditions, Plus d'informations et Connexions. Les champs de l'en-tête de Détails (client, date, société, entrepôt d'origine, articles) sont décrits plus haut ; cette section passe en revue le reste, onglet par onglet, tel qu'on le voit en vue Avancé.

Vue Simple et vue Avancé

Le réglage Interface (Simple ou Avancé), en bas du menu de gauche, décide de ce que le bon montre.

1. Pour qui ? Le client, son adresse, son contact, un champ Référence, le numéro et l'état du bon, et la ligne Livraison (« 0 sur 6 comptés », avec le lien Préparer). Le bouton Changer transforme la carte en un champ Client, où l'on peut en choisir un autre. Les adresses se changent dans l'onglet Adresse & Contact (voir plus bas).
2. Quoi ? Les articles : le nom, la quantité (boutons − et +) et l'unité de chaque ligne, avec + Article, + Ligne libre, + Sous-total, Sélectionner des articles et Agrandir.
3. Quand ? La date du bon.
4. Plus de détails déplie tout le reste, en place, sous les trois cartes : les cinq onglets apparaissent, avec tous leurs champs. Moins de détails les replie.

Les boutons du bas, Enregistrer, Aperçu, Valider et Envoyer au client, restent à portée de main. En vue Simple, tout ce que vous lisez ci-dessous est donc replié derrière Plus de détails : la règle de livraison, le mode de livraison, les taxes, les adresses de facturation et de livraison en cartes, les conditions, les informations du transporteur et les connexions. La vue Avancé les montre d'emblée.

Détails : les taxes, les frais et le mode de livraison

Sous le tableau des articles, l'onglet Détails montre les totaux (Quantité totale, Total (CHF), Total net (CHF)), puis la section Taxes et frais.

1. Règle de Livraison : les frais de port et le mode de livraison de la commande. Voir Les règles de livraison et les Incoterm.
2. Mode de livraison : Transporteur, Livraison interne ou Enlèvement. Le champ reprend celui de la règle ; l'aide dit : « Repris de la règle de livraison ; modifiez-le ici pour ce bon de livraison uniquement. » Il décide si le bon relève des expéditions, des tournées ou du comptoir.
3. Lien de suivi valable jusqu'au : la date de fin du lien de suivi que reçoit le client. L'aide dit : « Laissez vide : le lien prend fin quelques jours après le jour de la livraison. » Le nombre de jours se règle dans les paramètres de logistique.
4. Incoterm : la condition de livraison internationale (le champ Lieu désigné apparaît dès qu'on en choisit un).
5. Taxes et Frais de Vente : une ligne par taux de TVA, puis, quand une règle de livraison est choisie, deux lignes de type Réel : le port et sa TVA. Les frais de port de la commande se retrouvent donc sur le bon.

Ce bon est fait à partir d'une commande dont la règle « Colis en Suisse (forfait) » ajoute 12.00 CHF TVA comprise : 111.00 d'articles et 12.00 de port font 123.00.

Plus bas, l'onglet montre encore Total des Taxes et Frais (CHF), les Totaux (Total général, Ajustement d'arrondi, Total arrondi, Désactiver le total arrondi) et quatre sections repliées : Remise supplémentaire, Répartition des Taxes, Devise et liste de prix et Dimensions comptables. Elles s'ouvrent d'un clic sur leur titre ; leur contenu est le même que celui d'un devis (voir Créer un devis et Listes de prix, règles de tarification et remises).

Adresse & Contact

L'onglet montre deux cartes, Facturation et Livraison, et la section Adresse de la société.

1. Facturation : le titre de l'adresse (« Siège »), ses lignes, le contact du client avec son e-mail et son téléphone, et l'interrupteur À l'attention de … (« Imprimé sous le nom du client »). Le bouton Changer ouvre le panneau des adresses du client.
2. Livraison : l'adresse où part la marchandise (ici « Chantier Martigny »). C'est celle que le livreur lira, et celle que contrôle une règle de livraison limitée à certains pays. Changer ouvre le panneau Livraison : « Cliquez sur une carte pour l'utiliser sur ce document. » Il propose Comme la facturation, puis chaque adresse du client en carte (avec ses repères Facturation préférée, Livraison préférée et Sur ce document, et les instructions de livraison), un lien + Ajouter une adresse, le champ Expédié depuis (l'adresse d'où part la marchandise) et le bouton Appliquer.
3. Adresse de la société : Nom de l'Adresse de la Société, Personne de contact de la société et, en lecture seule, l'adresse qui en résulte. C'est l'adresse de votre entreprise imprimée sur le bon.

Le bon de livraison n'a pas de carte Envoyer à un tiers, que l'on trouve sur le devis, la commande client et la facture. Pour le détail des cartes, voir Créer une facture de vente et La fiche d'un client : adresses, contacts, conditions.

Conditions

Deux champs : Conditions, qui choisit un texte type parmi vos modèles de conditions (le modèle de départ est « Avec nos remerciements et meilleures salutations »), et Détails des Termes et Conditions, un éditeur de texte.

1. Conditions : choisir un autre modèle (ici « Conditions générales de vente ») remplit le texte.
2. Détails des Termes et Conditions : le texte du modèle apparaît, que vous pouvez corriger pour ce bon seulement. L'éditeur propose le style, les listes, les liens, les images et les tableaux. Il arrive qu'un bon montre un modèle choisi et un texte vide : choisissez alors le modèle de nouveau.

Plus d'informations

L'onglet réunit quatre blocs de suivi et de réglages, du plus utile au moins utile.

1. Statut : % Montant facturé, % Installé et % Retourné (en lecture seule), l'état du bon (Brouillon…) et l'interrupteur Masquer le statut à l'impression, qui supprime le badge d'état du bon imprimé. Son aide dit : « Décoche pour ne PAS imprimer le badge de statut sur ce document précis. »
2. Infos Transporteur : Transporteur (un fournisseur de votre fichier), Livreur, N° de reçu du transport, N° du Véhicule, Nom du conducteur et Date de réception du transport, préremplie avec le jour de la création. Ces champs se remplissent à la main, pour garder une trace d'un transport organisé par vos soins ; l'expédition par La Poste (bouton Expédier) et les tournées de livraison ont leurs propres écrans (voir Livraisons, expéditions et tournées).
3. Détails de la commande d'achat client (replié) : Numéro de Commande d'Achat du client et Date de la Commande d'Achat du Client, quand votre client vous a envoyé son propre numéro de commande.
4. Commission et Équipe des Ventes (repliés) : l'apporteur d'affaires, le taux et le total de la commission, puis le tableau des vendeurs avec leur contribution.

1. Section Abonnement : un titre sans champ, qui ne contient rien tant que le bon ne vient pas d'une répétition automatique.
2. Paramètres d'impression : En-Tête (l'en-tête de lettre, « Entête par défaut »), En-tête d'impression, Imprimer Sans Montant (un bon sans prix, utile pour le livreur), Langue d'impression (en lecture seule) et Groupe les éléments identiques.
3. Infos supplémentaires : Est un client interne, Webstamp (voir La Poste : commander des timbres avec WebStamp), Référence inter-entreprise, Territoire, Source, Campagne et Instructions, un texte libre.

Connexions

L'onglet liste les documents que le bon peut avoir autour de lui, avec un nombre quand il en existe et un + pour en créer un.

1. En relation : Facture de vente, Bordereau de Colis (le + en crée un) et Service de Livraison.
2. Référence : Commande client (le « 1 » indique la commande d'origine), Expédition et Inspection de la Qualité.
3. Retours : Écriture de stock.
4. Transfert Interne : Demande de matériel, Commande fournisseur et Réception d'achat. L'autre groupe, Abonnement, contient Répétition automatique.

À régler une fois

• Décidez de la preuve : avec Requis, aucune livraison n'est enregistrée sans signature ni photo, ce qui laisse une trace en cas de désaccord. Facultative accélère les remises simples mais laisse des livraisons sans preuve.
• Réfléchissez au canal : l'e-mail est le canal par défaut, le SMS est facturé au message, et « Les deux » écrit par e-mail et par SMS. Gardez l'envoi automatique éteint tant que vous n'avez pas testé les messages avec un client de démonstration.
• Protégez la vie privée des chauffeurs : les positions envoyées par leur téléphone sont supprimées après le nombre de jours que vous fixez (de 1 à 90), et le chauffeur en est informé avant de partager sa position. Vous pouvez n'afficher que son prénom au client.
• Les droits : préparer, expédier ou marquer livré dépend du modèle d'accès de chacun. Si une action répond « Non autorisé », vérifiez les droits de la personne (voir Modèles d'accès : donner les bons droits).

Au quotidien

• Préparez avec la douchette ou au clavier. Utilisez Tous seulement quand vous avez vraiment contrôlé la ligne.
• Si vous ne pouvez pas tout livrer, validez quand même ce qui est prêt : choisissez Créer un reliquat pour livrer le reste plus tard, ou Solder si le reste ne sera pas livré.
• Avant de valider, relisez l'adresse et les instructions de livraison dans Où va le bon : c'est ce que le chauffeur lira à la porte.
• Pour une remise au comptoir, utilisez Marquer livré et faites signer le client à l'écran.
• Une fois livré, le bon attend sa facture : cliquez sur Créer la facture.
• Si un bouton répond « Non autorisé » ou « Accès non disponible », demandez à la personne qui gère les accès de votre entreprise de vérifier votre modèle d'accès.

Voir aussi

• Du devis à la commande : les commandes clients
• Créer une facture de vente
• Voir le stock de vos articles
• Créer un article