EBICS : la liaison sécurisée entre Neoffice et votre banque

EBICS est le canal fermé et chiffré par lequel Neoffice échange des fichiers avec votre banque, sans que vous passiez par votre e-banking (le site ou l'application de votre banque, où vous consultez vos comptes et validez vos paiements) : Neoffice va chercher vos relevés de compte chaque matin, et il peut déposer à la banque les ordres de paiement que vous avez préparés.

Le mot est l'abréviation de l'anglais Electronic Banking Internet Communication Standard. C'est une norme utilisée par les banques, pas une invention de Neoffice : ce que votre banque propose, exige, facture et le temps qu'elle met à l'ouvrir dépendent d'elle.

Cette page s'adresse à quelqu'un qui n'a jamais entendu le mot. Elle dit ce que c'est, ce que ça remplace, le chemin complet de la mise en service, ce qui arrive tout seul chaque matin, ce que EBICS ne fait pas, puis répond aux questions qui reviennent.

Pour comprendre pourquoi il faut des clés, une lettre signée et la comparaison d'empreintes, lisez Comment fonctionne EBICS, en clair. Les pages suivantes détaillent chaque étape ; la liste est tout en bas, dans « Voir aussi ». Les écrans décrits ici sont ceux de l'interface Avancé : voir Simple ou Avancé.

EBICS en une image : le circuit complet

Voici le chemin, de la demande à la banque jusqu'au paiement enregistré dans la comptabilité. L'étape 1 et l'activation de l'accès (dans l'étape 3) dépendent de votre banque ; le reste dépend de Neoffice et de vous.

1. Le contrat. Vous demandez à votre banque un contrat EBICS pour l'entreprise. La banque vous remet quatre valeurs : l'ID de l'hôte, l'URL, l'ID du partenaire et l'ID utilisateur (définies plus bas), et vous dit comment elle vous communiquera les empreintes de ses propres clés (vous en aurez besoin à la dernière étape).
2. La connexion dans Neoffice. Une personne autorisée (voir « Qui fait quoi dans l'entreprise ») crée la Connexion EBICS, un formulaire, avec + Nouvelle connexion sur la page Connexion bancaire. Elle y saisit les quatre valeurs, les versions que la banque indique, et un Mot de passe de la clé qui protège vos clés.
3. L'assistant de la page « Connexion bancaire ». En cinq étapes, Neoffice crée vos clés de sécurité et les envoie à la banque ; vous téléchargez une lettre qui porte l'empreinte de ces clés, vous la faites signer et vous l'envoyez à la banque ; la banque active l'accès ; enfin vous comparez les empreintes des clés de la banque avec celles qu'elle vous a données, et Neoffice met la connexion en service.
4. Chaque matin : les relevés. À 07:00, Neoffice demande à la banque les relevés des sept derniers jours, crée les transactions bancaires et rapproche d'elles-mêmes celles qu'il reconnaît.
5. Quand vous le décidez : les paiements. Sur une proposition de paiement validée, un clic sur Transmettre par EBICS, puis votre confirmation, dépose le fichier de paiement à la banque. « Transmis » ne veut pas dire « payé » : la banque doit encore l'exécuter.
6. Le retour. Quand la banque a exécuté le paiement, il apparaît dans un relevé : Neoffice crée l'écriture de paiement (ou retrouve celle qui existe), la rattache à la transaction bancaire et solde la facture, si le paiement est reconnu et que son montant est exact.

Où trouver la page : menu Paramètres, onglet EBICS, onglet Connexion bancaire. Une connexion qui n'est pas encore en service y montre l'état Non initialisée ou En attente de la banque, avec les cinq étapes de l'assistant.

Sur la capture :

1. le bouton noir Connecter ma banque, en haut à droite : il ouvre l'assistant. Le bouton change avec l'état de la connexion ;
2. la carte d'état, ici Non initialisée, avec la phrase « Aucune connexion active avec votre banque. » ;
3. Où en est la connexion : les cinq étapes Préparer, Envoi, Lettre, Attente et Terminer, avec sous chacune celui qui agit (Neoffice, vous, la banque).

Une fois la connexion en service, la même page montre l'état Connectée, la date de fin des certificats et trois panneaux.

Sur la capture :

1. la liste Connexion, qui choisit la connexion quand il y en a plusieurs, et + Nouvelle connexion à droite ;
2. le bouton noir Synchroniser maintenant, en haut à droite ;
3. la carte d'état, ici Connectée, avec la date de la dernière synchronisation ;
4. le lien Voir les relevés ;
5. la date de fin des certificats, avec le temps qui reste ;
6. les trois panneaux Relevés, Paiements et Accès EBICS.

Où en est ma connexion ? La carte de la page Connexion bancaire donne l'état de la connexion, dit pourquoi, et propose le bouton qui convient :

• Non initialisée : rien n'est en service ; bouton Connecter ma banque.
• En attente de la banque : les clés sont parties, la banque doit activer l'accès, en général sous 1 à 3 jours ouvrés ; bouton Continuer dans l'assistant.
• Connectée : tout fonctionne ; bouton Synchroniser maintenant.
• À renouveler dans N jours (ou À renouveler aujourd'hui) : les certificats se terminent dans 30 jours ou moins ; la carte dit « Passé le …, la banque refusera tous les ordres. » ; bouton Renouveler la connexion.
• Expirée : « Les certificats ont expiré le … : plus de relevés, plus de paiements. » ; bouton Renouveler maintenant.
• Interrompue : la dernière synchronisation a échoué, ou le fichier des clés manque ; la carte dit la cause (le service de Neoffice est indisponible, la banque est injoignable, la banque refuse vos identifiants, la banque ne fournit pas ces relevés à cette connexion, des relevés reçus n'ont pas pu être importés) et propose Réessayer, Renouveler la connexion ou Voir le détail (diagnostic) selon la cause.

Le détail de chaque état est dans EBICS : mettre en place la connexion avec votre banque.

Ce que EBICS remplace

Ce que EBICS ne supprime pas : le contrôle humain. Une proposition de paiement doit toujours être préparée, relue et validée dans Neoffice avant d'être transmise, et la banque peut exiger une dernière signature dans son e-banking.

Les mots à connaître

Ce que Neoffice fait avec EBICS

• Il reçoit les relevés. Chaque jour à 07:00, pour chaque connexion activée dont l'interrupteur Activer la synchronisation est actif. Il demande à la banque les relevés des sept derniers jours et ignore ceux qu'il a déjà. Voir la page EBICS : recevoir vos relevés chaque matin.
• Il envoie les ordres de paiement. À la demande, sur une proposition de paiement validée. Voir la page EBICS : envoyer vos paiements à la banque.
• Il écrit en comptabilité. À l'arrivée du relevé, quand il reconnaît le paiement, il crée ou retrouve l'écriture de paiement et solde la facture : pour un paiement fournisseur, elle débite le compte de dettes et crédite le compte bancaire ; pour un encaissement client, elle débite le compte bancaire et crédite le compte de créances clients. Ce qu'il ne reconnaît pas reste à traiter dans le rapprochement bancaire.
• Il guide la mise en place. La page Connexion bancaire et son assistant déroulent les étapes, une à la fois. Voir la page EBICS : mettre en place la connexion.
• Il dit où en est la connexion. La carte de la page Connexion bancaire donne l'état, la cause quand quelque chose ne va pas, et la date de fin des certificats.
• Il vous prévient quand la banque a activé l'accès. Pendant la mise en service, il demande chaque matin à 08:00 à la banque si l'accès est activé, et prévient les administrateurs par e-mail, une seule fois.
• Il vous prévient avant que les certificats se terminent. Un e-mail part à 08:15, 30 jours puis 7 jours avant la date de fin, et une fois quand ils ont expiré. Les destinataires sont les comptes actifs qui ont le rôle Administrateur, Responsable comptabilité ou Responsable Système et une adresse e-mail ; si une autre personne doit être prévenue, demandez-le à Neoffice.
• Il garde vos clés chez vous. Elles sont rangées dans les fichiers privés de votre Neoffice. À chaque échange, votre Neoffice les transmet à la liaison, qui s'en sert le temps de l'opération puis les efface ; elle ne les conserve pas. Avant de remplacer un trousseau, Neoffice en garde une copie datée.

Ce que la banque exige

Cette section dit ce que la banque doit vous donner ou faire. Tout ce qui est sur cette liste dépend de votre banque, de son contrat et de ses délais : Neoffice ne peut pas les accélérer.

• Un contrat EBICS. Demandez-le à votre conseiller. Demandez aussi ce qu'il coûte : Neoffice n'en sait rien.
• Quatre valeurs d'accès : ID de l'hôte, URL, ID du partenaire, ID utilisateur.
• Les versions à utiliser : Version (H004 ou H005), Version du protocole, Version du message (camt.053) et Version message paiement (pain.001), les quatre champs du formulaire de la connexion.
• La lettre d'initialisation signée. Vous la signez avec les personnes habilitées de l'entreprise et l'envoyez à la banque comme elle vous l'indique.
• L'activation de l'accès, une fois la lettre reçue et contrôlée.
• Les empreintes de ses propres clés. À la dernière étape, vous les comparez à celles que Neoffice affiche : demandez à la banque comment elle vous les communique.
• La signature électronique des ordres : selon le contrat, un ordre déposé par EBICS doit être signé ou libéré dans l'e-banking par les personnes habilitées avant d'être exécuté. Demandez à la banque comment cela se passe pour votre contrat.
• Les comptes concernés : le contrat dit quels comptes de l'entreprise apparaissent dans les relevés.

Ce qui se règle chez Neoffice, pas chez vous

• L'ouverture de la liaison pour votre Neoffice. Si vous lisez « Service EBICS non configuré », c'est Neoffice qui doit la régler (voir EBICS : si quelque chose se passe mal).
• Les banques acceptées par la liaison. Selon sa configuration, la liaison de Neoffice peut refuser une banque que Neoffice n'a pas autorisée. Vous lisez alors un message en anglais qui commence par « This bank is not allowed on this hub » : demandez à Neoffice d'autoriser votre banque. Cela vaut aussi quand vous changez de banque.

Les délais

Les limites

• EBICS ne remplace pas la validation humaine. Une proposition doit être validée dans Neoffice avant l'envoi, et la banque peut exiger une signature dans son e-banking.
• Une transmission réussie ne veut pas dire un paiement exécuté. Neoffice affiche « Le fichier de paiement a été transmis à la banque. Ce n'est pas encore le paiement : la banque doit encore le signer et l'exécuter. » Il ne lit pas l'état de traitement de l'ordre chez la banque : vérifiez dans l'e-banking, et attendez le relevé.
• Un envoi dont la réponse se perd est « incertain ». Neoffice ne le renvoie jamais de lui-même : vous regardez votre e-banking et vous dites à Neoffice ce que vous y voyez, avec les boutons La banque a reçu le fichier et La banque n'a pas reçu le fichier (voir la page EBICS : envoyer vos paiements à la banque).
• Les relevés sont des relevés de fin de journée. Ils arrivent le lendemain, pas en temps réel.
• Les avis de crédit camt.054 ne sont pas récupérés par EBICS. Chaque matin, Neoffice ne télécharge que les relevés camt.053 : l'import des paiements QR des clients reste un import de fichier.
• Une connexion par contrat. Une société peut avoir plusieurs connexions ; les relevés de chacune activée sont récupérés, et au moment de transmettre un paiement Neoffice vous demande, dans la fenêtre Choisir la banque, quelle banque tient le compte à débiter.
• Les certificats ont une date de fin. La carte affiche la date quand les clés portent un certificat. Les certificats que Neoffice crée aujourd'hui sont valables dix ans (la carte l'indique : Validité des nouveaux certificats) ; ceux d'une connexion plus ancienne peuvent se terminer plus tôt, la date est sur la carte. Un renouvellement suit six étapes et demande à la banque de réinitialiser l'accès : dès qu'elle l'a fait, l'ancien trousseau ne fonctionne plus, les relevés reprennent à l'activation et Neoffice rattrape ensuite la période manquée. Commencez dès que la carte dit À renouveler dans N jours.
• Neoffice n'envoie pas d'e-mail pour une synchronisation en échec. La carte de la page Connexion bancaire passe à Interrompue et dit la cause : regardez-la de temps en temps.
• Chaque IBAN doit être connu de Neoffice. Neoffice retrouve le compte bancaire de l'entreprise grâce à l'IBAN inscrit dans le relevé : sans compte bancaire de l'entreprise qui porte cet IBAN, le relevé n'est pas importé et l'import reste en erreur (voir la page EBICS : recevoir vos relevés chaque matin).

Qui fait quoi dans l'entreprise

Seule une personne qui a le droit d'écrire sur la connexion voit Transmettre par EBICS : réservez ce droit à peu de monde.

Questions fréquentes

Faut-il EBICS pour utiliser Neoffice ? Non. Sans connexion EBICS, vous importez vos relevés et déposez vos fichiers de paiement à la main : l'import d'un relevé et Télécharger le fichier bancaire restent à votre disposition. Voir La banque sans EBICS.

Neoffice peut-il payer sans mon accord ? Non. Il ne dépose à la banque qu'une proposition de paiement que quelqu'un a validée, puis transmise en cliquant sur Transmettre par EBICS et en confirmant. Selon votre contrat, la banque peut en plus exiger une signature dans son e-banking. Neoffice ne déplace jamais d'argent lui-même : c'est la banque qui exécute.

Mes clés sont-elles en sécurité ? Elles sont rangées dans les fichiers privés de votre Neoffice, protégées par le Mot de passe de la clé. La liaison de Neoffice ne les garde pas : elle les reçoit pour une opération, s'en sert, puis les efface. Limitez l'accès à la connexion aux personnes de confiance, et ne communiquez jamais le mot de passe de la clé.

Mes certificats vont-ils se terminer sans prévenir ? Non : la carte affiche leur date de fin, et Neoffice envoie un e-mail aux administrateurs et aux responsables 30 jours puis 7 jours avant, et une fois après. Si la carte d'une connexion Connectée n'affiche aucune date de fin, c'est que ses clés ne portent pas de certificat : il n'y a alors rien à renouveler pour cette raison.

Combien de temps avant de recevoir mon premier relevé ? Il faut compter l'activation par la banque (1 à 3 jours ouvrés d'habitude, jusqu'à 17 jours observés, mais c'est elle qui décide), puis la fin de l'assistant : les relevés des 30 derniers jours sont alors récupérés tout de suite, et la synchronisation du matin prend le relais à 07:00.

Que se passe-t-il le week-end ? Neoffice interroge la banque tous les jours à 07:00. Un matin sans nouveau relevé est normal (dimanche, jour férié, pas de mouvement). Comme Neoffice redemande les sept derniers jours à chaque fois, un relevé publié en retard est repris le lendemain : rien ne se perd.

Une transaction apparaît-elle deux fois si j'importe aussi à la main ? Neoffice reconnaît un relevé déjà reçu à son contenu et ne recrée pas une ligne déjà connue. Mais choisissez un seul chemin par compte : mélanger l'EBICS et un import à la main sur le même compte peut créer des doublons. En cas de doute, demandez à la personne qui tient la comptabilité.

J'ai transmis un paiement par erreur. Que faire ? Contactez votre banque tout de suite, avant l'exécution : Neoffice n'a aucune fonction pour rappeler un ordre déjà déposé. Si la banque exige une libération dans son e-banking, ne libérez pas l'ordre. Une proposition déjà transmise ne se renvoie pas : Neoffice répond « La banque détient déjà le fichier de cette proposition de paiement. Pour corriger un paiement, annulez cette proposition et créez-en une nouvelle. » Demandez d'abord à la banque d'annuler l'ordre déjà déposé, sans quoi les factures seraient payées deux fois.

Que se passe-t-il si je change de banque ? Il faut un nouveau contrat, une nouvelle connexion (+ Nouvelle connexion) avec de nouvelles clés, et, si la liaison refuse la nouvelle banque, que Neoffice l'autorise. Désactivez l'interrupteur Activer la synchronisation de l'ancienne connexion quand vous n'en avez plus l'usage.

Puis-je avoir plusieurs banques ? Oui, une connexion par contrat. Au moment de transmettre un paiement, Neoffice vous demande de choisir la banque qui tient le compte à débiter.

Qui contacter si ça ne marche pas ? La banque pour tout ce qui touche à l'accès (activation, accès refusé, contrat), Neoffice pour la liaison et pour le programme, votre comptabilité pour le rapprochement. Le détail est dans la page EBICS : si quelque chose se passe mal.

À régler une fois

• Décidez qui s'en occupe. Une personne de confiance, qui peut joindre la banque, signer la lettre d'initialisation (ou la faire signer) et jeter un œil à la carte Connexion bancaire chaque semaine.
• Demandez à la banque par écrit : le coût du contrat, les valeurs d'accès, les versions à utiliser, la procédure d'activation et son délai, la signature électronique des ordres, la façon dont elle vous communique les empreintes de ses clés.
• Dites à Neoffice qui doit recevoir les e-mails de fin de certificats si ce ne sont pas les comptes Administrateur, Responsable comptabilité et Responsable Système. Si un message vous dit que votre banque n'est pas autorisée, demandez à Neoffice de l'autoriser.
• Gardez une trace : le contrat, les valeurs d'accès, la lettre signée avec sa date d'envoi, le nom de votre interlocuteur à la banque, la date de fin des certificats.
• Séparez les rôles. La personne qui prépare une proposition de paiement n'est pas celle qui la valide ; si la banque propose la signature électronique distribuée, utilisez-la comme second contrôle.
• Réservez les droits. Seuls les rôles Responsable comptabilité et Responsable Système peuvent modifier la connexion et transmettre un paiement : donnez-les à peu de monde.

Au quotidien

• Faites suivre un chiffre. Le nombre de transactions bancaires à rapprocher, affiché dans l'Aperçu de l'espace Finance (voir Aperçu d'un espace), doit baisser d'une semaine à l'autre.
• Vous n'avez rien à lancer pour les relevés : ils sont déjà là le matin. Traitez ce qui n'est pas rapproché.
• Si vous n'avez que la lecture de la connexion, regardez la carte de la page Connexion bancaire mais ne cherchez pas à agir : c'est le travail de la personne responsable.
• Ne transmettez une proposition qu'une fois validée et relue : le fichier part à la banque immédiatement après votre confirmation.
• Si une information manque (relevé absent, paiement qui ne revient pas), prévenez la comptabilité avant de saisir quoi que ce soit à la main.

Voir aussi

• Comment fonctionne EBICS, en clair
• EBICS : mettre en place la connexion avec votre banque
• EBICS : recevoir vos relevés chaque matin
• EBICS : envoyer vos paiements à la banque
• EBICS : si quelque chose se passe mal
• La banque sans EBICS : envoyer vos paiements et recevoir vos relevés, à la main
• La banque dans Neoffice : d'où viennent vos transactions
• Le rapprochement bancaire
• Payer les fournisseurs : propositions de paiement