Les Paramètres du stock : un onglet après l'autre

Les Paramètres du stock sont la page où se règlent les habitudes de tout le stock de la société : l'entrepôt proposé, la méthode de valorisation, les tolérances de livraison, le réapprovisionnement automatique, la date avant laquelle plus rien ne peut être saisi. Ce sont des valeurs « de départ » : un article ou un document peut les remplacer. Cette page passe chaque onglet en revue et dit ce que chaque réglage change sur vos documents. Tout se règle ici, sauf un champ qui se pilote ailleurs.
Les valeurs citées sont celles de la société de l'exemple : ce sont des valeurs de départ, pas des recommandations. La page appartient à l'espace Opérations (fil d'Ariane « Opérations › Paramètres du Stock »).

Ce qui se règle ailleurs : les champs grisés

Un bandeau bleu en haut de la page dit : « Les champs grisés ne se modifient pas ici, mais dans la Configuration de la société, qui les reporte sur ce formulaire. » Dans les Paramètres du stock, un seul champ est grisé : Autoriser le stock négatif, dans l'onglet Validations de stock. Il se règle dans la Configuration de la société ; le bouton Ouvrir la configuration de la société, en haut de la page, y mène directement, tout comme l'ampoule bleue à côté du champ. Voir « Champs grisés : les données gérées par la Configuration de la société ».

Valeurs par défaut

1. Le bandeau. Il renvoie à la Configuration de la société pour les champs grisés.
2. Entrepôt par Défaut. Le dernier recours quand ni le document, ni l'article, ni son groupe, ni sa marque ne désignent d'entrepôt (à condition que l'entrepôt appartienne à la société du document). Voir « Gestion de stock ». Dans cet exemple : « Magasins ».
3. Méthode de Valorisation par Défaut. La méthode des articles dont la fiche ne dit rien : ici « FIFO (Premier entré, Premier sorti) ». Voir « La valorisation du stock ».
4. Groupe d'articles par défaut. Le groupe proposé à la création d'un article : « Produits ».

Les autres champs de l'onglet :

• Nomenclature d'Article Par : comment un article reçoit son code, par défaut « Code article » (le code que vous tapez), ou une série de numérotation.
• Entrepôt de stockage des échantillons : l'entrepôt où l'on range les échantillons conservés, vide ici.
• UdM par Défaut des Articles : l'unité de mesure proposée à la création d'un article, ici « Unité ».
• Section Valeurs par défaut de la liste de prix : Création du prix de l'article dans les listes de prix si abscent (la faute est celle de l'écran), Mettre à jour la liste de prix basée sur et Mise à jour automatique du prix dans les listes de prix (les deux interrupteurs sont éteints ici). Voir « Prix et remises ».
• Section Quantité UOM stock : trois interrupteurs, éteints ici : Autoriser la modification de la qté en UdM de stock pour les documents de vente, le même pour les documents d'achat, et Autoriser les UdM avec un taux de conversion défini dans l'article. Le texte d'aide du troisième (resté en anglais) dit que, allumé, les documents de vente et d'achat ne proposent que les unités dont le taux de conversion est réglé sur la fiche de l'article, c'est-à-dire le Facteur de Conversion du tableau UDMs : voir La fiche d'un article : ce que contient chaque onglet.

Validations de stock

1. Tolérance de livraison/réception excédentaire (%). Le pourcentage de marchandise en plus qu'on accepte de recevoir ou de livrer par rapport à la quantité commandée. Le texte d'aide donne l'exemple : « si vous avez commandé 100 unités et que votre tolérance est de 10 %, vous êtes autorisé à recevoir 110 unités ». À 0, la quantité doit être exacte. Dans la même colonne, Autorisation de limite de transfert (même idée pour un transfert) et Tolérance de prélèvement excédentaire (pour une liste de prélèvement).
2. Rôle autorisé à dépasser cette limite. Un rôle (un groupe de droits) qui peut dépasser la tolérance malgré tout. Vide ici.
3. Autoriser le stock négatif. Grisé : voir plus haut. Il autorise une livraison même si le stock est insuffisant.
4. Ouvrir la configuration de la société. Le bouton qui mène au réglage grisé.

Les autres interrupteurs de la colonne de droite :

• Afficher le champ Code Barre dans les transactions de stock (allumé) : montre la case de lecture à la douchette.
• Convertir les descriptions d'articles en HTML valide lors des transactions (allumé).
• Autoriser les transferts internes au prix de pleine concurrence (éteint) : le taux de l'article ne s'ajuste alors pas au taux de valorisation lors des transferts internes.
• Valider les entrepôts de transfert de matériaux (éteint) : si allumé, l'entrepôt de départ et l'entrepôt d'arrivée d'un transfert doivent être différents.

Article par lot et n° de série

Cet onglet règle le comportement des articles suivis par numéro de série ou par lot (voir « Numéros de série et lots »). Les réglages vus à l'écran : Autoriser un n° de série existant à être fabriqué/reçu à nouveau, Ne pas utiliser la valorisation par lot (si allumé, le stock des lots est valorisé en moyenne mobile), Création auto. du lot de n° de série et de lot pour les sorties, Désactiver le sélecteur de numéro de lot/série, Utiliser les champs de série / lot, Ne pas mettre à jour le n° de série / lot lors de la création d'un lot automatique, et les réglages de numérotation (Définir la nomenclature du lot de n°s de série et lots basée sur la série de nommage, Masque de numérotation par défaut pour les Lots ou Séries). Laissez-les tels quels sauf si vous suivez des numéros de série ou des lots.

Réservation de stock

Quatre réglages : Activer la réservation de stock (allumé), Autoriser la réservation partielle, Réservation auto. du stock pour la commande client à l'achat (allumé) et Réservation auto. des n° de série et de lot. Ils pilotent la mise de côté d'une quantité pour une commande client précise. Les chiffres « Réservé » et « Disponible » sont expliqués dans « Voir le stock de vos articles ».

Qualité

Trois réglages d'inspection : Action si l'inspection qualité n'est pas soumise et Action si l'inspection qualité est rejetée (chacun : Arrêter ou Avertir ; « Arrêter » par défaut) et Autoriser le contrôle qualité après l'achat / la livraison. Utile seulement si vous inspectez la marchandise.

Planification des stocks

1. Augmenter la demande d'article lorsque le stock atteint le niveau de commande. Allumé : chaque jour, Neoffice crée une demande de matériel pour les articles dont le stock projeté a atteint le niveau de leur ligne Re-commande auto. Voir « Gestion de stock ».
2. Notifier par e-mail lors de la création d'une demande de matériel automatique. Éteint ici : aucune notification n'est envoyée.
3. Paramètres de transfert entre entrepôts. Deux interrupteurs, éteints : Autoriser le transfert d'articles du bon de livraison à la facture de vente et Autoriser le transfert de matériel du reçu d'achat à la facture d'achat.

Clôture de stock

1. Stock Gelé Jusqu'au. Une date : aucune transaction de stock ne peut être créée ni modifiée avant cette date. Vide ici, donc rien n'est gelé.
2. Gel des stocks de plus de (jours). Même idée, en nombre de jours à partir d'aujourd'hui. À 0 ici : pas de gel.
3. Rôle autorisé à créer et modifier des transactions anti-datées. Si le champ est vide, tout le monde peut saisir dans le passé ; s'il porte un rôle, seuls les détenteurs de ce rôle le peuvent.

Après la clôture d'un exercice, ces champs sont ceux qui empêchent un employé de faire bouger un stock « fermé ».

Ce que la fiche de la société ajoute

La fiche de la société porte une section Paramètres du stock, qui ne fait pas partie de cette page.

1. Compte d'Inventaire par Défaut et Compte d'Ajustement du Stock. Les comptes du plan comptable que le stock utiliserait s'il était porté en comptabilité. Sur la société de cet exemple, aucun mouvement de stock n'écrit en comptabilité : voir « Gestion de stock ». Sur la société de l'exemple, le compte d'inventaire par défaut est un compte nommé « Correction de la valeur des travaux en cours » : faites relire ces comptes par votre fiduciaire avant d'allumer l'inventaire permanent.
2. Entrepôt en transit par défaut. Pour les transferts en deux temps (sortie, puis réception). Vide ici.

À régler une fois

• Gardez Entrepôt par Défaut et Méthode de Valorisation par Défaut simples : ils s'appliquent à tous les articles qui n'ont rien de particulier.
• Décidez de vos tolérances (livraison/réception) avec vos fournisseurs : à 0, la quantité reçue doit égaler la quantité commandée.
• Après chaque clôture d'exercice, remplissez Stock Gelé Jusqu'au : c'est la seule protection contre une saisie dans le passé.
• Le stock négatif se règle dans la Configuration de la société, pas ici.

Au quotidien

• Vous n'avez normalement rien à régler ici. Si un document est refusé pour « dépassement de tolérance », prévenez la personne qui tient le stock.
• Un champ grisé n'est pas une panne : il se règle ailleurs.

Voir aussi

• Gestion de stock : ce qui décide du stock, et où le régler
• Modifier les informations de votre entreprise
• Champs grisés : les données gérées par la Configuration de la société
• Numéros de série et lots
• Prix et remises

Ce qui n'a pas été vu à l'écran

• Aucun réglage n'a été modifié : les effets décrits viennent des textes d'aide du formulaire, du code de Neoffice ou de l'état actuel de la page, jamais d'un essai. Notamment la tolérance de livraison, le gel du stock et la validation des entrepôts de transfert.
• Les onglets Article par lot et n° de série, Réservation de stock et Qualité ont été lus (libellés et valeurs) mais pas photographiés. Certains champs cachés derrière un autre interrupteur (par exemple Sélectionner le n° de série / lot basé sur) n'ont pas été vus.
• Le champ Rôle autorisé à modifier le stock gelé existe dans le formulaire mais n'était pas affiché sur la page : nous ne savons pas à quelle condition il apparaît.
• Les valeurs de cette page sont celles d'une seule instance ; une autre société peut avoir d'autres valeurs de départ.
• Le chemin de menu exact : seul le fil d'Ariane « Opérations › Paramètres du Stock » a été vu.
• L'interrupteur d'inventaire permanent de la société n'est pas affiché dans la fiche : il se règle par la configuration technique (non vu).