Les apporteurs d'affaires : la fiche, la commission et les rapports

Un apporteur d'affaires est une personne ou une entreprise qui vous amène un client et touche, en échange, une commission : un architecte, un revendeur, un indicateur. Neoffice le range dans une liste, lui donne un taux de commission et calcule, sur chaque document de vente où vous le désignez, la commission qui lui revient. Cette page explique la fiche de l'apporteur, les endroits où on le choisit, la manière dont la commission se calcule et les rapports qui la restituent. Elle fait suite à la page Ce qu'il y a derrière un champ de choix : les listes de référence.

Une précision d'abord : Neoffice calcule la commission, mais ne la paie pas et ne l'écrit pas en comptabilité. Elle se lit dans un document ou dans un rapport ; verser l'argent à l'apporteur, c'est à vous de le faire, avec une facture d'achat ou un paiement ordinaires.

Où se trouve la liste

Ouvrez l'espace Commercial. En bas de l'Aperçu, la rubrique Tout le module a, à droite, un panneau Paramètres : la ligne Apporteur d'affaires (suivie du nombre de fiches) ouvre la liste. Le panneau contient aussi Type de partenaire de vente, la petite liste qui range vos apporteurs par famille.

La liste des apporteurs d'affaires

Ajouter Apporteur d'affaires crée une fiche.
Type de Partenaire : la famille de l'apporteur. Les types fournis sont Channel Partner, Distributor, Dealer, Agent, Retailer, Implementation Partner, Reseller (encore en anglais à l'écran) et Apporteur particulier.
Territoire : la zone commerciale de l'apporteur.

Les trois lignes de la liste sont des apporteurs de démonstration. La colonne Désactivé dit si la fiche est mise de côté (voir plus bas).

La fiche d'un apporteur

Cliquez sur Ajouter Apporteur d'affaires, ou ouvrez une ligne.

La fiche d'un apporteur d'affaires

E-mail (obligatoire). Neoffice s'en sert pour envoyer à l'apporteur son propre exemplaire d'un devis et le lien d'acceptation. L'aide du champ le dit en anglais ; elle précise aussi que si l'apporteur est aussi un client, les deux fiches restent indépendantes : elles ne sont pas reliées.
Taux de Commission (obligatoire) : un pourcentage entre 0 et 100. C'est lui qui sert au calcul. À côté, l'interrupteur Désactivé retire l'apporteur des choix : un apporteur désactivé n'est plus proposé dans les champs des documents, mais les documents déjà faits le gardent.
Type de Partenaire : la famille, dans la liste vue plus haut.
Territoire (obligatoire) : un territoire de la liste des territoires. Si vous ne classez pas vos clients par région, laissez le territoire racine.
Adresse & contacts : Nouvelle adresse et Nouveau contact créent les fiches rattachées à l'apporteur.
Cibles : un tableau d'objectifs de vente (groupe d'articles, exercice, quantité, montant). Il alimente le rapport d'écart aux objectifs de l'apporteur ; il ne change rien à la commission.

Plus bas, la section Site web propose d'Afficher dans le Site Web et un Code de parrainage (« pour suivre les achats entrants ») : ils ne servent que si vous publiez vos apporteurs sur votre site.

Choisir un apporteur sur un document

Neoffice propose l'apporteur à trois endroits.

Sur la fiche du client, onglet Équipe des Ventes : Apporteur d'affaires et Taux de Commission servent de valeurs de départ pour tous les documents de ce client. Sous le tableau Équipe des Ventes, qui liste les vendeurs internes, vous désignez ainsi un apporteur attitré.

L'onglet Équipe des Ventes d'une fiche client

Équipe des Ventes : les vendeurs qui suivent le client, avec leur part de contribution et leur taux de commission. C'est la commission interne, distincte de celle de l'apporteur.
Apporteur d'affaires : l'apporteur attitré de ce client.
Taux de Commission : le taux proposé pour ce client.

Sur le devis. Le devis ne porte pas de section Commission : il porte un champ Partenaire commercial de référence, dans la section repliée Remise supplémentaire de l'onglet Détails. La fenêtre de départ du devis permet aussi de partir d'un apporteur au lieu d'un client (voir Créer un devis) : Neoffice demande alors le client final. L'e-mail d'envoi de l'acceptation a un modèle propre à l'apporteur (voir Envoyer un devis et le faire accepter).

Sur la commande, le bon de livraison et la facture de vente, onglet Plus d'informations, section Commission : c'est là que la commission se lit.

La section Commission d'une commande client

Apporteur d'affaires : l'apporteur de ce document. Choisi, il reprend son taux.
Montant éligible à comission : la somme des montants nets des articles qui donnent droit à une commission. Cette ligne porte une faute de frappe à l'écran (« comission »).
Taux de Commission : repris de la fiche de l'apporteur (ou de celle du client) ; vous pouvez le corriger pour ce document.
Total de la Commission : le résultat.

Le champ de choix lui-même se présente ainsi :

Le champ Apporteur d'affaires, ouvert sur sa liste

Le champ Apporteur d'affaires.
La liste : les apporteurs actifs, puis Créer un(e) nouveau(elle) Apporteur d'affaires et Recherche Avancée.

Comment la commission se calcule

La règle est simple : commission = montant net éligible × taux ÷ 100.

Le montant éligible est la somme des montants nets (après remise, avant taxes) des lignes dont l'article est éligible aux commissions. Chaque article porte cette case (Éligible aux commissions, allumée au départ dans la fiche article) : éteignez-la pour un article qui ne donne pas de commission, un frais de port par exemple. Sur les lignes d'un document, la case est en lecture seule : elle suit l'article.
Le taux doit rester entre 0 et 100 : au-delà, Neoffice refuse d'enregistrer.
Le recalcul se fait à chaque modification du document, tant qu'il n'est pas validé. Une fois validé, le total ne bouge plus.

Exemple. Une commande de 100 flacons d'huile à 18.00 : 1'800.00 de total. Les prix s'entendent TVA comprise, donc le montant net est de 1'665.12. Avec un apporteur à 5 %, la commission est de 1'665.12 × 5 ÷ 100 = 83.26 (arrondi). Si l'article n'était pas éligible, le montant éligible serait de 0.00 et la commission aussi.

Ce que l'apporteur change ailleurs

Une règle de tarification peut être limitée à un apporteur (Applicable pour : Apporteur d'affaires). Exemple essayé : une règle de 5 % réservée à un apporteur ne joue que sur les documents qui portent cet apporteur.
Un abonnement peut désigner un apporteur : les factures qu'il génère le reprennent, et leur commission est calculée.
Un site web peut porter un apporteur par défaut (le Profil de site web a un champ Apporteur d'affaires) : les commandes et factures venues de ce site le reçoivent, sauf si un apporteur est déjà posé. C'est le moyen de rémunérer un revendeur dont les clients commandent sur son propre site.

Les rapports de commission

Tapez Commission dans la recherche : Neoffice propose, dans l'espace Commercial, la rubrique Partenaires et objectifs, avec cinq rapports :

Commission des Partenaires de Vente : une ligne par apporteur, avec le montant facturé, le montant éligible à comission, le total de la commission et le coût moyen de la commission. Il lit les factures de vente. Ses en-têtes sont en partie en anglais à l'écran (par exemple Invoiced Amount (Excl. Tax)).
Commission avancée des partenaires de vente : le même total par apporteur, avec les dates de début et de fin et la case Afficher les désactivés ; ses colonnes sont en anglais. Détail de la commission avancée des partenaires de vente donne le détail, facture par facture.
Résumé de la commission partenaire : calculé sur les commandes clients (ou un autre type de document, au choix), avec les filtres société, apporteur, client et territoire.
Récapitulatif de la commission des ventes : la commission des vendeurs de l'équipe interne, pas celle des apporteurs.

Un rapport sert à régler la commission : vous le relisez en fin de mois, vous payez, vous gardez la trace de ce que vous avez versé.

À régler une fois

Créez une fiche par apporteur avec son taux et son e-mail. Le taux peut être corrigé document par document, mais un taux juste sur la fiche évite les erreurs.
Sur la fiche d'un client attitré, posez l'apporteur dans l'onglet Équipe des Ventes : chaque document de ce client le reçoit sans que personne n'y pense.
Éteignez Éligible aux commissions sur les articles qui n'en donnent pas (transport, acompte, location de matériel…).
Qui peut créer et modifier un apporteur dépend du modèle d'accès : c'est le rôle Gestionnaire des données de vente (voir Modèles d'accès : donner les bons droits). Les autres postes de vente lisent la liste. Un apporteur ne se supprime pas : on le désactive.

Au quotidien

Pour un devis amené par un apporteur, partez de l'apporteur dans la fenêtre de départ du devis, puis choisissez le client final.
Sur une commande ou une facture, vérifiez que la section Commission (onglet Plus d'informations) montre bien l'apporteur et un total non nul. Un total à 0.00 signifie en général qu'aucune ligne n'est éligible, ou que le taux est à 0.
Ne créez pas un apporteur « pour passer » : il porte un taux de commission, donc de l'argent.
Si le taux d'un document ne correspond pas à votre accord avec l'apporteur, ne le corrigez pas à la main sans prévenir la personne qui tient les fiches.

Ce que la fiduciaire contrôle

Neoffice ne passe aucune écriture pour la commission : prévoyez comment vous la réglez (facture d'achat de l'apporteur, note de frais, paiement).

Voir aussi

Ce qui n'a pas été vu à l'écran

Le calcul de la commission a été vu à l'écran sur une commande en brouillon (le montant, le taux et le total se recalculent quand on choisit l'apporteur et la quantité). Il n'a pas été enregistré. La règle « 0 à 100 » et le fait que le total ne bouge plus après la validation sont lus dans le code.
Les cinq rapports de commission : leurs noms, leurs filtres et leurs colonnes ont été lus à l'écran ; le calcul qu'ils font n'a pas été recoupé chiffre par chiffre avec les documents (le Détail de la commission avancée n'a pas été ouvert).
L'apporteur repris du devis dans la commande : le champ du devis (Partenaire commercial de référence) et le champ de la commande (Apporteur d'affaires) sont deux champs distincts ; le devis ne remplit pas la section Commission de la commande qui en est tirée à notre connaissance, mais ce point n'a pas été essayé avec un apporteur de référence.
Le Profil de site web et l'abonnement : le passage de l'apporteur aux commandes d'un site et aux factures d'un abonnement est lu dans le code, non essayé.
La désactivation a été essayée sur le champ de choix (un apporteur désactivé disparaît de la liste) ; son effet sur un document déjà fait n'a pas été regardé.
Les droits : les rôles viennent des droits définis sur la liste ; aucun compte restreint n'a été essayé.

Manuel Neoffice