Les devises et la comptabilité multidevises
Votre comptabilité est tenue en francs suisses, mais votre entreprise peut avoir un compte bancaire en euros, un client qui paie en dollars ou un fournisseur facturé en euros. Neoffice sait alors garder deux montants sur la même ligne : le montant dans la devise d'origine, et sa valeur en francs au taux de change du jour. Cette page montre où se règlent les devises, d'où viennent les taux, comment saisir une écriture dans une autre devise et à quoi sert la réévaluation du taux de change. Le traitement comptable des écarts de change est un sujet de fiduciaire : faites valider vos réglages avant de facturer en devises.
Où se règle la devise
La devise se règle à trois endroits.
Sur le compte. La fiche d'un compte du plan comptable a un champ Devise. Dans notre société de démonstration, le plan comptable contient par exemple 1024 - Compte courant EUR et 1025 - Compte courant USD pour les banques, 1102 et 1103 pour les créances en euros et en dollars. Un compte en francs suisses est en CHF.
Sur le client et le fournisseur. La fiche porte un champ Devise de Facturation (CHF sur notre client de démonstration). Dans l'onglet Comptabilité, le tableau Comptes permet de désigner, par société, un compte de créances propre au client (sur la fiche fournisseur, un compte de dettes) : son aide dit « Mentionner si le compte de créances est non standard ». Pour un client facturé en euros, on y désigne le compte de créances en euros.
Sur les documents. Les colonnes de prix et de total d'un devis, d'une commande ou d'une facture portent la devise du document : « Prix (CHF) », « Total (CHF) ».
Les Paramètres de comptabilité, onglet Facturation, contiennent deux réglages qui touchent aux devises : Autoriser les factures multi-devises en contrepartie d'un seul compte de tiers (activé dans notre société de démonstration) et Autoriser les Taux de Change Existants, avec le nombre de Journées Passées. Laissez-les tels quels sans avis de votre fiduciaire.
D'où viennent les taux de change
Quand vous choisissez une devise, Neoffice propose le taux du jour : il va le chercher auprès d'un service de taux de change. Ce service se règle dans les Paramètres d'échange de devises (Aperçu de Finance, Banque et configuration, rubrique Multi-devise).
- Fournisseur de services : frankfurter.app, exchangerate.host ou Personnalisé. Avec exchangerate.host, un champ Clé d'accès apparaît : il se remplit avec la clé que vous obtenez en créant un compte chez ce fournisseur.
- L'interrupteur Désactivé coupe la recherche automatique : vous saisissez alors les taux vous-même.
- Les autres champs (adresse du service, paramètres de la requête, clé de résultat) décrivent la manière d'interroger le service. Ne les changez pas sans le support Neoffice.
Vous pouvez aussi enregistrer vos propres taux dans Change de Devise, que vous trouvez avec la recherche (rubrique Multi-devise de Finance). Cliquez sur Ajouter Change de Devise.
- Date : le jour à partir duquel le taux vaut.
- De la Devise et Devise Finale.
- Taux de Change : le titre rappelle le sens (« 1 EUR = [?] CHF »).
- A l'achat et A la vente : le taux sert aux achats, aux ventes, ou aux deux.
Dans notre société de démonstration, aucun taux n'est enregistré : Neoffice prend celui du service.
Une écriture de journal dans une autre devise
Sur une écriture de journal, l'interrupteur Multi-devise (sous le tableau) autorise des comptes de devises différentes. Sans lui, l'enregistrement est refusé avec le message « Veuillez vérifier l'option Multi-Devises pour permettre les comptes avec une autre devise ».
Choisissez le compte en euros : Neoffice affiche la devise du compte et le taux du jour. Saisissez le montant dans la devise du compte : il est converti en francs, et les totaux de l'écriture, Total débit et Total crédit, sont en francs. Dans l'exemple, 100.00 EUR à 0.9279 font 92.79 CHF, qui équilibrent le crédit de la banque en francs. Les colonnes du tableau passent en devise du compte (Débit (devise du compte) et Crédit (devise du compte)).
Le détail de la ligne donne les deux valeurs.
- Devise du compte : EUR.
- Taux de Change : proposé automatiquement, que vous pouvez corriger sur la ligne.
- Débit (devise du compte) et Crédit (devise du compte) : le montant en euros.
- Débit en Devise Société et Crédit dans la Devise de la Société : sa valeur en francs, calculée.
La réévaluation du taux de change
Un solde en euros ne vaut pas toujours le même nombre de francs : le taux bouge entre le jour de l'écriture et le jour du bouclement. La Réévaluation du taux de change sert à recalculer la valeur en francs des soldes en devises à un nouveau taux et à en mesurer l'écart. Elle se trouve dans l'Aperçu de Finance, sous Banque et configuration, rubrique Multi-devise.
Le formulaire demande la Date de comptabilisation, la Société et une Tolérance de perte d'arrondi (l'aide donne un exemple : à 0.07, les comptes dont le solde est de 0.07 dans l'une ou l'autre des devises sont considérés comme à solde nul). Le bouton Obtenir des entrées charge les comptes concernés dans le tableau Compte de réévaluation du taux de change, avec pour chacun le Nouveau taux de change, le Solde en devise de base, le Nouveau solde en devise de base et le Profit/Perte. Quand aucun solde en devise n'est ouvert, Neoffice répond « Aucune facture en attente trouvée ». Les écritures de journal ont deux types pour cela, Réévaluation du taux de change et Gain ou perte de change (voir Les écritures de journal et leurs modèles). Demandez à votre fiduciaire lequel utiliser, et faites cette réévaluation avec elle au bouclement de l'année.
À régler une fois
- Décidez avec votre fiduciaire quelles devises vous acceptez, puis faites créer les comptes en devises (banque, créances, dettes) avant la première facture.
- Réglez le fournisseur de taux une fois pour toutes : sans service actif et sans taux enregistré, vos collaborateurs devraient saisir chaque taux à la main.
Au quotidien
- Vérifiez la devise du client ou du fournisseur avant de créer un document : elle reprend celle de la fiche.
- Dans une écriture à plusieurs devises, activez Multi-devise d'abord, puis saisissez les montants dans la devise du compte.
- Le taux proposé vient du service ou d'un taux enregistré : ne le corrigez à la main que si votre responsable vous l'a demandé, par exemple pour reprendre le taux d'une facture de fournisseur.
- Si le total du débit ne tombe pas sur celui du crédit, comparez les montants en francs de chaque ligne.
Ce que la fiduciaire contrôle
- Faites réévaluer les soldes en devises à chaque bouclement. Sans cela, le bilan garde la valeur du jour de chaque écriture.