EBICS : envoyer vos paiements à la banque

Quand la connexion EBICS de votre société est activée, une proposition de paiement validée peut être envoyée directement à la banque : un clic sur Transmettre par EBICS remplace le téléchargement du fichier et son dépôt dans votre e-banking (le site ou l'application de votre banque). Le fichier est un fichier de paiement au format pain.001 : une liste d'ordres de virement, que toutes les banques suisses savent lire. Neoffice ne déplace jamais d'argent : il dépose la liste, c'est la banque qui exécute. Une transmission réussie veut dire que la banque a le fichier, pas que le paiement est fait. Cette page décrit le circuit complet : les conditions pour voir le bouton, ce qui part à la banque, ce que la proposition affiche ensuite, le cas où l'on ne sait pas si le fichier est parti, ce que fait la banque, comment le paiement revient dans votre comptabilité et ce qu'il écrit en comptabilité, puis les cas de figure et les messages d'erreur. Elle ne réécrit pas la préparation d'une proposition : elle renvoie à la page sur les propositions de paiement.

Toutes les voies pour payer un fournisseur

Ce qu'il faut pour voir le bouton

• une connexion EBICS activée pour la société de la proposition (voir la page sur la mise en place de la connexion) ;
• une proposition de paiement validée : elle ne se modifie plus ;
• le droit d'écrire sur la connexion : Responsable comptabilité, Responsable Système ou administrateur. Un Utilisateur comptabilité, qui ne peut que lire la connexion, ne voit pas le bouton : ce n'est pas un bouton que le clic refuserait, il n'est simplement pas affiché ;
• une transmission qui n'est pas incertaine : tant que Neoffice ne sait pas si un envoi précédent est parti, ni Transmettre par EBICS ni Créer et valider les écritures de paiement ne s'affichent (voir « Quand on ne sait pas si le fichier est parti »).

Le bouton ne demande pas que l'interrupteur Activer la synchronisation soit actif. Sur une proposition déjà transmise, il répond par un message (voir plus bas).

Les boutons d'une proposition validée

Sur la capture : 1 Télécharger le fichier bancaire ; 2 Créer et valider les écritures de paiement ; 3 Transmettre par EBICS. Entre les deux premiers, Imprimer et Télécharger le fichier Wise (un format de fichier pour une autre banque, qui peut répondre « Non autorisé » : ne vous en servez pas pour EBICS).

Dans l'espace Paramètres › EBICS, l'onglet Propositions de paiement liste les propositions de la société, avec les vues Transmises, À vérifier et Ce mois :

Sur la capture : 1 les vues Transmises, À vérifier et Ce mois, chacune avec son nombre. Chaque ligne est une proposition : son ID, son Titre, sa Date, son Total et la case Fichier envoyé à EBICS.

1. Télécharger le fichier bancaire : la voie manuelle, en trois étapes (télécharger, déposer à la banque, créer les écritures).
2. Créer et valider les écritures de paiement : crée tout de suite les écritures de paiement. Avec EBICS, laissez-les plutôt revenir avec le relevé : voir « L'écriture créée avant le relevé » plus bas.
3. Transmettre par EBICS : envoie le fichier à la banque.

Transmettre une proposition

1. Contrôlez la proposition comme pour un paiement manuel : fournisseurs, montants, date de paiement de chaque ligne (c'est la date d'exécution demandée à la banque), IBAN et adresses. Faites-la valider par une personne autre que celle qui l'a préparée.
2. Cliquez sur Transmettre par EBICS.
3. Si la société a plusieurs connexions bancaires, Neoffice ouvre la fenêtre Choisir la banque (voir plus bas) : choisissez la banque qui tient le compte à débiter.
4. Neoffice vous demande de confirmer la transmission. Confirmez.
5. Neoffice marque d'abord la proposition comme envoyée, pour qu'un second clic ne parte pas en même temps ; il vérifie les adresses ; il fabrique le fichier de paiement (pain.001, version 09 ou celle réglée sur la connexion) ; il le dépose à la banque ; puis il joint le fichier envoyé à la proposition. L'écran est figé pendant que le fichier part : n'appuyez pas une seconde fois et ne fermez pas la page.
6. Deux messages s'affichent : « Le fichier de paiement a été transmis à la banque. Ce n'est pas encore le paiement : la banque doit encore le signer et l'exécuter. » Puis, quand la banque donne le numéro de l'ordre : « La banque a donné à cet ordre le numéro … : votre e-banking l'affiche. » La proposition se recharge.

Avant de fabriquer le fichier, Neoffice signale une adresse que la banque refuserait : « Adresse incomplète : la banque exige sa localité et son pays ». Complétez l'adresse du fournisseur, puis recommencez.

Le fichier envoyé contient les mêmes virements que celui du bouton Télécharger le fichier bancaire, mis au format de la connexion : seule la voie change. Une fois transmis, vous n'avez plus rien à déposer dans l'e-banking, sauf, selon votre contrat, la libération des ordres.

À quoi l'on voit que c'est juste : le champ Transmission EBICS dit Transmis et le fichier envoyé est joint à la proposition.

Choisir la banque quand la société en a plusieurs

Neoffice n'utilise plus « la connexion la plus récente » : si la société a plusieurs connexions activées, il vous demande laquelle. La fenêtre Choisir la banque dit : « Cette société a plusieurs connexions bancaires. Choisissez la banque qui tient le compte depuis lequel cette proposition paie : … ». Elle propose la liste Connexion bancaire et le bouton Continuer. Une connexion d'une autre société est refusée.

Ce que la proposition affiche ensuite

Des champs en lecture seule gardent la trace de l'envoi.

À l'envoi, la proposition n'écrit aucune écriture : les factures ne sont pas soldées. Ces champs montrent que Neoffice a envoyé le fichier et que la banque l'a pris, pas que la banque l'a exécuté : Neoffice ne lit pas l'état de traitement de l'ordre chez la banque.

Une proposition transmise ne se renvoie jamais

Quand une proposition est Transmise, Transmettre par EBICS répond : « La banque détient déjà le fichier de cette proposition de paiement. Pour corriger un paiement, annulez cette proposition et créez-en une nouvelle. » Il n'y a aucun moyen de la renvoyer, même en forçant. Avant d'annuler, demandez à la banque d'annuler l'ordre déjà déposé : sans cela, les factures seraient payées deux fois.

Une ancienne proposition, transmise avant cette version, porte l'indicateur Fichier envoyé à EBICS mais pas d'état de transmission. Pour elle seulement, Neoffice demande encore « Voulez-vous vraiment le renvoyer ? ». Ne confirmez que si la banque vous a dit n'avoir rien reçu, et dans le doute vérifiez dans l'e-banking avant de renvoyer.

Quand on ne sait pas si le fichier est parti : « Transmission incertaine »

Neoffice a envoyé le fichier, mais la réponse de la banque n'est pas revenue : délai dépassé, réponse vide, plantage au mauvais moment. La banque a peut-être reçu le fichier, peut-être pas. Dans ce cas, rien ne se renvoie, même en forçant, parce qu'un second envoi pourrait payer deux fois.

Ce que vous voyez.

• un bandeau ambre, Transmission incertaine, sur la proposition ;
• le champ Transmission EBICS à Incertain ;
• la proposition dans la vue « À vérifier » de l'onglet Propositions de paiement de l'espace EBICS ;
• sur la carte de la page Connexion bancaire, l'alerte « N envois à vérifier : la banque a peut-être reçu les fichiers ».

Ce que vous ne pouvez plus faire. Retransmettre ; Créer et valider les écritures de paiement n'est plus offert ; modifier la proposition ou l'annuler (l'annulation libérerait ses factures pour un second paiement) : vous lisez « Cette proposition de paiement ne peut pas être modifiée tant que la transmission de son fichier de paiement est incertaine… ».

Ce que vous faites. Ouvrez votre e-banking et cherchez le fichier de paiement dans toutes les listes où il peut apparaître (ordres reçus, ordres à libérer). Puis dites à Neoffice ce que vous y voyez, en cliquant sur l'un des deux boutons de la proposition. Neoffice vous fait attendre quelques minutes avant de vous laisser répondre (90 secondes, plus 120 secondes de marge) : un envoi lent peut encore aboutir.

Ne répondez jamais de mémoire ou au jugé : une mauvaise réponse à la seconde ligne revient à payer deux fois. Si vous avez un doute, appelez la banque.

Le circuit complet, de l'envoi à la comptabilité

1. Jour J, vous cliquez sur Transmettre par EBICS. Le fichier part ; la proposition affiche Transmis.
2. La banque reçoit l'ordre. Selon votre contrat, elle peut exiger qu'il soit signé ou libéré dans son e-banking par les personnes habilitées avant exécution (c'est le principe de la signature électronique distribuée, que règle Utiliser la signature électronique (ES) sur la connexion). Si elle l'exige, sans cette libération le paiement ne part pas, même si Neoffice affiche Transmis. Cela dépend de la banque.
3. La banque exécute à la date de paiement de chaque ligne de la proposition.
4. Jour J + 1 ouvrable, 07:00 : le relevé de la banque contient le débit. Neoffice le reçoit (voir la page EBICS : recevoir vos relevés chaque matin).
5. Neoffice crée la transaction bancaire du débit, puis retrouve l'écriture de paiement qui existe déjà pour ce paiement, ou en crée une quand une seule facture correspond (ou une seule parmi plusieurs, celle de la proposition, au bon montant) et que le montant règle exactement la facture.
6. Il solde la facture d'achat et rapproche la transaction.
7. Il laisse à traiter ce qu'il ne reconnaît pas : vous le traitez dans l'écran de rapprochement.

Ce que cela écrit en comptabilité

À l'envoi, rien : la proposition n'écrit aucune écriture. Les écritures naissent au retour du relevé, quand Neoffice crée l'écriture de paiement. Pour un paiement fournisseur, elle écrit, relevé au Grand livre :

La date comptable de l'écriture est la date de paiement de la ligne de la proposition quand c'est Neoffice qui l'a créée à partir de la proposition, et la date du débit au relevé quand c'est le rapprochement automatique qui la crée. Les numéros de compte dépendent de votre plan comptable : ceux de cet exemple sont ceux de la société de démonstration.

Les cas de figure

Un paiement simple

Une facture d'achat de 864.80, un fournisseur, une proposition. Vous validez, transmettez, libérez l'ordre à la banque si elle l'exige. Le lendemain ouvrable, le relevé montre un débit de 864.80 : Neoffice crée l'écriture ci-dessus et solde la facture. À quoi l'on voit que c'est juste : la facture est payée, la transaction bancaire est rapprochée, son montant non alloué est à zéro.

Plusieurs factures, plusieurs fournisseurs

Une proposition peut contenir de nombreuses lignes. Selon les options de la proposition (paiements individuels, regroupement par date d'exécution), le fichier contient des virements séparés ou regroupés. La banque peut renvoyer le lot comme un seul paiement groupé, dont toutes les lignes portent la même référence de banque. Neoffice traite chaque ligne séparément : deux lignes de même montant dans un même ordre ne sont pas prises pour un doublon.

Un paiement avec escompte

Si une ligne de la proposition est payée avec un escompte, le montant débité est inférieur au total de la facture. Si les écritures ont été créées à l'étape 3, l'écriture porte déjà le montant avec l'escompte et le relevé la retrouve au centime. Si le relevé arrive avant, Neoffice ne crée pas l'écriture tout seul, parce que le montant ne règle pas la facture : la ligne reste à traiter, et vous l'enregistrez dans l'écran de rapprochement avec la différence en déduction ou en perte. Ce cas n'a pas été vu à l'écran dans le circuit EBICS.

L'écriture créée avant le relevé

Créer et valider les écritures de paiement reste offert sur une proposition Transmis (pas sur une transmission incertaine). En EBICS, le plus simple est de ne pas l'utiliser : laissez les écritures revenir avec le relevé. Si vous les créez vous-même (une fois que la banque a exécuté), le relevé qui revient les retrouve tout seul quand le nom du créancier est celui du fournisseur, que le montant est identique au centime, que la date de la ligne tombe à cinq jours près de la date de paiement, qu'une seule écriture validée répond à ces critères, et que la ligne est un débit. La ligne passe alors à Payé et l'écriture est compensée à la date de la ligne.

Quand l'un de ces points manque, le relevé ne les retrouve pas : un écart d'un centime, une date plus éloignée, deux paiements identiques au même fournisseur la même semaine : la ligne reste alors à traiter et vous la rapprochez à la main. Une ligne dont la référence de banque est celle de l'écriture, au même montant, est retrouvée aussi. Une écriture restée en brouillon n'est pas reprise, mais le relevé n'en crée pas non plus une seconde à côté : la ligne reste à traiter. Validez le brouillon, puis rapprochez la ligne à la main. Dans tous les cas, ne créez pas ces écritures avant que la banque ait exécuté : les écritures de paiement disent que l'argent est parti.

Le paiement n'est pas exécuté

Le relevé ne montre aucun débit et la facture n'est pas soldée. Vérifiez dans l'e-banking : l'ordre attend peut-être sa libération, ou la banque l'a refusé. Ne retransmettez pas : une proposition Transmise ne se renvoie de toute façon pas, et avant d'annuler il faut la réponse de la banque, pour ne pas payer deux fois.

Modifier une proposition déjà transmise

Retirer une facture d'une proposition transmise n'annule rien chez la banque. Neoffice vous avertit : « Attention : Le fichier bancaire a déjà été transmis via EBICS… ». Avant d'enregistrer, demandez à la banque d'annuler l'ordre déjà déposé, sans quoi les factures seraient payées deux fois. Une proposition en transmission incertaine ne peut pas être modifiée du tout.

Une société sans connexion activée

Pas de bouton Transmettre par EBICS : la voie manuelle reste disponible (Télécharger le fichier bancaire).

Un fichier trop gros

Un fichier de paiement ne peut pas dépasser 20 Mo. Au-delà d'environ 1 Mo, il part en plusieurs morceaux, et certaines banques ne savent pas les lire : faites alors plusieurs propositions plus petites plutôt qu'une très grosse.

Si l'envoi échoue

Le message affiché donne la raison. Les messages de la banque ou de la liaison de Neoffice sont parfois en anglais ou dans la langue de la banque.

D'autres messages et la marche à suivre sont dans la page EBICS : si quelque chose se passe mal.

Ce qui n'a pas été vu à l'écran

Ont été vus à l'écran le 10 octobre 2026, sur l'instance d'un client (35 propositions transmises avant le 6 octobre) : les boutons d'une proposition validée et l'onglet Propositions de paiement de l'espace EBICS. Sur ces propositions plus anciennes, les champs de la transmission (ID de transaction, numéro d'ordre, connexion, état) sont vides : ils ne se remplissent que pour un envoi fait avec la version du 7 octobre. N'ont pas été vus : un envoi réussi, la fenêtre Choisir la banque, l'état Transmission incertaine, les messages d'échec. Le retour du relevé (l'écriture retrouvée ou créée, le brouillon laissé seul, l'écart de montant, le fournisseur nommé par série, l'étape 3 après l'import) a été vérifié le 10 octobre 2026 par un essai sur une copie, avec des fichiers de banque fabriqués, pas à l'écran ; le message de l'étape 3 (« Les écritures de paiement existent déjà… ») est contrôlé côté serveur seulement. Le reste est écrit d'après le fonctionnement du programme, ses textes et leur traduction. Cette page décrit la version de Neoffice du 7 octobre 2026, qui n'est pas encore installée chez tous les clients : elle reste un brouillon tant que ce n'est pas le cas.

À régler une fois

• Séparez la préparation et la validation. Neoffice envoie le fichier à la banque dès qu'on clique : la personne qui valide la proposition doit être différente de celle qui la prépare. Seules les personnes qui ont le droit d'écrire sur la connexion voient le bouton : réservez ce droit à peu de monde.
• Mettez un second contrôle à la banque. Demandez si la signature électronique distribuée s'applique : un ordre doit alors être libéré dans l'e-banking par les personnes habilitées.

Au quotidien

• Surveillez les nouveaux comptes bancaires. Quand Neoffice vous conseille d'appeler le fournisseur pour confirmer un compte bancaire nouveau, faites-le avant de transmettre : un fichier transmis par EBICS part sans autre arrêt.
• Ne transmettez qu'une proposition validée et relue. En cas de doute, n'envoyez pas : le fichier part à la banque immédiatement.
• N'appuyez pas deux fois sur Transmettre par EBICS, et ne fermez pas la page pendant que le fichier part.
• Si vous voyez Transmission incertaine, ne faites rien dans la précipitation : prévenez la comptabilité, ouvrez l'e-banking et regardez si le fichier y est. Dites ensuite à Neoffice ce qu'on y voit, et ne renvoyez jamais au jugé. Apprenez-le à vos équipes : la bonne réponse est toujours la même.
• Après l'envoi, ne créez pas les écritures de paiement à la main sans l'accord de la comptabilité : elles reviennent avec le relevé.
• Si un paiement transmis n'apparaît pas dans les relevés des jours suivants, prévenez la comptabilité plutôt que de le saisir une seconde fois.
• Suivez les retours. Quelques jours après un envoi, les factures concernées doivent être payées. Une facture qui reste ouverte malgré un relevé qui montre le débit se traite avec votre fiduciaire.

Voir aussi

• EBICS : la liaison sécurisée entre Neoffice et votre banque
• Comment fonctionne EBICS, en clair
• EBICS : mettre en place la connexion avec votre banque
• EBICS : recevoir vos relevés chaque matin
• EBICS : si quelque chose se passe mal
• Payer les fournisseurs : propositions de paiement
• La banque sans EBICS : envoyer vos paiements et recevoir vos relevés, à la main
• Le rapprochement bancaire