La messagerie

La messagerie est la boîte e-mail de Neoffice : vous lisez, écrivez, cherchez et classez vos e-mails sans quitter votre environnement de travail. NORA, l'assistante de Neoffice, s'y tient à côté de vos messages pour les résumer, proposer une réponse ou relever une boîte à votre place. Cette page montre les gestes du quotidien, puis ce que le client doit savoir.

Ouvrir la messagerie

Cliquez sur Applications en haut du menu de gauche, puis sur Messagerie. L'écran s'ouvre à l'adresse /app/webmail et l'onglet du navigateur s'intitule « Messagerie ».

Si aucune boîte n'est encore reliée à votre compte, l'écran dit « Bienvenue dans la messagerie » puis « Vous n'avez pas encore configuré de compte email. » Le bouton Configurer un compte ouvre la liste des Comptes Webmail, où vous créez le vôtre avec Ajouter Compte Webmail (voir plus bas).

Les trois colonnes

Quand une boîte est reliée, l'écran se partage en trois colonnes, avec en haut une barre d'outils et, à droite, le panneau de NORA.

1. Le sélecteur de boîte. Il liste vos boîtes ; celles qui sont partagées avec vous portent la mention « (partagé) ».
2. Les dossiers. Boîte de réception, Brouillons, Corbeille, Spam et Envoyé, avec le bouton + pour en créer un.
3. La liste des messages. Le dossier ouvert, ses filtres et une ligne par message.
4. Le message ouvert. L'objet, l'expéditeur, les actions et le texte.
5. Le panneau de NORA. Il se ferme et se rouvre avec l'icône de NORA.
6. Les boutons du haut. NORA, les automatisations, les filtres, les signatures et les paramètres, puis Nouveau message.

• La barre d'outils : l'icône à gauche du sélecteur de boîte (Masquer les dossiers, puis Afficher les dossiers quand la colonne est repliée), le sélecteur de boîte, le champ Rechercher dans la messagerie… (raccourci ⌘K), puis cinq icônes : le panneau de Nora (Masquer Nora quand il est ouvert), Automatisations Nora, Filtres, Signatures et Paramètres. Le bouton Nouveau message est tout à droite.
• Les dossiers : Boîte de réception, Brouillons, Corbeille, Spam et Envoyé. Le bouton + à côté de Dossiers (info-bulle Créer un dossier) ouvre la fenêtre Créer un dossier : un Lieu (« Racine » ou un autre dossier) et un Nom du dossier, avec Annuler et Créer. Un clic droit sur un dossier propose Créer un sous-dossier, Renommer (grisé pour les cinq dossiers de départ) et Marquer tout comme lu ; sur Corbeille et Spam, Vider le dossier s'ajoute. En bas, la place utilisée s'affiche (par exemple « 3 MB / 1 GB ») avec l'adresse de la boîte.
• La liste des messages : en haut, le nom du dossier, un point vert (info-bulle « Actualisation auto activée »), l'icône Actualiser et une case qui sélectionne tous les messages. Dessous, quatre filtres : Tous (avec le nombre de messages), Non lu, Pièces jointes et Suivi. Chaque ligne montre une case à cocher, une étoile, un rond avec l'initiale de l'expéditeur, l'expéditeur, la date, l'objet et un trombone s'il y a une pièce jointe.
• Le rafraîchissement : la liste se met à jour toute seule environ chaque minute, et l'icône Actualiser la relève tout de suite. Après un déplacement, une suppression ou un brouillon enregistré, un clic sur Actualiser remet la liste à jour si une ligne n'a pas bougé.
• Le message : en cliquant sur une ligne, vous lisez le message à droite. Tant qu'aucun n'est ouvert, la colonne invite à sélectionner un e-mail.

Lire un message

L'objet s'affiche en grand, puis l'expéditeur avec son adresse, le destinataire, les copies et la date. Une petite icône Ajouter aux contacts se trouve à côté de l'expéditeur quand il n'est pas encore dans vos contacts.

1. L'en-tête. L'objet, l'expéditeur, le destinataire.
2. Les actions. Répondre, Transférer, Non lu, l'étoile, la corbeille et Rédiger une réponse.
3. Le bandeau jaune. Il apparaît quand le message contient des images venues d'internet.
4. La réponse rapide. La zone Répondre à … au bas du message.

• Répondre, Transférer, Non lu (remet le message en non lu), l'étoile (info-bulle Suivre ; les messages suivis se retrouvent dans le filtre Suivi) et la corbeille (info-bulle Supprimer) ;
• Rédiger une réponse, qui demande à NORA un brouillon (info-bulle : « Laissez-moi rédiger la réponse (environ 10 s) »). Le brouillon s'ouvre dans l'éditeur en mode réponse, avec le destinataire et l'objet déjà remplis : relisez-le avant d'envoyer.

Les images d'un message sont bloquées par sécurité : un bandeau jaune le dit. Afficher les images les montre cette fois-ci ; Toujours pour cet expediteur ou Toujours pour suivi du domaine retiennent votre choix pour la suite. Les pièces jointes sont listées dans un pied de page sous le texte, avec leur taille ; un clic sur un nom la télécharge, et au-delà de deux, un bouton « +N autres » déplie la liste.

Pour répondre en deux mots, la zone Répondre à … porte son propre bouton Envoyer : il reste grisé tant que la zone est vide, il envoie la réponse tout de suite, et ⌘ ou Ctrl + Entrée fait la même chose. L'icône d'agrandissement à gauche (info-bulle « Ouvrir l'éditeur complet (mise en forme, pièces jointes…) ») ouvre l'éditeur complet.

Agir sur un ou plusieurs messages

Un clic droit sur une ligne de la liste ouvre le menu du message :

1. Répondre, Répondre à tous et Transférer.
2. Marquer comme lu ou Marquer comme non lu (selon l'état du message), et Ajouter une étoile.
3. Déplacer vers et Copier vers, qui ouvrent la liste des dossiers (le dossier ouvert n'y figure pas).
4. Déplacer vers la corbeille et Marquer comme indésirable.
5. Supprimer définitivement, en rouge : une confirmation demande « Êtes-vous sûr(e) de vouloir supprimer définitivement cet e-mail ? Cette action est irréversible. » et le message ne passe pas par la corbeille.

Après un déplacement, le message « E-mail déplacé » apparaît. Dans la corbeille, le menu ne propose plus Déplacer vers la corbeille.

Pour agir sur plusieurs messages, cochez leurs cases, ou la case en haut de la liste pour tout cocher. Une barre d'actions remplace alors l'en-tête de la liste :

1. La barre d'actions. La croix (Effacer la sélection), le nombre de messages choisis, puis quatre icônes dont le nom apparaît en info-bulle : Archiver, Déplacer vers la corbeille, Marquer comme lu et Marquer comme non lu.
2. La case d'un message.
3. La case du haut de la liste. Elle coche ou décoche tous les messages (info-bulles Tout sélectionner et Tout désélectionner).

Une action touche tous les messages cochés : relisez la sélection avant de cliquer.

Chercher dans la boîte

Cliquez dans Rechercher dans la messagerie… (⌘K). Tant que le champ est vide, un panneau montre les Recherches récentes (« Rien pour l'instant » au début) et des Astuces. Dès que vous tapez, les résultats s'affichent au fil de la frappe.

1. Le champ de recherche.
2. Les résultats en direct, avec leur nombre. Si rien ne correspond, le panneau dit « Aucun résultat dans » suivi du nom du dossier.
3. Les astuces. On cherche dans le sujet, le corps et l'expéditeur ; les résultats en direct cherchent dans le dossier ouvert ; Entrée lance la recherche avancée, comme le bouton Recherche avancée….

La fenêtre Recherche avancée s'ouvre avec le mot déjà saisi et lance la recherche dans Tous les dossiers.

1. Le champ « Rechercher dans tous les champs… ».
2. De, À, Sujet contient…, le choix du dossier (Tous les dossiers ou l'un des dossiers de la boîte) et une Date de début et une Date de fin.
3. Les cases Pièces jointes, Non lu et Suivi.
4. Nettoyer vide les champs, Recherche lance la recherche, et la fenêtre indique « N résultat(s) sur N ».
5. Un résultat, avec le nom du dossier où il se trouve.

Dans cette fenêtre, les dossiers portent le nom que leur donne le serveur, en anglais : INBOX pour la boîte de réception, Drafts pour les brouillons, Sent Items pour les envoyés, Junk Mail pour le spam, Deleted Items pour la corbeille. Il en va de même pour le Dossier de destination d'un filtre.

Écrire un message

Nouveau message ouvre l'éditeur à la place du message. Son titre dit ce que vous écrivez : Nouveau message, Répondre, Transférer ou Brouillon.

1. L'en-tête de l'éditeur. La croix (Fermer), le trombone (Joindre des fichiers), la disquette (Enregistrer) et Envoyer.
2. Les destinataires et l'objet. À :, Cc : et Objet :.
3. La barre NORA. Corriger, Améliorer, Traduire, Mon style et Chat.
4. La barre de mise en forme.
5. Le texte du message.
6. Les propositions de NORA pour votre brouillon, dans le panneau de droite.

Pour écrire un message :

1. Tapez l'adresse dans À : puis validez par Entrée : elle devient une pastille. Cc : sert aux copies.
2. Écrivez l'Objet et le texte. La barre de mise en forme propose gras, italique, souligné, listes à puces ou numérotées, lien et image, et le bouton Signature ajoute une signature au message.
3. La barre NORA, juste au-dessus du texte, travaille sur votre brouillon : Corriger, Améliorer, Traduire (un menu propose Français, Anglais et Allemand) et Mon style, qui apprend votre manière d'écrire à partir de vos e-mails envoyés. Les trois premiers boutons restent grisés tant que le brouillon est vide. Chat (info-bulle « Discuter avec Nora ») ouvre la conversation avec NORA.
4. Cliquez sur Envoyer, ou sur Enregistrer pour garder un brouillon : le message « Brouillon sauvegardé » apparaît et l'éditeur se ferme. Le brouillon se retrouve dans le dossier Brouillons, après un clic sur Actualiser.

Envoyer envoie le message tout de suite. Sans destinataire, Neoffice répond « Destinataire requis » et rien ne part.

Pour reprendre un brouillon, ouvrez-le depuis Brouillons : l'éditeur s'ouvre avec le titre Brouillon et une corbeille Supprimer le brouillon. Elle demande « Voulez-vous vraiment supprimer ce brouillon ? » et, après Oui, le message « Brouillon supprimé » apparaît ; le brouillon supprimé se retrouve alors dans la Corbeille.

Rien n'est enregistré tout seul. La croix Fermer referme l'éditeur sans rien demander : si vous n'avez pas cliqué sur Enregistrer, le texte tapé est perdu.

NORA dans la messagerie

Le panneau de droite se ferme et se rouvre avec l'icône de NORA. En haut, Nouvelle conversation repart d'un fil vierge et Fermer referme le panneau. Il a deux onglets.

• Ce message : l'onglet reste grisé tant qu'aucun message n'est ouvert (info-bulle « Ouvrez d'abord un message »). Il propose des questions prêtes pour le message ouvert (Résumer ce mail, Rédige une réponse, Que répondre ?), ou la vôtre dans le champ « Interrogez-moi sur ce message… ». Il le dit lui-même : « Rien n'est envoyé sans votre validation. »
• La boîte entière : « Interrogez-moi sur cette boîte mail : factures à traiter, automatisations, recherches. Rien n'est envoyé sans votre validation. » Les questions prêtes sont Des factures à traiter dans cette boîte ?, Quelles automatisations sont actives ? et Relève cette boîte toutes les heures pour les factures.

Pendant la rédaction, le panneau propose Corrige mon brouillon, Améliore la formulation et Traduis mon brouillon en anglais.

Les automatisations de Nora

L'icône Automatisations Nora ouvre une fenêtre qui liste ce que Nora surveille sur la boîte (« Aucune automatisation pour l'instant ») et en propose deux :

• Factures → Document Scan : chaque nouvelle pièce jointe PDF est lue par la reconnaissance de texte et classée dans les scans de documents, prête pour la comptabilité. Les e-mails déjà traités sont mémorisés et ne sont jamais réimportés. Voir Scanner une facture ou un document ;
• Résumé des nouveaux e-mails : une courte liste (expéditeur, heure, objet).

Vous choisissez la Fréquence (Toutes les heures, Tous les jours, Jours ouvrés uniquement) et Envoyer le rapport à (Chat Nora (bureau), WhatsApp ou E-mail), puis Créer une automatisation. Choisissez le canal avec soin : un rapport envoyé par e-mail ou par WhatsApp quitte votre bureau.

Les filtres et les signatures

Filtres ouvre Filtres email, qui trie les messages automatiquement. Le compteur indique « 0 filtre(s) » et, tant qu'aucun n'existe, la fenêtre dit « Aucun filtre configuré. » Nouveau filtre demande un Nom du filtre et des conditions : Correspondance (Au moins une condition (OU) ou Toutes les conditions (ET)), De contient, À contient, Objet contient et Contient des pièces jointes.

Plus bas, la partie Actions :

1. Action principale : Déplacer vers un dossier, Supprimer, Marquer comme lu ou Marquer comme important.
2. Dossier de destination, à choisir pour Déplacer vers un dossier (les dossiers y portent leur nom du serveur : INBOX, Drafts, Sent Items, Junk Mail, Deleted Items).
3. Deux cases ajoutent Marquer aussi comme lu ou Marquer aussi comme important.
4. Annuler et Enregistrer.

Appliquer maintenant, dans la liste des filtres, applique les filtres à la boîte.

Signatures ouvre Gérer les signatures : la liste Mes signatures (« Aucune signature » au début) et le bouton Nouveau.

1. Mes signatures et Nouveau.
2. Le Nom de la signature et la case Signature par défaut, cochée pour la première signature.
3. Le texte de la signature, avec sa barre de mise en forme (gras, italique, souligné, lien, image).
4. Enregistrer et Annuler.

Relier une boîte : le Compte Webmail

L'icône Paramètres ouvre la liste Compte Webmail (dans Configuration). Une ligne par boîte : l'ID, le Statut, l'Adresse e-mail, le Responsable, le Type d'authentification, le Serveur IMAP et la case Activé. Ajouter Compte Webmail ouvre la fiche, qui demande :

• Activé (coché au départ), Responsable, Adresse e-mail et Nom de l'expéditeur ;
• Accès partagé : la liste Partagé avec, qui donne l'accès à d'autres utilisateurs (« Utilisateurs supplémentaires pouvant accéder à ce compte de messagerie »). C'est ce qui produit les boîtes « (partagé) » du sélecteur ;
• Authentification : Mot de passe ou OAuth2 (avec OAuth2, on choisit un Fournisseur OAuth : Gmail ou Outlook) ;
• Paramètres IMAP (pour recevoir : serveur, port 993, SSL, mot de passe) et Paramètres SMTP (pour envoyer : serveur, port 587, STARTTLS, mot de passe) ; vous trouvez les valeurs chez votre fournisseur de messagerie ;
• Signature par défaut, puis les sections Préférences de l'interface, Mappage des dossiers et Sources fiables.

1. Paramètres SMTP. Le serveur, le mot de passe, le port (587), Utiliser SSL (décoché) et Utiliser STARTTLS (coché).
2. Signature par défaut. Une des signatures de la fenêtre Signatures.
3. Préférences de l'interface. La largeur de la barre latérale (220) et celle de la liste des e-mails (350).

1. Mappage des dossiers. « Configurez les dossiers IMAP à utiliser pour chaque catégorie. Laissez vide pour une détection automatique. » Un champ par catégorie : Dossier de réception, Dossier Envoyés, Dossier des brouillons, Dossier Corbeille, Dossier Indésirables et Dossier d'archives. On y inscrit le nom du dossier tel que le serveur le connaît (INBOX, Sent Items, Drafts, Deleted Items, Junk Mail…).
2. Sources fiables. « Les e-mails provenant d'expéditeurs ou de domaines de confiance afficheront automatiquement les images externes. » Un Type et un E-mail ou domaine par ligne.

À régler une fois

• Voir la tuile n'ouvre pas une boîte. La tuile Messagerie vient du modèle d'accès : la plupart des modèles l'affichent, pas Caissier·ère, Magasinier·ère, Monteur·euse ou technicien·ne ni les modèles de fiduciaire (voir Modèles d'accès : donner les bons droits). Pour lire ses e-mails, la personne doit en plus avoir un Compte Webmail. Une personne qui n'en a pas est invitée à en configurer un (bouton Configurer un compte) : il faut alors l'adresse et le mot de passe de sa boîte.
• Une boîte partagée (par exemple une adresse de contact ou de comptabilité) se crée une fois, avec l'équipe dans Partagé avec. Retirez une ligne pour retirer l'accès.
• Ne notez pas les mots de passe de messagerie ailleurs. Ils se saisissent dans la fiche du Compte Webmail et nulle part dans un message. Si un collaborateur quitte l'entreprise, désactivez ou retirez son compte.
• La messagerie ne remplace pas le compte d'envoi des documents. Les devis, factures et rappels partent par le compte d'e-mail de l'entreprise, réglé dans les Paramètres : voir Les e-mails : comptes, modèles et envoi.
• Les automatisations de Nora lisent la boîte. Réservez-les aux boîtes qui reçoivent des factures de fournisseurs, comme celle d'un service comptable.

Au quotidien

• Pour lire vos e-mails : Applications, Messagerie, puis votre boîte dans le sélecteur. La liste se rafraîchit toute seule environ chaque minute. L'enveloppe de la barre du haut, elle, ouvre Synk, la messagerie d'équipe, et ne compte pas les e-mails de cette boîte : voir La barre du haut.
• Pour retrouver un message, tapez un mot dans Rechercher dans la messagerie… ; pour chercher partout, ouvrez la Recherche avancée.
• Avant d'écrire un message important, cliquez sur Enregistrer : rien n'est gardé tout seul, et la croix ferme l'éditeur sans demander.
• Pour répondre vite à un client, ouvrez son message et cliquez sur Rédiger une réponse (ou demandez à Nora Rédige une réponse), puis relisez avant d'envoyer : elle propose, c'est vous qui envoyez.
• La suppression définitive est sans retour. Neoffice le dit avant de la faire (« Cette action est irréversible. ») et le message ne passe pas par la corbeille. Rappelez à l'équipe de préférer Déplacer vers la corbeille, et de relire sa sélection avant d'agir sur plusieurs messages.
• Si vous ne voyez pas la tuile Messagerie, ou si l'écran vous demande de configurer un compte alors que vous avez déjà une boîte, demandez à l'administrateur de votre entreprise : voir Quand un accès n'est pas disponible.

Voir aussi

• Les e-mails : comptes, modèles et envoi
• La barre du haut : messages, notifications, remarques et aide
• Scanner une facture ou un document
• Synk, la messagerie d'équipe
• Drive, Calendrier et Meet
• Modèles d'accès : donner les bons droits