Les modèles de taxes : ce que choisit le champ « Taxes et frais »

Sur un devis, une commande, un bon de livraison ou une facture, la section Taxes et frais commence par un champ de choix : Modèle de taxes et frais de vente (Modèle de Taxe et Frais d'Achat sur un document d'achat). Derrière ce champ se cache une liste, celle des modèles de taxes. Un modèle dit quelles taxes s'ajoutent au document (ici les trois comptes de TVA suisse) et si les prix que vous saisissez s'entendent TVA comprise ou hors TVA.

Cette page explique ces modèles une fois pour tous les documents : ce qu'ils contiennent, d'où vient celui que Neoffice propose, comment se calcule un document à deux taux de TVA, et qui peut les modifier. Elle se termine par les questions à poser à votre comptable. Deux pages sœurs détaillent le reste : « La catégorie de taxe et la règle de taxation » (client suisse, client étranger, fournisseur) et « Le modèle de taxe d'article et la taxation à la source » (le taux de chaque ligne). Les comptes de TVA, la méthode de décompte et la déclaration elle-même se lisent dans les pages consacrées à la TVA (« La gestion de la TVA : comptes et configuration », « La déclaration de TVA »).

Les listes cachées derrière les champs de taxe

Où trouver ces listes

Ouvrez l'espace Finance, descendez jusqu'à Tout le module, puis ouvrez la rubrique Banque et configuration. Le groupe Taxes réunit toutes les listes de cette page. Les listes encore vides (ici Catégorie de taxation à la source) n'apparaissent qu'après un clic sur Afficher les 8 listes vides. Ce chemin est celui de l'interface Avancé : le menu de l'interface Simple est organisé autrement.

1. Finance : l'espace qui contient les listes de configuration de la comptabilité.
2. Banque et configuration : la rubrique à ouvrir. Elle se replie d'un clic sur son titre.
3. Taxes : Modèle de taxes et frais de vente, Modèle de Taxe et Frais d'Achat, Modèle de taxe d'article, Catégorie de taxe, Règle de Taxation et Comptabilité et taxes simplifiées, puis les deux listes vides Catégorie de taxation à la source et Certificat de déduction inférieure. Le chiffre à droite est le nombre d'enregistrements.

Un modèle de taxes de vente

La liste montre un modèle par société et par cas. Ici, deux sociétés de démonstration ont chacune trois modèles : TVA Vente TTC, TVA Vente HT et Étranger 0 %.

1. ID : le nom complet du modèle, c'est le titre suivi d'un tiret et de l'abréviation de la société (« - MS » pour « Ma Société SA »). Un document ne propose que les modèles de sa société.
2. Titre : TVA Vente TTC (prix TVA comprise), TVA Vente HT (prix hors TVA) et Étranger 0 % (client hors du champ de la TVA suisse).
3. Par défaut : le modèle que Neoffice pose sur un nouveau document de la société tant qu'aucune règle ne dit mieux. Il n'y en a qu'un par société, et certaines sociétés n'en ont aucun : c'est alors une règle de taxation qui choisit (voir plus bas).
4. Société : la société à laquelle le modèle appartient.
5. Désactivé : un modèle désactivé n'est plus proposé dans le champ du document.

Ouvrez un modèle pour voir ce qu'il contient.

1. Titre : le nom du modèle.
2. Par défaut : l'interrupteur dont on vient de parler.
3. Société : le modèle appartient à une seule société.
4. Catégorie de taxe : vide sur ces modèles. Un modèle n'a pas besoin de catégorie pour être proposé : c'est la règle de taxation qui fait le lien (voir la page sœur).
5. La colonne Cette taxe est-elle incluse dans le prix de base ? (son titre est coupé à l'écran) : cochée, le prix saisi sur la ligne est un prix TVA comprise. C'est la seule différence entre TVA Vente TTC et TVA Vente HT.
6. La colonne Taux de taxe : à 0 dans ces modèles, et c'est voulu.

Le tableau Taxes et Frais de Vente du modèle a trois lignes, une par compte de TVA due : 22007 (8.1 %), 22006 (3.8 %) et 22005 (2.6 %). Chaque ligne est de Type Sur le total net : la taxe se calcule sur le total net du document. Les colonnes Montant et Total restent à 0.00 dans le modèle : l'écran le rappelle (« Sera calculé lors de la transaction »).

Pourquoi le taux est-il à 0 ? Parce que le taux de chaque ligne vient de l'article, pas du modèle. Le modèle apporte les trois comptes de TVA ; le modèle de taxe d'article de chaque ligne du document dit lequel des trois s'applique et à quel taux (voir la page sœur). Un seul modèle sert donc pour tous les taux, et sur le document une ligne de TVA ne reçoit un montant que si une ligne d'article utilise son taux.

D'autres champs du modèle servent à la déclaration de TVA et à la facture électronique (Code de taxe, Chiffre TVA, Afficher la mention sur la facture, Catégorie de taxe de la facture électronique) : vous n'avez pas à y toucher. Le bloc Connexions, tout en haut, compte les documents qui utilisent le modèle : utile avant de le désactiver.

TVA comprise ou hors TVA

Avec TVA Vente TTC, le prix de 120.00 d'une ligne est le prix payé par le client : Neoffice en tire le total net (111.01) et la TVA (8.99). Avec TVA Vente HT, le prix de 120.00 est le prix avant TVA : la TVA (9.72) s'ajoute et le client paie 129.72. Le choix de l'entreprise se fait une fois, avec le Type de prix de la Configuration de la société (onglet Comptabilité & TVA, voir « Modifier les informations de votre entreprise ») : à l'enregistrement, Neoffice règle le modèle par défaut et la règle de taxation en conséquence.

La section Taxes et frais d'un document, avec un exemple à deux taux

Prenons une facture de vente pour le client « Atelier Démo SA », avec deux lignes : un « Montage à domicile (forfait) » à 120.00, taxé à 8.1 %, et deux « Livre de cuisine (démo) » à 29.00 pièce, taxés à 2.6 %.

1. Les lignes : 120.00 et 2 × 29.00 = 58.00. Les prix de la liste s'entendent TVA comprise, comme le modèle choisi.
2. Les totaux sous le tableau : Total net 167.54, Taxes 10.46, Total CHF 178.00.
3. Catégorie de taxe : vide pour un client suisse (voir la page sœur).
4. Modèle de taxes et frais de vente : TVA Vente TTC, proposé dès que le client a été choisi.
5. Le tableau Taxes et Frais de Vente : une ligne par taux. Seules la ligne à 8.1 % (8.99) et celle à 2.6 % (1.47) reçoivent un montant ; la ligne à 3.8 % reste à 0.00. La colonne Total montre le total cumulé ligne après ligne.
6. Total des Taxes et Frais : 10.46, la somme des trois lignes.

Le même document, avec les mêmes prix, donne des résultats différents selon le modèle choisi :

Avec les prix TVA comprise, Neoffice divise : 120.00 ÷ 1.081 = 111.01 de net, donc 8.99 de TVA ; 58.00 ÷ 1.026 = 56.53 de net, donc 1.47 de TVA. Avec les prix hors TVA, il multiplie : 120.00 × 8.1 % = 9.72 et 58.00 × 2.6 % = 1.51. Le total général est arrondi aux 5 centimes (189.23 devient 189.25), sauf si l'interrupteur Désactiver le total arrondi est allumé.

Changer le modèle sur un document déjà rempli recalcule tous les montants. Choisissez donc le client (qui fixe le modèle), puis les articles. Pour un client à l'étranger, le même document n'a plus aucune ligne de TVA (178.00 net, 178.00 de total) : voir la page sœur « La catégorie de taxe et la règle de taxation ».

En interface Simple, cette section reste cachée : le bloc Total à payer donne le Sous-total et les Taxes, et le bouton Plus de détails ouvre le formulaire complet, avec la section Taxes et frais.

D'où vient le modèle proposé

Neoffice cherche le modèle dans cet ordre :

1. La société du document. Dès que la société est connue, Neoffice pose son modèle marqué Par défaut, s'il y en a un.
2. Le client. Quand vous choisissez (ou changez) le client, Neoffice regarde les règles de taxation de la société : la règle qui correspond le mieux au client, à son adresse de facturation et à sa catégorie de taxe donne le modèle. Un client suisse sans catégorie reçoit ainsi TVA Vente TTC ; un client dont l'adresse est à l'étranger reçoit Étranger 0 %.
3. Sans règle qui convienne, le modèle par défaut reste en place.

Vous pouvez choisir un autre modèle à la main : le champ ne propose que les modèles activés de la société du document. Mais choisir un autre client remet le modèle que la règle donne, même si vous aviez corrigé le champ. Une société qui n'est pas assujettie à la TVA n'a aucun modèle actif : Neoffice désactive tous les modèles de taxes quand l'interrupteur Société assujettie à la TVA est éteint dans la Configuration de la société.

Les achats

Un document d'achat a le même bloc, avec le champ Modèle de Taxe et Frais d'Achat et un tableau Taxes et Frais d'Achats. La catégorie de taxe vient de la fiche du fournisseur : tous les fournisseurs de la société d'exemple ont TVA Achat. Elle sert à retrouver, dans chaque ligne, le bon modèle de taxe d'article : Achat revente ou Achat investissement (voir la page sœur).

La liste des modèles d'achat ressemble à celle des ventes : un modèle TVA Achat HT (prix hors TVA) et un modèle TVA Achat TTC (prix TVA comprise) par société.

1. ID : le titre suivi de l'abréviation de la société.
2. Titre : TVA Achat HT ou TVA Achat TTC.
3. Par défaut : ici le modèle TTC de la deuxième société.
4. Désactivé : sa place change par rapport à la liste des ventes.
5. Société.

Chaque modèle d'achat a six lignes, trois de TVA « revente » (8.1 %, 3.8 %, 2.6 %) et trois de TVA « investissement » : c'est le modèle de taxe d'article de la ligne qui choisit la famille. Voici une facture d'achat du fournisseur « Fournisseur Demo », avec le modèle TVA Achat TTC :

1. Les lignes : le tableau des articles porte une colonne de modèle de taxe d'article (son titre est coupé à l'écran) et le compte de charges de chaque ligne.
2. Catégorie de taxe : TVA Achat, reprise de la fiche du fournisseur.
3. Modèle de Taxe et Frais d'Achat : TVA Achat TTC.
4. Le tableau Taxes et Frais d'Achats : six lignes. Seules celles à 8.1 % « revente » (7.49) et 2.6 % « revente » (1.01) reçoivent un montant, car les deux articles sont de la famille « revente ».

L'exemple, avec deux lignes (100.00 et 2 × 20.00) :

Un document d'achat n'a pas toujours de modèle : sur la société d'exemple, aucun modèle d'achat n'est marqué Par défaut et aucune règle de taxation n'est rattachée à la catégorie TVA Achat. Les lignes de TVA viennent alors des modèles de taxe d'article de chaque ligne, et le prix saisi est lu hors TVA. Si la facture papier du fournisseur est TVA comprise, choisissez TVA Achat TTC : sinon Neoffice ajoute une TVA qui est déjà dans le prix, et son total dépasse celui de la facture papier. Comparez toujours le total de Neoffice à celui du fournisseur.

Qui gère ces listes

Le chemin est celui du début de la page (Finance, Banque et configuration, Taxes). Qui peut modifier une liste dépend des rôles de la personne, donc de son modèle d'accès (voir « Modèles d'accès : donner les bons droits ») :

En termes de modèles d'accès : le Comptable interne lit les modèles ; le Responsable de la comptabilité modifie les modèles de vente, les catégories, les modèles de taxe d'article et les règles, mais pas ceux d'achat ; le Responsable commercial·e modifie les modèles de vente ; l'Acheteur·euse et le Responsable achats et stock modifient ceux d'achat ; le modèle Administrateur·rice modifie tout. Si une personne de la comptabilité ne peut pas modifier un modèle d'achat, c'est normal : demandez à l'administrateur.

Un modèle sert à tous les documents de la société : ne le modifiez pas en cours d'année sans votre fiduciaire. Ajouter une ligne ou changer un compte change la TVA de tous les documents suivants et la déclaration.

Les questions à poser à votre comptable

Neoffice calcule la TVA avec les taux et les comptes que ses modèles lui donnent, mais il ne décide pas à votre place si une opération est imposable. Voici les questions à poser une fois à votre fiduciaire, avec ce que Neoffice sait déjà et ce qu'il ne fait pas.

Les taux et les opérations sans TVA

• Quel taux pour chaque famille d'articles ? Depuis le 1er janvier 2024, les taux sont de 8.1 % (normal), 2.6 % (réduit) et 3.8 % (hébergement). Les trois comptes « TVA due » du plan comptable de Neoffice portent ces taux (22007, 22005 et 22006 sur la société d'exemple) ; les comptes des anciens taux (7.7 %, 2.5 % et 3.7 %) sont gardés pour les documents plus anciens et ne sont dans aucun modèle. En règle générale, les denrées alimentaires à emporter, les médicaments, les livres et les journaux sont au taux réduit, un repas servi sur place est au taux normal et une nuitée est au taux d'hébergement : faites valider le taux de chacun de vos groupes d'articles, car chaque groupe porte le sien.
• Quelle opération est à 0 %, et laquelle est « sans TVA » ? Neoffice distingue trois cas, qu'il ne faut pas confondre : Exportation 0 % (une marchandise qui quitte la Suisse, déclarée au chiffre 220, avec la mention « Exonéré de TVA : exportation (art. 23 LTVA) » sur la facture), Prestation à l'étranger 0 % (un service dont le lieu est à l'étranger, chiffre 221) et Sans TVA (une pièce qui ne porte aucune TVA, comme un pourboire ou une taxe de séjour encaissée pour la commune). Demandez à votre fiduciaire dans quel cas tombe chaque article.
• Un client à l'étranger est-il toujours sans TVA suisse ? Non : un service rendu sur un immeuble situé en Suisse reste imposé, même pour un client domicilié à l'étranger. Neoffice le prévoit avec l'interrupteur Facturer avec la TVA suisse (voir la page sœur) ; c'est à vous de savoir quand l'allumer. Le Liechtenstein est traité comme la Suisse. Demandez aussi quelles pièces conserver comme preuve d'une exportation.
• Quelles opérations restent hors de la TVA ? Un loyer de local, une prime d'assurance, un relevé d'intérêts, un salaire ou une cotisation sociale ne portent normalement pas de TVA. Une facture d'assurance, un décompte de caisse de pension ou un relevé de crédit n'ont donc pas de ligne de TVA : rangez ces dépenses dans un groupe d'articles « sans TVA » (la société d'exemple en a un : Frais Généraux sans TVA). Les comptes existent dans le plan comptable (Salaires, AVS, AI, APG, AC, Prévoyance professionnelle, Assurances-accidents, Intérêts débiteurs sur crédit bancaire). Pour un loyer, demandez si le bailleur a opté pour l'imposition : le plan a deux comptes, Loyers de locaux d'exploitation et Loyers (imposés par option).

Les achats

• Cette dépense est-elle du matériel, du service ou de l'énergie, ou bien un investissement ou un frais général ? Neoffice a deux familles de TVA sur les achats : revente (compte 1170, chiffre 400 de la déclaration : matériel, marchandises, prestations et énergie) et investissement (compte 1171, chiffre 405 : investissements et autres charges d'exploitation). Le mot « revente » est trompeur : cette famille couvre bien plus que la revente. Le groupe d'articles Frais Généraux est réglé sur « investissement ».
• Dois-je déduire toute la TVA de cette dépense ? Pour un repas d'affaires, un cadeau à un client ou un véhicule utilisé en partie à titre privé, la part déductible dépend du cas. Neoffice ne calcule pas cette part : le plan comptable a un compte Correction de l'impôt préalable (lors d'utilisation mixte) et c'est votre fiduciaire qui dit quoi y inscrire.
• Un fournisseur étranger m'a facturé un service sans TVA suisse (un logiciel en ligne, du conseil). Que faire ? En principe, la TVA se déclare soi-même : c'est l'impôt sur les acquisitions. Le plan a un compte Impôt sur les acquisitions et la déclaration de TVA a des champs Impôt supplémentaire (382) et Impôt supplémentaire (383), mais aucun modèle d'achat ne le calcule : demandez comment le saisir.
• Suis-je à la méthode effective ou aux taux de la dette fiscale nette ? La Configuration de la société propose les deux (voir « Modifier les informations de votre entreprise »). C'est la fiduciaire qui sait laquelle s'applique à vous et si la TVA de vos achats se déduit.

Les ventes et la facture

• Suis-je assujetti ? L'assujettissement commence en règle générale à 100'000 francs de chiffre d'affaires imposable par an ; en dessous, il est volontaire. Si vous ne l'êtes pas, laissez éteint l'interrupteur Société assujettie à la TVA : tous les modèles de taxes sont alors désactivés.
• Quelle mention faut-il sur mes factures ? Un modèle de taxe d'article peut imprimer une phrase sur la facture (l'exportation en a une). Demandez le texte exact pour chaque cas particulier de vos ventes.

À régler une fois

• Choisissez le Type de prix une fois (TVA comprise ou hors TVA) dans la Configuration de la société et laissez Neoffice poser le bon modèle par défaut. Un commerce de détail annonce en général ses prix TVA comprise ; une entreprise qui vend à d'autres entreprises, hors TVA.
• Donnez la modification des modèles à une ou deux personnes : le Responsable de la comptabilité pour les ventes, le Responsable des Données d'Achats pour les achats.

Au quotidien

• Choisissez le client avant les articles : le client fixe le modèle de taxes, et le modèle fixe comment se lisent les prix.
• Relisez la section Taxes et frais avant de valider : le modèle (TVA Vente TTC pour un client suisse), les lignes qui ont reçu un montant, le Total des Taxes et Frais.
• Surveillez la première facture de chaque nouveau cas (un client à l'étranger, un article au taux réduit) : le tableau Taxes et Frais de Vente doit montrer les lignes que vous attendez.
• Un total qui surprend vient presque toujours du modèle ou du taux d'une ligne. Regardez d'abord le modèle de taxes du document, puis le modèle de taxe d'article de la ligne (dans la ligne dépliée).
• Ne changez pas le modèle à la main sans raison : demandez-le à la personne qui gère la comptabilité. Sur une facture d'achat, comparez le total au total de la facture papier.

Ce que la fiduciaire contrôle

• Ne modifiez pas un modèle en service. Pour un cas nouveau (un nouveau groupe d'articles au taux réduit, un client particulier), demandez à votre fiduciaire de créer un modèle de taxe d'article, plutôt que de toucher aux trois comptes de TVA du modèle.

Voir aussi

• Créer une facture de vente
• Créer un devis
• Saisir une facture d'achat
• Commandes fournisseur
• Listes de prix, règles de tarification et remises
• La fiche d'un client : adresses, contacts, conditions
• Créer un fournisseur
• Modifier les informations de votre entreprise : le Type de prix et l'assujettissement à la TVA
• Modèles d'accès : donner les bons droits
• Corriger le compte comptable d'une facture : ce que cela ne fait pas pour la TVA

Ce qui n'a pas été vu à l'écran

• Les documents des exemples sont des brouillons montés à l'écran sans être enregistrés : les chiffres des tableaux (TVA comprise et hors TVA, achats) ont été lus à l'écran et recoupés par un calcul du serveur sur les mêmes lignes, mais aucune facture n'a été validée pour cette page.
• L'ordre de choix des règles de taxation (la règle la plus précise d'abord, puis la priorité la plus haute) est lu dans le code ; l'effet des deux premiers cas (société par défaut, client suisse ou étranger) a été vu à l'écran.
• La désactivation de tous les modèles pour une société non assujettie, et le fait que le Type de prix règle le modèle par défaut, sont lus dans le code de la Configuration de la société, pas essayés.
• Le réglage « Ajouter automatiquement des taxes et des frais à partir du modèle de taxe à la pièce », qui fait apparaître les lignes de TVA d'un document d'achat sans modèle, est lu dans les paramètres comptables (allumé sur la société d'exemple), pas essayé éteint.
• Les droits du tableau « Qui gère ces listes » sont lus dans les droits de chaque liste et recoupés avec des comptes qui portent ces rôles ; aucune modification n'a été tentée avec un compte du personnel.
• L'interrupteur Désactiver le total arrondi, le champ Catégorie de taxe d'un modèle de taxes et la mention imprimée sur une facture d'exportation : leur effet n'a pas été vérifié (aucune facture n'a été imprimée).
• Les règles générales de TVA de la section « Les questions à poser à votre comptable » (taux réduit, opérations hors champ, seuil de 100'000 francs, impôt sur les acquisitions) sont des règles générales que la société d'exemple ne permet pas de vérifier : ce sont des questions à poser, pas des conseils. Seuls les comptes, les modèles et les champs cités ont été vérifiés dans la société d'exemple.
• L'espace Fiduciaire porte les mêmes liens vers ces listes (lu dans la configuration de l'espace, pas ouvert).
• Les captures viennent d'une société de démonstration : les noms et les abréviations des sociétés ont été remplacés.