Une archive comptable garde la comptabilité d'une entreprise telle qu'elle existait avant Neoffice, ou dans un autre logiciel : ses exercices, son plan comptable et ses écritures. Elle se consulte, s'imprime et s'exporte, mais elle ne se mêle pas à la comptabilité en cours : ses rapports sont à part et ne lisent qu'un exercice à la fois. Cette page s'adresse à la fiduciaire qui reprend un dossier ou doit retrouver un ancien exercice. Les captures montrent une archive fictive, en interface Avancé (voir Se repérer).
Où se trouvent les archives
On lit une archive par ses rapports. Dans l'espace Fiduciaire, l'onglet Rapports a, tout en bas, le groupe Archives comptables. La carte Rapports de l'Aperçu les propose aussi, une fois dépliée, avec Écriture d'archive, la liste des écritures archivées.
- Balance de vérification (archive) : pour chaque compte, l'ouverture, le débit, le crédit et la clôture, avec un total.
- Bilan (archive) : l'actif, le passif, les capitaux propres et le résultat de l'exercice.
- Compte de résultat (archive) : les produits, les charges et le bénéfice net ou la perte nette.
- Grand livre (archive) : toutes les écritures de l'exercice, avec le numéro de pièce.
- Extraits de compte (archive) : une section par compte, avec son solde d'ouverture, ses mouvements et son total.
- Comptes annuels (archive) : le bilan et le compte de résultat en deux tableaux, comparés à l'exercice précédent.
Les archives elles-mêmes sont des fiches, une par entreprise archivée. Elles n'ont pas de tuile dans l'espace : tapez Archive comptable dans Rechercher…, en haut du menu de gauche. La recherche propose les six rapports, les archives une à une et la liste complète.
La fiche d'une archive
La liste donne pour chaque archive son Nom de l'entreprise, son Abréviation, son Système source et la case Verrouillé. Un clic ouvre la fiche.
- Connexions : le nombre d'Exercice d'archive, un par année reprise.
- Abréviation : le code court qui sert à numéroter les pièces de l'archive (une pièce s'appelle par exemple ABC-2025-14). Système source (obligatoire) : le logiciel d'où viennent les données, Winbiz ou Bexio.
- Numéro de TVA et Numéro d'enregistrement (IDE / RC) : les numéros de l'entreprise archivée, importés depuis la source.
- Forme juridique, Devise par Défaut et Adresse : les informations de l'entreprise archivée.
- Verrouillé : « Lorsqu'il est coché, tout le dossier (tous les exercices, comptes et écritures) est immuable. »
- Exercices : le nombre d'exercices de l'archive ; Remarques se trouve juste dessous.
La case Verrouillé ne se coche pas à la main. Tant qu'une archive n'est pas verrouillée, seul l'administrateur technique de l'instance peut la modifier ou la supprimer : les comptes de la fiduciaire la lisent, l'impriment et l'exportent. Pour figer une archive contrôlée, demandez son verrouillage à l'assistance de Neoffice. Une archive verrouillée refuse toute modification, celle de l'administrateur comprise.
Lire un rapport d'archive
Chaque rapport demande d'abord une Archive comptable et un Exercice fiscal. Tant qu'ils ne sont pas choisis, il affiche « Veuillez définir des filtres ». Le champ Exercice fiscal ne propose que les exercices de l'archive choisie.
- Les deux filtres : l'archive et l'exercice.
- Les sections : Actifs - Immo., Passifs, Capitaux propres, puis le Résultat de l'exercice, chaque section avec son total. Le titre Actifs - Immo. désigne le groupe de tous les actifs, caisse et banque comprises.
- Les deux totaux de contrôle : Total de l'actif et Total passif + capitaux propres + résultat. Ils doivent être égaux ; sinon une ligne Différence (devrait être 0) apparaît dessous.
Les filtres propres à chaque rapport :
- Balance de vérification (archive), Bilan (archive) et Compte de résultat (archive) : l'archive et l'exercice, rien d'autre. Leurs colonnes sont N° de compte, Compte, Ouverture, Débit, Crédit et Clôture pour la balance, Compte et Montant pour les deux autres.
- Grand livre (archive) : en plus, un Compte, une Date de début et une Date de fin. Les colonnes sont Date, Compte, Contre-partie, Débit, Crédit, Solde, N° de pièce et Remarques ; quatre chiffres en haut donnent l'Ouverture, le Total débit, le Total crédit et la Clôture. Avec une Date de début, les écritures plus anciennes sont reportées dans l'ouverture.
- Extraits de compte (archive) : Du compte, Au compte, Date de début, Date de fin, l'interrupteur Masquer les comptes nuls (allumé au départ) et un nombre, Longueur max. des remarques (100 au départ : les remarques plus longues sont coupées).
- Comptes annuels (archive) : l'interrupteur Comparatif exercice précédent (allumé au départ). L'exercice précédent est celui de l'année d'avant dans la même archive ; s'il n'existe pas, le rapport n'a qu'une année.
Un clic sur un N° de pièce ouvre l'écriture d'archive : son identification (archive, exercice, date, journal, système source, totaux) et ses lignes (compte, numéro de compte, débit, crédit, remarques). La fiduciaire la lit, mais ne peut pas la corriger.
Sortir un rapport d'archive
Tous les rapports d'archive ont le menu ... habituel (Imprimer, PDF, Exporter : voir Lire et régler un rapport). Le Grand livre, les Extraits de compte et les Comptes annuels ont en plus deux boutons, Exporter PDF et Exporter XLS, qui suivent les filtres de l'écran.
- Exporter PDF et Exporter XLS.
- Les filtres, qui décident de ce que le fichier contient.
- Les quatre chiffres du haut : ils ne sont dans aucun fichier.
| Rapport | Exporter PDF | Exporter XLS |
|---|---|---|
| Grand livre (archive) | Un document A4 en paysage : le nom de l'entreprise, « Grand livre », l'exercice, la période, la date d'impression, puis les colonnes de l'écran avec les lignes Ouverture, Total et Clôture, et le numéro de page. Les textes longs sont coupés par des points de suspension. | Une feuille avec les mêmes colonnes et les mêmes lignes, textes entiers, dates et montants en valeurs Excel. |
| Extraits de compte (archive) | Le même en-tête, en portrait ; un bloc par compte avec son solde d'ouverture, ses lignes et son total. Les remarques sont coupées à la longueur choisie. | Une feuille de sept colonnes : Date, Écriture de journal, Libellé, Contrepartie, Débit, Crédit, Solde ; un bloc par compte, avec ses lignes Solde d'ouverture et Total. Les dates sont du texte. |
| Comptes annuels (archive) | Un document A4 en portrait : le nom de l'entreprise, « Comptes de l'exercice 2025 · comparé à 2024 », puis le bilan comparé (actif à gauche, passif à droite) et le compte de résultat comparé, avec la colonne du pourcentage du chiffre d'affaires. | Deux feuilles, Bilan et Compte de résultat, de trois colonnes : le compte, l'exercice, l'exercice précédent. Sans la colonne de pourcentage. |
Chaque fichier ne contient que l'exercice choisi : un autre exercice de la même archive se sort à part.
À régler une fois
- Demandez à votre fiduciaire quelles archives elle consulte, et faites verrouiller celles qu'elle a contrôlées (voir ci-dessus).
- Ouvrez les archives aux deux niveaux de la fiduciaire : les rapports d'archive, les fiches et les écritures d'archive sont lisibles et exportables au niveau Utilisateur comme au niveau Responsable (voir Ce que votre fiduciaire voit et ce qu'elle ne peut pas faire).
Au quotidien
- Choisissez toujours l'archive puis l'exercice avant de lire un chiffre : un rapport qui affiche « Veuillez définir des filtres » veut dire qu'un filtre manque.
- Pour retrouver une pièce, ouvrez le Grand livre (archive), filtrez sur un Compte et suivez le lien du N° de pièce.
- Ne mélangez pas un exercice d'archive et un exercice en cours dans un même tableau : ce sont deux comptabilités séparées.
Ce que la fiduciaire contrôle
- Le bilan de chaque exercice repris. Les rapports additionnent les écritures reprises : une ligne Différence (devrait être 0) sous le bilan dit que la reprise est incomplète. Comparez avec les états que l'ancien logiciel avait produits avant de vous en séparer.
- Le rangement des comptes annuels. Comptes annuels (archive) range les actifs d'après les deux premiers chiffres du compte (plan suisse PME). Avec un autre plan, vérifiez les groupes Immobilisations, Réalisables et Disponibles.
- Les comptes annuels d'une comptabilité en cours se sortent ailleurs : voir Échanger écritures, rapports et pièces avec votre fiduciaire.