Reprendre vos données d'un autre logiciel : archives et reprise

Vous quittez un autre logiciel de comptabilité ou de facturation : vos anciens exercices, vos clients et vos factures y sont restés. Neoffice peut les reprendre, mais pas en libre-service : la reprise se demande à l'assistance de Neoffice, qui vous fait une offre. Cette page dit ce que Neoffice sait reprendre, sous quelle forme vous le retrouvez ensuite, ce que vous décidez avant et ce que votre fiduciaire contrôle après.

Trois formes de reprise

Le mot « archive » recouvre trois situations. Elles ne se consultent pas au même endroit : repérez celle qui vous concerne.

Trois mots de comptabilité, en deux mots chacun :

• Exercice : une année comptable.
• Écriture (ou pièce) : une opération comptable, avec ses lignes au débit et au crédit.
• Soldes d'ouverture (ou à-nouveaux) : ce que l'exercice précédent reporte sur le nouveau.

D'où viennent vos données

Neoffice reprend trois sortes de sources. Ce qui change d'une source à l'autre est écrit ici, une fois ; le reste de la page vaut pour toutes.

WinBIZ

• Ce que vous fournissez : une copie du dossier de la société, c'est-à-dire ses fichiers de base de données. Neoffice les lit sans jamais les modifier.
• Archive comptable (A) : oui. Un dossier est une société et un exercice : le plan comptable et les écritures.
• Archive de documents (B) : en général les factures de vente ; les devis, les commandes et les factures fournisseurs se décident avec l'équipe. Aucun PDF d'origine n'est repris.
• Reprise vivante (C) : clients, fournisseurs, articles, factures de vente et d'achat, notes de crédit et écritures. Les règlements et les soldes d'ouverture ne sont repris que si vous les demandez.
• Écritures composées : une écriture à plusieurs lignes est déjà dans les factures reprises. Elle n'est pas reprise une seconde fois, sinon les totaux seraient doublés.
• Règlements : un règlement repris n'est pas toujours rattaché à la facture qu'il solde. Ceux qui restent libres se rapprochent à la main (voir Rapprocher des paiements et des factures).
• E-mail manquant : la fiche reste sans e-mail.

Bexio

• Ce que vous fournissez : un jeton d'accès personnel, que vous créez vous-même dans Bexio. Neoffice s'en sert uniquement pour lire : il refuse toute autre opération chez Bexio.
• Archive comptable (A) : incomplète par construction. Bexio ne fournit pas son grand livre complet : l'archive ne contient que le plan comptable et les écritures saisies à la main. Les écritures que Bexio crée tout seul à partir des factures, des achats et des notes de frais n'y sont pas, et les soldes d'ouverture ne sont pas fournis. Pour une société qui comptabilise surtout par factures, le bilan et le compte de résultat de cette archive ne reflètent pas la réalité : parlez-en à l'assistance avant de compter sur elle.
• Archive de documents (B) : les factures, les factures fournisseurs, les notes de frais, les devis et les commandes, avec leur PDF d'origine quand Bexio le fournit.
• Reprise vivante (C) : les clients et les articles ; les factures de vente et d'achat, les règlements et les écritures manuelles à partir de la date que vous choisissez (voir À régler une fois).
• E-mail manquant : le client reçoit une adresse de remplacement, qui finit par @neoffice.invalid.

Un tableur (Excel)

L'équipe prépare le classeur avec vous : colonnes, adresses, e-mails manquants. Elle le charge ensuite dans Neoffice. Ce que vous retrouvez (clients, fournisseurs, adresses, contacts, articles, documents) dépend de ce que vous décidez ensemble. Un client sans e-mail reçoit une adresse de remplacement en @neoffice.invalid.

Votre logiciel n'est pas dans cette liste : demandez à l'assistance de Neoffice ce qui est possible.

Comment demander une reprise

La reprise n'est pas un bouton que vous cliquez. L'importation de la comptabilité n'a pas d'écran : elle se lance depuis le serveur, avec vos fichiers. La reprise des clients, des articles et des documents passe par des écrans réservés à l'administrateur technique de l'instance, qui ne sont pas à votre usage.

Pour la demander, écrivez à l'assistance de Neoffice en indiquant le logiciel d'origine, la société et les années concernées. Elle vous fait une offre. Avant de créer quoi que ce soit, l'import sait faire un essai à blanc : il compte ce qu'il créerait, sans rien créer. Demandez ensuite le compte rendu de l'import : ce qui a été créé, ignoré ou refusé, et les documents laissés en brouillon à valider.

A. Consulter une archive comptable

Les six rapports d'archive se trouvent dans l'espace Fiduciaire et dans l'espace Finance, onglet Rapports, groupe Archives comptables. Chaque rapport demande d'abord l'Archive comptable et l'Exercice fiscal : un rapport lit un seul exercice. La lecture de chaque rapport, ses filtres et ses exports PDF et Excel sont décrits dans Les archives comptables.

• L'archive est séparée de votre comptabilité en cours. Ses rapports ne se mélangent pas aux vôtres, et une archive ne se corrige pas dans les rapports.
• Les chiffres restent ceux de votre ancien logiciel. Les rapports additionnent les écritures reprises : ils ne les recalculent pas.
• Refaire une reprise remplace l'exercice. Tant qu'un exercice n'est pas verrouillé, reprendre le même exercice efface son contenu et le reconstruit. Un exercice verrouillé ne peut plus être repris.
• Le verrouillage ne se fait pas depuis l'écran. La fiche d'une archive n'a pas de bouton pour la verrouiller : le verrouillage se demande à l'assistance de Neoffice, une fois l'archive contrôlée. Une archive verrouillée refuse toute modification, celle de l'administrateur technique comprise. Tant qu'elle ne l'est pas, seul l'administrateur technique peut la modifier ou la supprimer.

B. Retrouver l'historique de vos documents

Vos anciens documents repris sont des fiches Archive de données, en lecture seule. Chacune garde sa Source (Winbiz, Bexio ou Excel), son Type, son Numéro de document, ses montants et ses lignes. Le Type s'affiche Facture, Facture créancier (une facture fournisseur), Offre (un devis), Ordre (une commande), Frais, Écriture manuelle ou Feuille de travail. Les captures montrent l'interface Avancé (voir Se repérer).

Ouvrir la liste

La liste n'a pas d'entrée à elle dans le menu de gauche. Ouvrez l'espace Commercial : sous Tout le module, la rubrique Documents porte la tuile Archive de données. Vous pouvez aussi taper « Archive de données » dans Rechercher…, en haut du menu de gauche.

1. Tout le module : la liste de tout ce que contient l'espace.
2. Documents : la rubrique qui regroupe les documents, dont les archives.
3. Archive de données : la tuile ouvre la liste. Le nombre est celui des archives de votre instance.

Lire la liste

La liste s'intitule Archives historiques. Chaque colonne a son champ de filtre sous son titre.

1. Filtrer par année : saisissez l'année dans la fenêtre, puis Appliquer ; la liste ne garde que les documents de cette année. La croix du bouton Filtres retire le filtre.
2. Source : le logiciel d'où vient le document.
3. Type : une pastille de couleur par type de document.
4. Client (lien) et Client (texte) : la fiche du client, quand le document y est rattaché ; le nom tel que l'ancien logiciel l'écrivait, quand il ne l'est pas, par exemple pour une facture fournisseur.
5. Total général : le montant toutes taxes comprises.

La colonne ID porte le numéro interne de l'archive, par exemple « Win-10457 » ; le numéro d'origine du document est sur la fiche.

Lire une fiche d'archive

Un clic sur une ligne ouvre la fiche. Tous ses champs sont grisés : une archive se lit.

1. L'en-tête : le numéro du document d'origine, son type en pastille et, dessous, le numéro interne de l'archive.
2. Source : le logiciel d'origine.
3. Client (lien) : la fiche du client, qu'un clic ouvre.
4. Total général : le montant du document, avec le Total net, le Montant TVA, la remise et la devise juste dessous.
5. Lignes : la référence, la description, les unités, la quantité, le prix, le taux de TVA et le total de chaque ligne du document d'origine.
6. Statut : le statut que l'ancien logiciel donnait au document le jour de la reprise, tel quel. L'aide du champ le dit : le statut de paiement n'est pas suivi ici, une archive est un instantané.

Retrouver les archives d'un client

Dans la fiche d'un client, l'onglet Tableau de bord montre, sous Connexions, le groupe Archives historiques. Sa ligne Archive de données donne le nombre d'archives du client ; un clic ouvre la liste filtrée sur lui.

1. Historique : le bouton range les archives sous Archives, à côté des documents actuels du client. Voir L'historique d'un client ou d'un fournisseur.
2. Tableau de bord : l'onglet qui porte les Connexions.
3. Archives historiques : le nombre d'archives de ce client et le lien vers la liste.

Un fournisseur n'a pas d'archives dans son historique. Une facture fournisseur reprise se retrouve par la liste Archives historiques, avec le nom du fournisseur dans Client (texte).

Ce qu'une archive de documents ne contient pas

• Le suivi de paiement. Ne vous fiez pas à Statut pour savoir ce qui reste dû : il reprend ce que disait l'ancien logiciel le jour de la reprise.
• Le PDF d'origine, selon la source. Le champ PDF source n'est rempli que quand la source le fournit.
• Un lien avec votre comptabilité. Une archive de documents ne produit aucune écriture : elle n'entre dans aucun rapport comptable.

C. Retrouver vos clients, vos articles et vos documents en cours

Les clients, les fournisseurs, les articles et, selon ce que vous avez décidé, les factures de vente et d'achat, les notes de crédit et les écritures deviennent de vraies fiches. Vous les retrouvez dans leurs listes habituelles : Client, Fournisseur, Article, Facture de vente, Factures d'achat, Écritures de journal.

• Les factures reprises sont validées. Elles n'arrivent pas en brouillon.
• Rien n'est dupliqué si on recommence. Chaque fiche reprise garde le repère qu'elle avait dans l'ancien logiciel : une seconde reprise retrouve la fiche au lieu d'en créer une autre.
• Un client à l'adresse de remplacement porte un bandeau : aucun e-mail ne lui part tant qu'une vraie adresse n'est pas saisie sur son contact principal. Voir Créer un client.

À régler une fois

• Décidez ce que vous voulez reprendre : les années à garder en archive comptable (une archive est une société et un exercice), les clients, fournisseurs et articles à reprendre comme vraies fiches, les types de documents à retrouver.
• Choisissez la date à partir de laquelle vos documents deviennent vivants. Tout ce qui est plus ancien reste en archive consultable ; tout ce qui est plus récent devient de vraies fiches.
• Pesez l'archive et la fiche vivante. Une archive de documents ne demande aucun entretien. Un client repris comme vraie fiche, vous le tenez ensuite à jour.
• Gardez votre ancien logiciel et vos fichiers d'origine pendant le délai légal de conservation de vos pièces comptables : dix ans à compter de la fin de l'exercice (article 958f du Code des obligations). L'archive de Neoffice reproduit les chiffres, elle ne remplace pas la pièce d'origine. Votre fiduciaire vous confirme ce qui s'applique à votre entreprise.
• Faites verrouiller les archives comptables une fois que votre fiduciaire les a contrôlées : un exercice verrouillé ne peut plus être refait.
• Pour vos articles seuls, la reprise n'est pas nécessaire. Vous pouvez les réimporter vous-même depuis Excel : voir Articles et Excel.

Au quotidien

• Une archive se lit, elle ne se corrige pas. Si un chiffre vous semble faux, ne cherchez pas à le changer : signalez-le à la personne qui tient la comptabilité.
• Pour une année reprise, ouvrez les rapports « (archive) ». Pour l'année en cours, utilisez les rapports habituels (voir Les rapports comptables).
• Un rapport d'archive qui s'affiche vide veut dire qu'un filtre manque : choisissez d'abord l'archive comptable, puis l'exercice.
• Pour retrouver une ancienne facture, filtrez la liste Archives historiques par année, ou ouvrez le Tableau de bord du client.

Ce que la fiduciaire contrôle

• Le bilan de chaque exercice repris. Une ligne Différence (devrait être 0) sous le bilan d'archive dit que la reprise est incomplète ; son absence ne suffit pas à prouver le contraire. Comparez les totaux avec les états que l'ancien logiciel avait produits, avant de vous en séparer.
• Une archive comptable partielle (voir Bexio plus haut) : son bilan et son compte de résultat ne reflètent pas la réalité.
• Le rangement des comptes annuels. Comptes annuels (archive) suppose un plan comptable suisse de PME : avec un autre plan, les groupes peuvent être mal rangés (voir Les archives comptables).
• Les soldes d'ouverture. Quand ils sont repris, ils forment une seule écriture d'ouverture au premier janvier. Les soldes des comptes clients et fournisseurs n'y sont pas, car ils demandent un tiers : la différence est portée sur le compte 1099 Compte d'attente pour montants à clarifier, que la fiduciaire ventile par client et par fournisseur.
• Les écritures laissées de côté. Une écriture que l'import juge douteuse reste en brouillon, avec un commentaire qui dit pourquoi, ou est ignorée, avec son motif dans le compte rendu : à valider, à corriger ou à saisir à la main.
• La TVA des écritures reprises. La reprise range la TVA récupérable d'après la classe du compte débité : les comptes 4 vont sur la TVA récupérable « revente » (groupe 1170), les comptes 5 à 8 sur « investissement » (groupe 1171). Si le compte attendu n'existe pas dans votre plan comptable, l'écriture est reprise sans séparer la TVA, et le compte rendu de l'import le signale.
• Les articles génériques. Une ligne de facture dont l'article n'a pas été repris porte un article générique, choisi d'après son compte et sa TVA.

Voir aussi

• Les archives comptables
• Les rapports comptables
• L'historique d'un client ou d'un fournisseur
• Créer un client
• Articles et Excel : exporter, modifier, réimporter
• Rapprocher des paiements et des factures