L'espace client pour une fiduciaire : s'inscrire, se connecter, se repérer
Si l'un de vos clients utilise Neoffice, il peut donner à votre fiduciaire l'accès à son entreprise. Cet accès passe par l'espace client de la fiduciaire : un site où la fiduciaire a son propre compte, où elle invite ses collaborateurs et où, d'un clic sur Ouvrir, chacun entre dans le Neoffice d'un client sans y saisir de mot de passe. Cette page montre comment créer le compte, comment la fiduciaire y est reconnue, comment se connecter et ce que chaque personne y trouve. Le client qui veut donner l'accès à sa fiduciaire trouve son côté dans Donner accès à votre fiduciaire.
Le fil à retenir
L'espace client sert à entrer chez les clients et à gérer l'équipe de la fiduciaire. Ouvrez compte.neoffice.ch/fiduciary et connectez-vous avec le compte de la fiduciaire. Depuis l'écran de connexion de compte.neoffice.ch, le bouton Vous êtes une fiduciaire ? mène au même endroit. Le travail comptable lui-même se fait ensuite dans le Neoffice de chaque client, dans l'espace Fiduciaire (voir L'espace Fiduciaire en un coup d'œil).
Le parcours est toujours le même : la personne de la fiduciaire se connecte à l'espace client, ouvre Mes clients, clique sur Ouvrir en face d'un client et arrive dans le Neoffice de ce client, avec le niveau d'accès que son patron lui a donné et que le client autorise.
Créer le compte de la fiduciaire
La fiduciaire commence comme n'importe quel client, par la page Créer mon compte : l'inscription crée un compte client ; la reconnaissance comme fiduciaire se demande ensuite depuis Assistance, dans le menu de gauche. Elle annonce « Un seul compte pour vos serveurs, noms de domaine, adresses e-mail et factures. »
- Prénom et Nom : le prénom est obligatoire, le nom ne l'est pas.
- E-mail : obligatoire. C'est à cette adresse que vous recevez le lien pour choisir votre mot de passe, et c'est elle qui vous identifie ensuite.
- Société : obligatoire, c'est le nom de la fiduciaire. Dès que vous tapez trois lettres, la page cherche l'entreprise dans le registre du commerce suisse et propose les résultats (voir ci-dessous) ; si vous êtes indépendant, saisissez simplement votre nom.
- Téléphone : facultatif.
- Créer mon compte : crée le compte.
Pour chaque résultat de la recherche, la page affiche le nom de l'entreprise, sa forme juridique et son adresse. Choisir la bonne ligne remplit le champ Société et reprend le numéro IDE de l'entreprise.
Cliquez sur Créer mon compte. Le compte est créé tout de suite et la page annonce « Votre compte est prêt — consultez votre boîte mail pour choisir un mot de passe. »
Le message reçu, intitulé « Bienvenue — activez votre espace client », contient un bouton Activer mon compte : il ouvre la page où vous choisissez votre mot de passe. Le lien n'est valable qu'une seule fois. Si l'adresse a déjà un compte, la page répond « Un compte existe déjà pour cette adresse — merci de vous connecter. »
Passez par la page Créer mon compte, et non par le lien S'inscrire de la page de connexion : celui-ci crée un identifiant sans fiche client.
Faire reconnaître la fiduciaire
Créer le compte fait de vous un client, pas encore une fiduciaire. Les entrées propres aux fiduciaires du menu (Mes instances, Mes clients, Mon équipe) n'apparaissent que lorsque Neoffice a relié votre compte à une fiduciaire : il enregistre votre entreprise comme fiduciaire, l'approuve et désigne son patron, c'est-à-dire la personne qui dirige la fiduciaire dans l'espace client. Demandez-le depuis Assistance.
Tant que ce n'est pas fait, la page Mon équipe répond :
L'approbation compte aussi pour vos clients : seules les fiduciaires approuvées apparaissent dans la liste où un client choisit sa fiduciaire (voir Donner accès à votre fiduciaire). Si l'approbation est retirée, Neoffice refuse d'ouvrir un client, avec le message « Votre fiduciaire n'est pas approuvée pour ouvrir des instances clientes pour le moment. Contactez Neoffice. »
Se connecter
Une fois le mot de passe choisi, ouvrez compte.neoffice.ch/fiduciary et connectez-vous avec votre adresse e-mail et votre mot de passe.
- Le champ de l'adresse e-mail : saisissez l'adresse de votre compte.
- Le champ du mot de passe : le lien Afficher le montre en clair.
- Mot de passe oublié ? ouvre un formulaire : saisissez votre adresse et cliquez sur Réinitialiser le mot de passe pour recevoir un lien et en choisir un nouveau.
- Connexion : ouvre l'espace client.
Se repérer : le menu de gauche
Sur les pages Mes instances, Mes clients et Mon équipe, le menu de gauche d'une personne de la fiduciaire est volontairement court : il ne propose que ce dont une fiduciaire se sert.
- Les quatre entrées de la fiduciaire :
- Mes instances : les comptabilités que la fiduciaire héberge elle-même (voir Mes instances) ;
- Mes clients : les Neoffice de ses clients, à ouvrir (voir Mes clients) ;
- Mon équipe : les personnes de la fiduciaire et leurs droits (voir Mon équipe) ;
- Se déconnecter.
- Mon compte : la page de votre compte.
Les trois places dans la fiduciaire
Dans l'espace client, une fiduciaire n'a pas d'« administrateur » : elle a un patron, des gestionnaires et des collaborateurs.
| Place | Ce que la personne fait dans l'espace client |
|---|---|
| Patron | Dirige la fiduciaire : ouvre les clients, crée, suspend et supprime les instances de la fiduciaire, gère l'équipe et choisit seul qui est gestionnaire. Il ne peut pas être retiré de sa propre fiduciaire. |
| Gestionnaire | Ouvre les clients et gère les instances de la fiduciaire et l'équipe : il invite des collaborateurs, règle leur niveau d'accès et peut en retirer. Il ne touche ni au patron ni à un autre gestionnaire, et ne donne jamais un niveau au-dessus du sien. |
| Collaborateur | Ouvre les clients et les instances de la fiduciaire, sans les gérer. Il ne voit pas l'équipe. |
La place dit ce que la personne peut faire dans l'espace client ; le niveau d'accès décide si elle peut ouvrir les clients et, sur une instance passée aux comptes nominatifs (où chaque personne de la fiduciaire a son propre compte), ce qu'elle y peut faire. Ce sont deux réglages distincts, choisis dans Mon équipe : voir Mon équipe et Quel niveau d'accès pour quelle personne de la fiduciaire. Pour ouvrir un client, chacun, patron compris, a besoin d'un niveau d'accès : celui du patron est réglé par défaut, celui des autres est à choisir.
Personne ne peut retirer son propre accès. Ces règles sont vérifiées par Neoffice à chaque geste, pas seulement par l'affichage des boutons.
À régler une fois
- Faites reconnaître la fiduciaire avant d'inviter qui que ce soit. Tant que Neoffice ne l'a pas reliée à votre compte, la page Mon équipe ne montre que le message ci-dessus.
- Invitez chaque personne avec son adresse personnelle et ne partagez jamais un mot de passe : c'est ce qui permet au client de savoir qui a ouvert son instance.
- Choisissez un niveau d'accès pour chaque personne, dans Mon équipe : une personne invitée n'en a aucun au départ et ne peut donc ouvrir aucun client. Donnez le niveau le plus bas qui suffit, et gardez les gestionnaires peu nombreux : un gestionnaire peut gérer l'équipe.
- Demandez à vos clients de vous donner l'accès depuis leur propre espace client : une fiduciaire n'a aucun moyen de se l'attribuer elle-même.
Au quotidien
- Entrez chez un client par Mes clients, puis Ouvrir : chaque client s'ouvre dans son onglet (voir Mes clients).
- Si Ouvrir est refusé, une fenêtre en donne la raison : le client a retiré l'accès, il vous a coupé personnellement, ou votre patron ne vous a pas encore donné de niveau. Demandez d'abord à votre patron, puis au client.
- Ne prêtez jamais votre compte : le client voit chaque ouverture à votre nom.
- Collaborateur : la page Mon équipe ne vous montre qu'un message, « Seuls le patron de votre fiduciaire et ses gestionnaires peuvent voir et modifier l'équipe. »